Hlavní navigace

E-mailová komunikace je velkým žroutem času, pracujte efektivněji

Redakce 27. 9. 2013

Většina podnikatelů musí denně vyřídit velké množství e-mailů. Přinášíme tipy, jak práci se svou e-mailovou schránkou zefektivnit a jakých chyb se vyvarovat.

Nejen před začátkem víkendu není vhodné zdržovat se vyřizováním e-mailové pošty. Elektronická komunikace je dnes natolik samozřejmá, že si ale mnozí lidé přestali uvědomovat, zda se svým poštovním klientem pracují efektivně. E-maily se čtou na počítačích, tabletech i chytrých mobilních telefonech. To vše urychluje firemní komunikaci, ale zároveň se stává velkým žroutem času. Je proto potřeba uvědomit si několik základních pravidel, která práci s poštovní schránkou zrychlí a hlavně ušetří čas. 

S e-mailovou schránkou je potřeba pracovat především koncepčně. Časová ztráta je obrovská ve chvíli, kdy se člověk nechá vyrušit od práce každým zvukovým upozorněním na novou zprávu. Ne vždy si totiž e-mail žádá okamžitou odpověď. Pokud se jedná o urgentní sdělení, většinou se řeší telefonickým upozorněním. Stačí proto poštu kontrolovat třeba jen jednou za hodinu, ne každých 15 minut. V případě, že obchodník potřebuje být v soustavném kontaktu s klienty nebo svými obchodními partnery, pak maximálně dvakrát do hodiny. Vyřizování pošty je třeba plánovat a vyřídit e-maily hromadně. Okamžité zpracování se časově vyplatí jen v případě, že odpověď zabere maximálně 2 minuty.  


Autor: www.isifa.com

Z e-mailové korespondence se může stát velký žrout času. Stanovte si přesné časy, kdy se e-mailům budete věnovat. 

Pokud e-mail nemá zřetelný předmět zprávy, opět dochází k časovému zdržení. Je proto nutné předmět vždy nadepsat, a to tak, aby obsah sdělení byl zřejmý už ze samotného předmětu. Adresátovi i sobě samým se tímto šetří čas v okamžiku, kdy se zpráva bude dohledávat v historii komunikace. Navíc je vyplnění předmětu zprávy považováno za slušnost. V mezifiremní komunikaci to platí dvojnásob. Pokud se mění téma korespondence, je vhodné na toto upozornit. Nechtěný časožrout snadno vzniká i v případě, že uživatel přestane dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztrácí jednotnou linii a jeho kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je už vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný. 

E-mailoví klienti nabízí řadu služeb. Jednou z méně využívaných a přitom velice užitečnou je úkolový kalendář. Je součástí každého poštovního klienta a svému majiteli umožňuje vytvořit jednoduchý přehled aktivit, které jsou vždy po ruce. Navíc se kalendáře dají sdílet a přenášet.

Další tipy a rady k efektivnímu využití e-mailu jsou zde: Naučte se pracovat se svou e-mailovou schránkou. Přečtěte si naše tipy

Našli jste v článku chybu?

27. 9. 2013 17:46

Jaromír (neregistrovaný)
30. 9. 2013 7:19 redakčně smazáno, důvod: Nepovolená reklama.
Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

DigiZone.cz: TV Philips a Android verze 6.0

TV Philips a Android verze 6.0

Podnikatel.cz: EET zvládneme, budou horší zákony

EET zvládneme, budou horší zákony

Vitalia.cz: Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

120na80.cz: Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Vitalia.cz: Říká amoleta - a myslí palačinka

Říká amoleta - a myslí palačinka

Měšec.cz: Přejete si číslo účtu na přání?

Přejete si číslo účtu na přání?

Vitalia.cz: To není kašel! Správná diagnóza zachrání život

To není kašel! Správná diagnóza zachrání život

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Podnikatel.cz: Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Zavře krám u #EET Malá pokladna a Teeta?

Podnikatel.cz: Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

Měšec.cz: Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Finančním poradcům hrozí vracení provizí

DigiZone.cz: Filmbox Live pro předplatitele UPC DTH

Filmbox Live pro předplatitele UPC DTH

Podnikatel.cz: Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Vitalia.cz: I církev dnes vyrábí potraviny

I církev dnes vyrábí potraviny

Lupa.cz: Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

Podnikatel.cz: Na poslední chvíli šokuje vyjímkami v EET

Na poslední chvíli šokuje vyjímkami v EET

120na80.cz: Jak oddálit Alzheimera?

Jak oddálit Alzheimera?

Podnikatel.cz: EET: Totálně nezvládli metodologii projektu

EET: Totálně nezvládli metodologii projektu