Hlavní navigace
Už zbývá jen pro podání daňového přiznání. Vyřešte je s našimi chytrými formuláři a tipy na slevy.

ISO 9001. K čemu je a potřebujete ho vůbec?

Zdeněk Vesecký

Kdy a komu se vyplatí certifikovat svou firmu na mezinárodně uznávané normy? A jaká při tom hrozí rizika?

Dnešní svět je plný regulací a norem. Často je vnímáme jako byrokratické a odsuzujeme byznys, který se kolem nich vytvořil. Přesto mají svá jasná pozitiva.

Systém řízení kvality už lidé využívají bezmála 100 let. Na počátku minulého století si ho vyžádala masivně se rozšiřující výroba, kdy nebylo možné dál uhlídat požadovanou kvalitu u všech produktů bez jejich testování. Certifikace konkrétní oborovou normou to začala zaručovat. Postupem času se závazná oborová pravidla sjednotila napříč kontinenty. A vedle oborových vnikly i normy natolik univerzální a vyvážené, že se dají úspěšně aplikovat do různých odvětví zaměřených na produkci kvalitních výrobků nebo služeb.

Jednou z nejznámějších norem vůbec je ISO 9001 stanovující požadavky na systém řízení kvality. Stojí na jednoduché zásadě, kdy vedení firmy stanoví své cíle a plány v oblasti kvality své produkce a tyto jsou pak postupně pomocí nastavených procesů realizovány. Účinnost těchto procesů je měřena a monitorována, aby společnost mohla případně přijmout účinná opatření a změny. Norma se dál zabývá principy řízení dokumentace, lidských zdrojů, infrastruktury, zavádí procesy komunikace se zákazníky, hodnocení dodavatelů, měření výkonnosti procesů a také interní audity za účelem získání zpětné vazby.

Zní to poměrně komplikovaně a zdá se, že taková pravidla jsou nutná jen ve velkých podnicích, kde na to mají celá specializovaná oddělení. Jenže opak je pravdou. S velikostí firmy pochopitelně potřeba definice procesů, odpovědností a systémového řízení roste, držet se normy ISO 9001 se ale vyplatí i v malých firmách. Už dávno nejde o to mít všechno popsané a striktně definované, ale především vědět, jak co nejefektivněji naplnit očekávání zákazníků a ostatních zainteresovaných stran. To by měl být cíl každé společnosti, říká k problematice Štefánia Recskyová, PR & Marketing Manager TÜV SÜD Czech, jedné z největších certifikačních firem působících na českém trhu.

Psali jsme: Poctivost, zaklínadlo úspěchu mnoha českých firem

Proč mít ISO 9001?

Základní přínos normy ISO 9001 je ten, že má zúčastněným stranám, tedy dodavatelům, spolupracovníkům i zákazníkům, poskytovat osvědčení kvality, že daná firma dodává výrobek nebo službu splňující očekávání a je v souladu s příslušnými požadavky právních předpisů. Certifikace je tedy vhodná pro všechny, kteří chtějí prokázat, že trvale poskytují výrobky nebo služby, které splňují požadavky zákonů a předpisů. Osvědčení jakosti technologických a dalších postupů se vyplatí pořídit firmě jakékoliv velikosti. Zavedení systému vede ke zvýšení firemní image a zviditelnění v rámci konkurence a v neposlední řadě také umožňuje snazší a rychlejší přizpůsobení firmy měnícím se požadavkům zákazníků. Certifikace = systémové řízení kvality = vyšší kvalita překladů = vyšší spokojenost zákazníků. Tato rovnice zjednodušeně vystihuje hlavní cíl, ke kterému certifikace směřuje, a to je spokojenost zákazníka, popisuje na firemním webu Zbyněk Zelenka, zakladatel překladatelské agentury Zelenka.

Pravidla ISO zlepšují i systém řízení a investic. Pomáhají při stanovování požadavků výběru na nová zařízení i úpravu a zrychlení vnitřních procesů z důvodu jejich optimalizace. Časem se norma přesunula i do komplexního přístupu ke zlepšování kvality, zahrnující všechny procesy společnosti. Přínos je nyní zejména v řízení všech procesů společnosti, definici a eliminaci rizik a snaze o neustálé zlepšování, což v důsledku vede k efektivnějším procesům, snižování nákladů a zvyšování produktivity. Společnost s funkčně zavedeným systémem řízení kvality dokáže lépe definovat a splnit očekávání zákazníků a zvyšuje svoji konkurenceschopnost, komentuje Štefánia Recskyová. Dalšími přínosy spojenými s vytvořením systému kvality jsou tedy lepší rozdělení pravomocí a odpovědností, zpřehlednění a zjednodušení struktury dokumentace, snížení firemních nákladů na administrativu a výrobu nebo efektivnější řízení rozvoje.

Zavedené a certifikované systémy řízení kvality jsou také často požadovány v dodavatelském řetězci. Je pravděpodobné, že pokud bude mít partner stejný certifikát, obě firmy se snáz ztotožní s procesy té druhé a dosáhnou rychlejší a hladší spolupráce. Zákazníci, kteří sami musejí splňovat kritéria různých norem, procházejí vlastními audity a jsou majiteli certifikátů kvality, dokážou sami posoudit, proč je vhodnějším partnerem certifikovaná firma, tvrdí Zbyněk Zelenka s tím, že pro velké zákazníky je firma důvěryhodnější.

V některých průmyslových odvětvích, například v automobilovém průmyslu, je dokonce zavedený systém řízení kvality nutnou podmínkou pro výběr dodavatele. Ve veřejných zakázkách byly dříve certifikace striktně požadovány, v některých případech byly bohužel tyto požadavky účelově zneužívány. Nyní záleží na zadavateli veřejné zakázky. Požadavky na certifikaci by měly být součástí požadavků pouze v případě přímé souvislosti certifikace s dodávaným produktem nebo službou, vysvětluje za TÜV SÜD Czech Štefánia Recskyová.

Certifikace na normu ISO 9001 je příležitostí k nezávislému posouzení procesů odborníky z vnějšího prostředí. Díky tomu je možné odhalit řadu nedostatků a rezerv. Náš systém řízení kvality je používán k řízení a zlepšování všech procesů celé naší společnosti. Nebyl vybudován jen k tomu, abychom se mohli chlubit certifikátem pověšeným v kanceláři nebo na webových stranách. My jej využíváme v denní praxi, od zpracování poptávky zákazníka, přes personální práci, zpracování metodických materiálů, vlastní provádění překladů, výstupní kontrolu překladů až po plánování veškeré činnosti, dodává Zbyněk Zelenka.

Dále čtěte: Ocenění z podnikatelské soutěže – hloupost, nebo výhoda?

Pozor na zbytečné výdaje a byrokracii bez efektu

Certifikace a práce na procesech a jejich nastavení stojí dost úsilí i peněz. Zvlášť pro malé firmy to představuje velkou zátěž. Proto se jim doporučuje investovat energii a finance především v případě, že tím získají významnou výhodu. Jde zejména o možnost účastnit se veřejné zakázky nebo ve chvíli, kdy vedení skutečně cítí potřebu zefektivnit řízení firmy. Pak je ISO 9001 jednou z cest, jak toho dosáhnout. Osvědčení rozhodně není nezbytně nutné. Pokud firma používá technologické postupy, které vám zaručují náskok před konkurencí nebo výraznou úsporu nákladů, neměňte je. Žádný požadavek normy nemůže revolučně změnit to, co dobře funguje, prohlašuje na svém webu certifikační společnost LL-C.

V České republice se začaly objevovat požadavky na zavedený systém řízení kvality poměrně brzy a přineslo to velkou poptávku po certifikačních společnostech. Dobrý úmysl bohužel přinesl i negativní efekt. Systémy byly mnohdy zaváděny neodborně, nesprávně a neefektivně. Právě odtud pochází často oprávněné stesky na malý přínos norem a jejich byrokratickou zátěž. Řada certifikačních orgánů řeší čistě splnění normy a nezabývá se tak efektivitou procesů jako takových. V současné době v Česku existuje přes 100 certifikačních společností. Přestože požadavky na certifikaci systémů kvality jsou stejné, přístup některých certifikačních společností se v praxi mnohdy liší, což vede k jisté devalvaci. Pokud už se firma rozhodne ISO 9001 zavést, tak je dobré snažit se z toho získat i praktický přínos a nejen potvrzení. Některé zahraniční firmy na to reagovaly a začaly u svých dodavatelů akceptovat pouze certifikáty od uznávaných mezinárodních společností. Nemusí to vždy být pravidlem, ale větší mezinárodní společnosti většinou dbají na kvalifikaci, odbornost a profesionalitu svých auditorů, mají přísně nastavené schvalovací procesy auditu a ověřují i kvalitu prováděných auditů, říká Štefánia Recskyová.

Kvalitní auditoři se proto zaměřují na ty oblasti, kde firma nedosahuje výsledků podle svých představ a zejména na požadavky zákazníků. Správně zavedený systém řízení kvality má odrážet potřeby společnosti, definovat rizika a předcházet jim a umožnit efektivně řídit procesy společnosti bez zbytečné byrokratické zátěže. To znamená dostat se ze stavu „věřím, že vše dobře dopadne“ do stavu „vím a jsem schopen sledovat a řídit vše k dobrému konci“.

Našli jste v článku chybu?