Hlavní navigace

Jak bojuji s prokrastinací? Používám aplikaci, která měří, co a jak dlouho dělám

Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed
Ivana Minářová

Při naceňování zakázky vím, kolik hodin zabere. Klient ví, za co platí. Vím, kolik času strávím činnostmi, za které nedostanu peníze. Používám chytrou aplikaci.

Podnikám ve stavebnictví a poskytuji poradenství v oblasti moderních technologií do domácností. Podle jakých pravidel sestavuji cenovou nabídku, kterou dávám předem s pevnou cenou? U stavebních projektů jako vstupní hodnotu beru honorářový řád České komory autorizovaných inženýrů a techniků a tuto doporučenou cenu upravím podle časové náročnosti předchozích podobných zakázek. U poradenství vycházím z hodinové sazby. Záleží tedy na přesném odhadu časové náročnosti – odhadnu-li ji špatně – prodělám.

Čtěte také: Být na volné noze je dřina, ale je to ta nejlepší věc, co mě mohla potkat

Ilustrační obrázek.
Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Bojujte s prokrastinací za pomoci chytrých aplikací.

Měřením jednotlivých činností souvisejících s podnikáním lze zjistit zajímavé statistiky – kolik času mi někdo zaplatí, kolik strávím administrativou, vzděláváním, propagací svých služeb atd. Zároveň mi měření času slouží jako sebekontrola – jsem technicky založený člověk a potřebuji vidět exaktní číslo, které mi jasně řekne, jestli jsem pracovala nebo lelkovala.

Jak měřit čas strávený na zakázce

Pominu-li kombinaci papír – tužka – stopky, na internetu můžete najít několik nástrojů na měření času – například: TimeEdition, EasyProject, Timebits, RescueTime, ManicTime, Toggl a další. Já si vybrala Toggl, který vyhovuje mému stylu práce.

Čtěte také: 10 bezplatných aplikací, které vytvoří z vašeho mobilu produktivní kancelář

Toggl

Rozhodující při výběru nástroje na měření času byla možnost používání více zařízení (telefon, notebook) s on-line přenosem dat, abych mohla kdykoliv a kdekoliv aplikaci spustit. Tyto požadavky splňuje právě Toggl. Data jsou ukládaná v cloudu, čímž je zajištěna bezproblémová synchronizace mezi více zařízeními.

Toggl pracuje s tzv. Projekty – kategoriemi pro skupinu činností. Projekt může mít přiřazeného klienta (tzn. pro jednoho klienta mohu mít rozpracovaných více projektů). Po delším ladění používám následující:

  • Geniální dům – vše související s tvorbou mého webu, studium nových technologií
  • Stavební projekt – každá zakázka má svůj vlastní Projekt v Toggl
  • Sociální média, networking, osobní marketing
  • MŠ Synkova – dobrovolná pomoc související s webem školky, kam chodí naše dcera
  • Studium – čtení odborných článků a časopisů, odborné konference, trénink dovedností (psaní všemi deseti,, řečnické kurzy, prezentační dovednosti, …)
  • Administrativa – zde řadím cenové nabídky, fakturaci, emaily nesouvisející s konkrétní zakázkou atd.

Týdenní report – třídění podle Projektů.

Projekty se dají sdílet s dalšími spolupracovníky. Můžete tak např. měřit čas, který projekt zabral vašim subdodavatelům. V základní verzi (team do 5 osob, měření času, mobilní aplikace, reporty, neomezený počet projektů) je Toggl zdarma, pro projekty sdílené s více kolegy a dalšími vychytávkami pak za 5 nebo 49 USD měsíčně.

Práce s Togglem je velmi snadná: V rámci přípravy zakázky založím nový Projekt. Ke každému časovému záznamu přidávám konkrétní činnost. Na stránce Report pak přehledně vidím, jak dlouho jsem na kterém Projektu pracovala. Hotové Projekty archivuji.

Založení nového projektu je jednoduché. Stačí jej pojmenovat, případně zvolit klienta, barvu a spolupracovníky.

Odhad časové náročnosti

Po ukončení každé zakázky mě zajímá srovnání reality s odhadem v nabídce. Mám tabulku s dokončenými projekty – eviduji odhadovanou časovou náročnost (z cenové nabídky) a reálný čas, který jsem projektu věnovala (dostanu z Toggl). Při odhadu časové náročnosti nového projektu vycházím ze skutečné časové náročnosti již dokončených podobných projektů.

Tak v průběhu času zpřesňuji odhady časové náročnosti projektů. Což mi umožní dávat závazné cenové nabídky, ale také dlouhodobě plánovat (např. dokážu celkem spolehlivě slíbit volný termín). Vím tak, jaké jsou mé časové potřeby na zpracování poradenství nebo projektu stavby – činnosti, které mi přináší peníze. Na druhé straně jsou nezaplacené hodiny – administrativa spojená s podnikáním nebo studium novinek.


Denní přehled, na čem jsem pracovala.

Co vám Toggl dále prozradí

Na volné noze pracuji rok. Za tu dobu jsem ladila způsob práce v Togglu, měnila kategorie, učila se poctivě při každé činnosti časomíru spouštět. Statistiky proto nejsou zcela přesné: V roce 2015 jsem:

  • 47 % času pracovala na stavebních projektech a poradenství
  • 27 % zabral můj web Genialnidum.cz
  • 10 % studium
  • 7 % administrativa
  • 6 % marketing, networking
  • 3 % web MŠ Synkova

Toggl pro mě znamená také silný nástroj pro boj s prokrastinací, eliminaci multitaskingu (přepínání mezi více činnostmi), pomáhá mi učit se správné pracovní návyky.

dan_nemovitost

Stručně o cenotvorbě

U hodinové mzdy vycházím z cen doporučených profesní komorou, nicméně ji koriguji podle aktuální poptávky. Pokud mám práce více než zvládám, cenu zvedám, v opačném případě jdu s cenou níže. Nabízenou cenu v cenové nabídce tedy stanovuji jako součin hodinové mzdy a časové náročnosti, kterou díky evidenci předchozích projektů dokážu velmi přesně určit.

Měříte? Čím? Nebo jenom odhadujete?

Je pro vaši práci důležité vědět, kolik času zabere práce na konkrétní zakázce? Když už víte, jakou délku života jste s tím strávili, jak s daty dál nakládáte? Jaký nástroj pro evidenci používáte? Podělte se prosím v diskuzi.

Našli jste v článku chybu?
10. 12. 2015 16:55

Používám také aplikaci Toggl ke své práci - grafika na volné noze. V prémiové verzi se mi hodí funkce pro zadání hodinové sazby a celkový report odvedené práce pro klienta. Pro mě samotného je to také skvělá zpětná vazba o tom, kolik času jsem strávil nad jednotlivými částmi projektu. Dříve jsem používal RescueTime, ale ten se mi příliš neosvědčil.

10. 12. 2015 11:36
Roman Holba (neregistrovaný)

Také využívám aplikaci pro měření času. Zkoušel jsem Toggl, ale moc mi nesedl. Pak jsem našel nějaké alternativy, ale nikdy to neumělo to, co bych čekal. Jako nejlepší nástroj pro měření času a evidenci projektů je pro mě Paymo. Největší plus je, že má widget do Win a můžu tak jednoduše začít měřit. Má i další funkce, jako fakturaci, měření času v týmu atd., které ale nevyužívám.

Měřit čas u projektů je velmi dobrá věc. On je člověk pak dost překvapený, když si myslí, že nějaká práce mu zabere …