Bez záloh a písemných dohod už žádné zakázky neberu

Necháváte si platit zálohy? Evidujete písemně veškeré ústní dohody s klientem? Pokud ne, tak doporučuji začít hned u další zakázky.

Jistě to znáte, ať už z osobní zkušenosti, nebo svého blízkého okolí. Neplacení faktur patří k nepříjemným stránkám podnikání. Mnohdy neplatiči způsobí až takové škody, že musíte s podnikáním skončit. Jsou profese, kde jsou neplatiči poměrně dobře řešitelní, například v oblasti IT služeb – klient nezaplatí, tak mu omezíte přístup ke službě. U jiných oborů již záleží na smluvních podmínkách, zda nejdříve odevzdat dílo a pak čekat na peníze nebo vyžadovat platbu předem.

Čtěte také: Být na volné noze je dřina, ale je to ta nejlepší věc, co mě mohla potkat

Na začátku jsem zálohy odmítala

Ilustrační obrázek.
Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Vybírejte zálohy předem.

Jako stavební projektant – zaměstnanec jsem tyto problémy neřešila, i když jsem věděla, že má firma neplatiče. Je zažité, že to ke stavebnictví patří: “Platit za projekt? Proč, vždyť musím zaplatit stavební materiál, papíry nic nestojí.” Po přechodu na volnou nohu, kdy neplatiči jsou velké riziko, jsem žila v naivní představě, že chtít zálohu za projekt není správné. Někteří klienti mi peníze předem dokonce nabízeli, ale já je odmítala, že zaplatí až po odevzdání. Slyšela jsem i názor, že braní záloh je protiprávní. Proto byl pro mě standard odevzdat dílo a poté fakturu. A doufat v její zaplacení.

Na školeních České komory autorizovaných inženýrů a techniků nám vždy kladli na srdce, že máme mít s klienty uzavřenou smlouvu, klidně v podobě jednoduché objednávky, na které je uvedené co, za kolik, dokdy. Podepsaná objednávka a následné předávací protokoly byly pro mě základem od první zakázky na volné noze. Na zakázkách menšího rozsahu jsem si říkala, zda to nepřeháním, že otravuji klienta s nějakými papíry. S přibývajícími zakázkami za zajímavější peníze jsem zdokonalovala množství a formu informací uvedených na objednávce.

Čtěte také: Jak bojuji s prokrastinací? Používám aplikaci, která měří, co a jak dlouho dělám

Předáním objednaného díla a faktury zakázka (ne)končí

Až do jisté doby vše fungovalo. Jednoho dne však můj klient převzal objednaný projekt, zanesl jej na stavební úřad a po třech dnech napsal sáhodlouhý email, že převzetí bere zpět, že projekt neodpovídá zadání a samozřejmě že nezaplatí. Mé iluze o fajn lidech, s kterými člověk stráví půl roku v přátelské atmosféře, byly okamžitě pryč. Začala jsem pátrat, kde se stala chyba. Klient totiž tvrdil, že “tak jsme se nedomluvili”, “toto mělo být jinak”, “takto jsem to nechtěl”, a projekt proto stáhl ze stavebního úřadu a nemůže ho použít.

Projekt byl však v pořádku, a to jak z pohledu stavebního práva, tak technického. Co nebylo v pořádku, je následný krok, jakým způsobem stavbu postavit. Klientovi jsem neřekla, že stavbu nelze postavit svépomocí, ale potřebuje stavebního podnikatele, a mou povinností dle slov klienta bylo toto sdělit. Na tom je založený celý náš následný spor – věc nesouvisející s projektováním (tedy předmětem díla), ale realizací stavby.

Toto byl první konfliktní případ mého podnikání a nevěděla jsem si s ním rady. Snažím se s klienty vycházet po dobrém, ale nyní jsem již nevěděla, jak to po dobrém mohu vyřešit. První myšlenky směřovaly k tomu, že jsem půl roku pracovala zadarmo a navíc ze svého zaplatila subdodavatele, neboť moc nevěřím vymahatelnosti faktur (ani vlastně nevím, jak bych se vlastními silami pokoušela peníze získat). Svěřila jsem se zkušenému freelancerovi a ten mi doporučil ihned kontaktovat právníka a veškeré další kroky konzultovat s ním. Důležité je se s klientem nepřít, ale postupovat právně správně.

Čtěte také: Podepsaný papír nebo slovo? Proč je pro mě podání ruky víc než smlouva

Důležité je mít v pořádku podklady

Po konzultaci s právníkem jsem zjistila, že podklady k vymáhání dlužné částky mají velké nedostatky. Mám sice podepsanou objednávku a předávací protokol, ale… V průběhu zpracování projektu došlo k jeho přejmenování, tedy název objednávky není totožný s předávacím protokolem a údaji na faktuře. Některé subdodávky byly součástí mé nabídky, jiné se fakturovaly přímo klientovi. Jednu jsem přefakturovala já, ale nemám písemný doklad o tom, že peníze budu chtít já. Mnohé důležité informace jsme s klientem řešili telefonicky nebo osobně. A v tom je ta potíž. Naivně jsem věřila, že když se na něčem dohodneme, že to tak bude. Každý jsme si dělali své poznámky, ale ani jedna strana je nepředala písemnou formou tomu druhému.

Právník se tedy neměl čeho chytit, neměl důkazy o tom, že je pravda na mé straně. Přesto tyto konzultace byly pro mě velkou oporou, věděla jsem, že na to nejsem sama. Získala jsem cenné rady, jak postupovat v tomto případě a jak v budoucnu zabránit podobným problémům.

S klientem jsme si vyměnili ještě několik emailů, napsaných podle rad právníka. I když jsem přesvědčená, že jsem nepochybila, chtěla jsem mít tuto nepříjemnou záležitost za sebou a s klientem jsme se dohodli na slevě 20 % z fakturované částky. Upravenou fakturu však následně také zaplatit nechtěl, nicméně pod tíhou možných právních následků peníze na můj účet nakonec poslal.

Uvědomuji si, že problém vlastně vznikl nedostatečným jištěním zakázky jako takové. Klient by mohl dílo reklamovat a požadovat náhradu za to, že nebylo zhotovené podle jeho představ. Předpokládal, že jej upozorním na veškeré skutečnosti související se stavbou, i když to není přímo má povinnost. Z toho důvodu jsme přistoupili na uvedenou slevu 20 % a případnou další úpravu dokumentace si již bude zajišťovat u jiného projektanta.

Jaké z toho pro mě plyne ponaučení?

1. Prověřovat klienta předem

To samozřejmě dělám. Tato zakázka byla však specifická ještě v jedné věci. Projekt přede mnou zpracovával jiný projektant. Bylo mi tedy divné, proč to nedokončil, když už bylo skoro hotovo? Klient tehdy říkal, že se rozešli, protože to zpracovával mladý projektant bez zkušeností a neměl na to to uzavřít. Volala jsem tedy pánovi, který měl projekt zaštítit, a slušně řečeno, nechtěl se se mnou bavit. Mohlo mi být také divné, proč klient ze vzdáleného místa poptává jemu neznámého projektanta. Z technického hlediska jsem však neviděla problém, tedy jsem zakázku vzala. Po odevzdání projektu, kdy se začaly vyskytovat problémy, jsem vzala telefon znovu. A nestačila jsem se divit, protože úplně stejná situace se prý stala u předchozího projektanta, takže rada: Prověřuj klienty ještě usilovněji.

2. Všechno evidovat písemně

Všechno, co se domluví na schůzce nebo po telefonu, budu od nynějška psát do zápisu, který budu důsledně posílat druhé straně. Zápisy jsem psala pro své potřeby, ale už neodeslala, tedy z právního hlediska neexistují. Jediné podklady pro právníka tak byly emaily, objednávka, předávací protokol a vydaná faktura.

3. Předem požadovat zálohu – alespoň na pokrytí subdodávek

Při nezaplacení faktury tak budu mít pokryté náklady a budu případně tratit jen na “svém”.

4. Odevzdat dílo (v mém případě projektovou dokumentaci) až po zaplacení faktury

Splatnost faktury 15 dní není taková časová ztráta, i když se obvykle stavební projekty dokončují “za 5 minut 12”. S touto rezervou se budu muset ještě naučit pracovat.

Konzultovala jsem tento problém s několika stavaři. Kdo má zkušenost s problémovým klientem, ten se řídí výše uvedenými body. Možná zaplacení zálohy pár klientů odradí, ale pro mě jako podnikatele se sníží riziko “práce zdarma” u případných problémových klientů.

Konzultace s právníkem

Strávila jsem tři hodiny psaním emailů, sepisováním návrhů, jak zakázku ukončit ke spokojenosti obou stran, které však nevedly k rozumné domluvě. Právník byl nejdůležitější osoba ve vyřešení tohoto případu. Dověděla jsem se, jak se chovat ke klientovi, který hledá chyby, aby nemusel platit. Navrhl postup, jak věc zdárně vyřešit, řekl mi, na co mám nárok a v čem jsem chybovala. Nemluvě o obrovské psychické podpoře.

Právní konzultace mě stály 1000 Kč. Pokud by došlo na to, že bude advokátní kancelář posílat výzvu k zaplacení, stálo by mě to 2000 Kč. V porovnání k dlužné částce zanedbatelné peníze. K tomuto kroku ale naštěstí nedošlo.

3 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 16. 2. 2016 9:52

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení online marketingu - jak přivádět na web návštěvnost

  • Vyhledavače a PPC kampaně - jak fungují
  • Webová analytika - k čemu jí využít
  • Facebook a další sociální sítě - co a jak komunikovat

Detailní informace o Školení online marketingu »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+