7 tipů, jak komunikovat s úředníkem bez ztráty nervů

Do kontaktu s úřady přichází podnikatel již v prvním roce svého profesního života. V lepším případě vyřídí vše písemně dle stanovených formalit. Pokud potřebuje poradit například od svého příslušného úředníka na finančním úřadě, už může být problém. Komunikace s úřady není vždy jednoduchá, a i když přešla na elektronickou zavedením datových schránek, běžnému kontaktu se vždy nevyhneme. Přečtěte si 7 tipů, jak komunikovat s úředníkem bez ztráty nervů.

Úředník není vševědoucí, informace si ověřujte

Nevíte, kdy přesně se platí například zálohy na sociální pojištění a v jaké základní výši, pokud začínáte svoji činnost netradičně v půli měsíce? Zodpovědět otázku pomůže úředník na příslušné správě sociálního zabezpečení. Informace však neberte za finální. I úředník se může mýlit a odvolání na jeho sdělené informace v případě úředních konfliktů se nebere v potaz, pokud nedisponujete záznamem takové komunikace. Čtěte více: 7 věcí, které nikdy neříkejte svým zaměstnancům

Sdělené informace si proto ověřujte ještě z druhého nezávislého zdroje. Velmi častým pomocníkem jsou v tomto ohledu odborné servery typu Podnikatel.cz. Redaktoři jsou schopni například v rámci redakční poradny informace ověřit u svých zdrojů. I v tomto ohledu však platí, že na poskytnuté odpovědi se odvolávat nemůžete.

TIP: Zkoušeli jste si jako účetní na úřadech ověřit, jak to vlastně je s podmínkami karenční doby v roce 2011? Jako redakce jsme dostali celkem 5 úředních výkladů nových podmínek, které stanovují, zda a v jaké výši náleží zaměstnanci náhrada mzdy.

Potřebujete poradit? Ptejte se přes telefon

V bezproblémové komunikaci platí pravidlo osobního kontaktu. To však není u úřadů vždy možné aplikovat. Překážkou mohou být jednak nesmyslné úřední hodiny, které nerespektují pracovní vytížení “klientů” příslušných úřadů, dále to může být neochota úředníků. Pamatujte, že pokud chcete dotazy řešit s úředníkem osobně, dostáváte se na jeho domácí půdu, což má často za následek ne vždy ochotný přístup. Čtěte více: 5 typů zaměstnanců, kterým se vyhýbejte velkým obloukem

Pokud se takovému přístup chcete vyhnout, stačí, když se budete ptát po telefonu. Do telefonu mluvte velmi vstřícně, s úsměvem na rtech (ten je v hlase hodně znatelný). A priori odtažitou komunikací či v horším případě arogantní nic nevyřešíte a úředník se bude snažit komunikaci co nejrychleji ukončit s odkazem na příslušné právní normy.

Komunikaci s úřady si archivujte

I přesto platí, že nejlepší komunikace s úřady je vždy písemná, kterou si musíme vždy archivovat. Je totiž zároveň důkazním materiálem v případě možného budoucího sporu. Ale takový kontakt nemusí vyřešit váš aktuální problém a úřady mají navíc 30denní lhůtu na odpověď, kterou i často nedodržují. Je to však pojistka v případě, že řešíte problém, který by mohl dříve či později vyústit v soudní spor.

Nepřete se, nevyhrajete

Úředník si myslí, že je pánem svého oboru. I když to není pravda, nemá smysl se s ním přít. Lstivý úředník využije veškerou svoji moc, aby vás dostal na kolena, pokud se mu zachce. Kontrola například z finančního úřadu už udělala mnoha podnikatelům vrásky na čele. Proto respektujte názor úředníka a pokud s ním nesouhlasíte a vidíte, že řešení sporu nevede k zdárnému konci, obraťte se na jeho nadřízeného, a to písemnou stížností. Ta by zároveň měla obsahovat žádost o převod vaší agendy na úředníka jiného, který nemá vazbu na předchozího. Úřad vám musí vyhovět v případě, že doložíte, že s úředníkem vedete příslušný spor, který dodnes není uspokojivě vyřešen. Čtěte více: Se vstupem berňáku do bytu musí podnikatel souhlasit

Pamatujte, že vaše zájmy musíte hájit asertivně, nikoli agresivně.

Zdůrazňujte své tituly, úředníci na to slyší

Získali jste vysokoškolský diplom? Nezapomínejte uvádět své příslušné tituly na veškerou úřední dokumentaci. Čeští úředníci na tituly slyší a jsou i v komunikaci o to vstřícnější. I když násilné zdůrazňování titulů může v běžném životě vyznít spíše komicky, v komunikaci s úřady se to vždy jen vyplatí. Čtěte více: 7 tipů, jak zaměstnat studenta jako stážistu a zefektivnit tak práci ve firmě

Na písemné výzvy reagujte promptně

Obdrželi jste písemnou výzvu například na opravu daňového přiznání? Nečekejte a obratem výzvu vyřešte. Potvrdíte, že s úřady komunikujete a chcete jakoukoli jejich připomínku řešit. Vstřícná a rychlá komunikace, i když opačně tomu tak není, vás udrží v kladném hodnocení úřadů. Často se pak stává, že když úřad s vámi potřebuje něco vyřešit, už vás nekontaktuje ani písemnou výzvou a snaží se vyřešit celou věc co nejrychleji (nejčastěji po telefonu či e-mailem), protože ví, že jste v komunikaci s úřadem vždy vstřícní a pohotoví. Čtěte více: 5 tipů, jak se vyhnout pracovnímu stresu

Byrokracii oplácejte byrokracií

Chce po vás úředník všemožné písemné potvrzení nejlépe s úředně ověřeným podpisem, aniž by k tomu měl právní nárok? Oplácejte stejnou měrou. Příslušné potvrzení si okopírujte, přidejte k tomu předávací protokol s jménem úředníka, jeho pozicí a větou, že úředník převzal příslušné potvrzení. Nechte si dokument opatřit datem převzetí, podpisem a úředním razítkem. Tento proces, k němuž přistupujte se vší vážností, opakujte tak dlouho, dokud úředníka nesmyslná byrokracie neomrzí. Argumentovat můžete tím, že potřebujete mít veškerou komunikaci archivovanou. Že si to od vás vyžádala vaše účetní. Čtěte více: 7 tipů, jak zefektivnit práci z domova

Rada na závěr: úřady jsou tu pro nás, ne naopak. Opakujte si tuto větu pokaždé, když půjdete například na finančák. Budete ve svém jednání sebejistější.