Hlavní navigace
Už zbývá jen pro podání daňového přiznání. Vyřešte je s našimi chytrými formuláři a tipy na slevy.

10 osvědčených tipů na úsporu provozních nákladů

Zdeněk Vesecký

Začátek roku bývá pro mnohé dobou různých předsevzetí. Co takhle si slíbit, že letos snížíte firemní provozní náklady? S našimi tipy toho určitě dosáhnete.

Provozní náklady stále rostou, je proto potřeba je držet na uzdě. A to i z toho důvodu, že právě ony určují míru ziskovosti vaší firmy. Proto byste jim měli alespoň jednou ročně věnovat náležitou pozornost a pohlídat si, aby se z nich nestala černá díra, v níž budou den co den mizet vaše těžce vydělané peníze.

Provozním nákladům je dobré věnovat pozornost právě teď, kdy se daří ekonomice a firmy hlásí růst. V takové situaci se snadno zapomíná na slabiny, které nás pak zbytečně stojí tisíce a tisíce korun. Aby firma ušetřila, nemusí si nutně utahovat opasky jako v letech hospodářské krize, kdy se náklady škrtaly plošně, a někdy to mělo na výkony jednotlivých podniků dokonce i negativní dopad. Když šetřit, tak jen na pravých místech. A uvědomte si, že šetřit nemusí nutně znamenat omezovat se.

1. Hardware

Projděte se po firmě a udělejte si revizi IT vybavení. Počítače a další podobné vybavení starší čtyř nebo pěti let si zaslouží výměnu. Nejde jen o to, že starší přístroje jsou energeticky náročnější, ale také o to, jak firmě vydělávají. Parametrem pro stanovení životního cyklu by měla být ve skutečnosti cena IT služby, která je na zařízení provozována. Ne vždy tomu ale tak bývá, protože cenu IT služby většina firem nevyčísluje, říká Jan Gerhart ze společnosti Infinity. 

Že vám vaše stará tiskárna pořád dobře slouží a není důvod ji měnit? I tak byste se měli podívat po nové, výkonnější. Například technologie tuhého inkoustu dokáže dramaticky snížit cenu barevného tisku ve třech čtvrtinách jeho objemu, protože umožňuje použití zcela obyčejného papíru pro vysoce kvalitní barevný tisk. Navíc nabízí možnost tisknout dokumenty s doplňkovou barvou za cenu černobílých tisků. A pokud ji skutečně nechcete měnit, ušetřete tak, že své zaměstnance naučíte tiskárnu správně používat. Nejčastější chybou ze strany zaměstnanců firem je nedostatečná znalost funkcí používaných zařízení. To pak v případě tiskáren vede k nadměrnému tisku špatně formátovaných stránek.

2. Software

V dnešní době není potřeba investovat do softwarového vybavení. To už je dnes volně dostupné, a často dokonce v kvalitě srovnatelné nebo i vyšší, než nabízí placené služby. Nulové nebo výrazně nižší náklady na jejich používání jsou jasným argumentem. Nebudete potřebovat vlastního IT specialistu starajícího se o serverovnu, na případné problémy si stačí někoho najmout a zaplatit jen za odvedenou práci. Cloud už dávno neslouží jen velkým firmám, jeho výhody jsou velkým přínosem i pro malé firmy. 

Vyplatí se například investovat do školení, kde se dozvíte, jaké služby právě frčí a čím vám mohou být prospěšné. Za všechny zmiňme široce rozšířený Google Drive, díky kterému budete mít neustále a odkudkoli přístup ke svým fotkám, videím a dalším souborům. Pokud se věnujete marketingu, zkuste třeba Canvu, nástroj na tvorbu grafiky. A e-shopisté určitě využijí třeba Hojtar, což je program sledující kroky návštěvníků vašeho webu. I ten je v základu zdarma. Myslete na to, že u služeb, které jdou velmi rychle dopředu, je lépe je pronajímat a neustále obnovovat, než si je nakoupit a snažit se na nich pracovat co nejdéle, aby se investice vrátila. Je to jako s leasingem a operativním leasingem u aut.

Přečtěte si: I malá firma může nakupovat s VIP výhodami. Cest k úsporám existuje několik

3. Vozový park

Vlastnictví automobilu každý měsíc něco stojí. Pokud se budeme bavit o provozních nákladech, pak je dobré udržovat vůz v co možná nejlepším stavu. Jízdu prodražují třeba už jen podhuštěné pneumatiky. Podle hesla „důvěřuj, ale prověřuj“ se zaměřte na služební cesty. Až pětina všech ujetých kilometrů s nimi totiž nemá nic společného. Vyplatí se proto investovat do monitoringu. Moderní přístroje jsou schopny zaznamenávat dokonce i polohu pedálu akcelerace, tedy jak moc řidič dupe na plyn. Je prokázáno, že i u obchodních zástupců, kteří jezdí slušně, se dá změnou chování za volantem ušetřit až půl litru pohonných hmot na 100 kilometrů, komentuje Eva Habrnálová ze společnosti NAM systém. 

Zvažujete-li pořízení nového vozu, zjistěte si podmínky operativního leasingu. Už dávno neplatí, že je to alternativa jen pro velké firmy s velkým vozovým parkem. Vyplatit se může i v případě pořízení jednoho auta. Základní balíčky zahrnují i povinné ručení a další pojistky. I ty je samozřejmě vhodné jednou za čas probrat a případně přejít k výhodnějšímu produktu či pojišťovně. Jednou z možností snížení nákladů na provoz firemních aut je také využití tankovacích karet. Ve srovnání s bankovní kartou je kromě výhodného tankování a slev na mýtném výhodou až měsíční odklad úhrady faktur, což výrazně vylepšuje cash-flow, říká Ondřej Pavlík z DKV Euro Service.

4. Energie

Náklady za energie patří v každé firmě k těm zásadním. Věnujte proto úsilí analýze spotřeby jednotlivých energií v reálném čase. Díky tomu odhalíte nepotřebné odběry a zamezíte zbytečnému plýtvání. Celkový potenciál úspor v optimalizovaných firmách se odhaduje okolo 20 procent. Budete-li do firmy pořizovat nové spotřebiče, věnujte pozornost jejich energetickým štítkům, které udávají informace o spotřebě energie. U nejpoužívanějších spotřebičů se vyplatí investovat do nejekonomičtější energetické třídy. V kancelářích se také vyplatí používat notebooky místo stolních počítačů. Laptopu totiž stačí jen 15 procent energie, která je zapotřebí na provoz stolního počítače. I drobné výdaje mohou ve svém součtu znamenat pěknou sumu, kupujte proto úsporné žárovky nebo LED diodové osvětlení. Ceníky dodavatelů energií se mění, aspoň jednou za dva roky proto udělejte revizi a žádejte výhodnější smlouvu nebo změňte dodavatele.

Čtěte aktuální téma: 10 tipů, jak v zimě ušetřit ve firmě za energie

5. Banky

Vyplatí se využívat ty bankovní produkty, které vám o peníze pečují a ne vás o ně připravují. Při výběru banky sáhněte po takové, která si nestrhává poplatky za vedení účtu a řadu operací, jako jsou třeba příchozí nebo odchozí platby. Banky nabízejí produkty šité na míru podnikatelům, které jsou výhodnější než klasické účty. Češi jsou proslulí svou věrností k bankám. Proč ale zůstávat u takové, která vás ročně připraví o několik tisíc korun, když můžete mít ten samý servis zcela zdarma?

6. Telefonní účty

To samé platí o účtech za provoz telefonů. Ceny některých služeb stále klesají, a pokud máte smlouvu starší než jeden rok, je čas informovat se u telefonních operátorů na novinky, protože pravděpodobně platíte víc, než byste museli. Revidujte své smlouvy průběžně a ušetříte stovky i tisíce korun ročně.

Psali jsme: E-shopisté, dejte druhou šanci krabicím a ušetřete své náklady

7. Zaměstnanci

Zaměstnanci dnes nejsou levnou záležitostí. Udržet si je, to chce slušnou motivaci. Kde na to ale vzít, když se každé zvýšení platu ještě promítne do vyššího odvodu státu? Poměrně elegantním řešením jsou zaměstnanecké benefity. Taková odměna je pro zaměstnavatele i zaměstnance výhodnější než navýšení platu. Spoustu činností je dnes lepší outsourcovat. Spousta firem řeší v principu stejné nebo podobné problémy. V těchto případech mohou outsourcingové společnosti velmi rychle nabídnout řešení, která už fungují u jiných klientů. Vyjde to laciněji, než si držet specializovaného zaměstnance. Levnou pracovní sílu získáte ve vysokoškolských studentech, kterým dáte příležitost udělat si praxi v oboru. Stážista může pracovat buď zdarma, nebo za malou odměnu.

8. Nákup

Řada firem si neuvědomuje, kolik utrácí za kancelářské potřeby, čisticí prostředky nebo pitný režim zaměstnanců. I v těchto malých výdajích je dobré mít jasno. Ušetřit na nákupu těchto potřeb se dá například vstupem do nákupní aliance, jejíž členové mají výhodnější podmínky nákupu zboží i služeb. Aliance využívá spojení sil svých členů k vyjednávání s dodavateli. Za výhodnější ceny si jejím prostřednictvím můžete nakoupit tankovací karty, havarijní a povinné ručení pro firemní vozy, výpočetní techniku, kancelářské potřeby, ale i elektřinu a plyn nebo služby telefonních operátorů. Využití výhod navíc není podmíněno závazkem k minimálním odběrům, což je sympatické především pro živnostníky. 

Hodně ušetřit můžete také využitím barteru. Jde v podstatě o výměnu služeb a zboží mezi firmami. Dělají to tak i velké korporace, proč byste nemohli také vy. Barterovat se dá úplně všechno, od úklidu firemních prostor až po reklamu. Pokud máte ve svém okolí odborné učiliště nebo třeba věznici, zeptejte se na možnosti spolupráce tam. Vězni vyrábí například nábytek a na učilištích ocení nabídku praxe pro instalatéry, švadleny i cukrářky.

Mohlo by vás zajímat: Kupte si reklamu v regionální televizi. Argumenty pro jsou víc než silné

9. Sídlo

Skutečně musíte mít svou vlastní kancelář, když celý den chodíte po schůzkách nebo pracujete na počítači? Nemusíte. Jednou z možností, jak snížit finanční zátěž, je změna sídla společnosti. Setkávání se s klienty doma v obýváku nebo jen v kavárnách a restauracích ale není pohodlné, proto se poohlédněte po virtuálním sídle, kde vám bude kdykoli k dispozici jednací místnost a veškeré potřebné zázemí. Dalším řešením je coworkingové centrum, místo pro práci nezávislých profesionálů v jednom sdíleném pracovním prostoru. V takovém centru sice pracuje každý sám za sebe, zároveň tu ale vznikají nové pracovní vztahy a je možné tu navazovat kontakty, což je jeho velkým bonusem.

EBF17 tip Šulák

10. Marketing

Nemáte dost peněz na propagaci? Využijte síly sociálních sítí a požádejte o pomoc s šířením povědomí o vašich službách přátele. Případně reklamní kampaň podpořte investováním v řádu stovek korun a kupte si na sociálních sítích reklamu. Pokud bude mít správně nastavené parametry a zasáhne vaši cílovou skupinu, příliš drahé to nebude. Cílená propagace je tak mnohem efektivnější než nákup drahých reklamních ploch billboardů nebo inzertního prostoru v tisku.

Jste-li lokální firma, zajímejte se také o reklamu v regionálních rádiích a televizích. Ani ta nebývá příliš drahá a zaujme lidi přesně tak, kde potřebujete. Menší televize mají loajální a aktivní diváky a reklama v těchto televizích je obecně vnímána lépe než reklama v celostátních stanicích, a to právě díky regionální modulaci, respektive blízkosti k divákovi. To je podle mě hodně zajímavé pro jakoukoliv firmu, uvádí Viktor Nový ze ZAK TV. Pokud nemůžete investovat ani korunu, investujte do propagace vlastní čas a energii. Choďte mezi lidi, zvěte je k sobě a podporujte šíření dobré pověsti.

Našli jste v článku chybu?