Hlavní navigace
Už zbývá jen pro podání daňového přiznání. Vyřešte je s našimi chytrými formuláři a tipy na slevy.

Jak dostávám po dovolených úkoly a práci pod kontrolu?

Ivana Minářová

Také se vám po dovolené vždy nahromadí resty a nevíte, jak je všechny doženete? Zkuste jako já používat nástroje, které zvýší vaši produktivitu a ušetří čas.

Léto – to je pro většinu čas dovolených, lenošení u vody, opalování se, a tím pádem na práci nezbývá tolik času a hromadí se resty. Navíc jako máma malých dětí mám během léta i méně pracovního času – zrovna, když klienti mají čas přemýšlet, jak bydlí, o případné renovaci a vylepšování bytu nebo stavbě nového domečku. Proto bývá začátek podzimu ve znamení dohánění restů. Jistě to znáte – práce se hromadí a nevíte, co řešit dříve. Teorii znám, jenže praxe pokulhává. Co mi pomáhá, abych se z tohoto neutěšeného stavu dostala?

Mnohé techniky, které v článku budu popisovat, nejsou mé vlastní nápady. Ale fungují mi. Proč se tedy s nimi nepodělit s vámi.

Čtěte také: Jak bojuji s prokrastinací? Používám aplikaci, která měří, co a jak dlouho dělám

Úkoly

Jsem typ člověka, který rád škrtá hotové úkoly. Ještě v počítačovém pravěku, kdy jsem plánovala práci na papír, jsem milovala pohled na vyškrtaný seznam. Počítače samozřejmě tento postup zefektivní, ale kterou aplikaci použít? Důležité je pro mne kompatibilita s aplikací na mobilu a možnost pokročilého opakování.

Po dlouhém hledání a zkoušení jsem zakotvila u Toodledo. Jeho rozšířené funkce – poznámky, seznamy nebo návyky nepoužívám, mám jej čistě pro úkoly, a to jak pracovní, tak osobní.

Mrkněte na Todoist nebo Wunderlist, které jsou také velmi dobrými úkolovníky.

Pošta – Gmail

Můj cíl je jasný – vidět na konec řady nevyřízených emailů. Někomu se uleví, když nepořádek v poště vyřeší tlačítkem Delete. K tomu nemám dostatek odvahy, i když je můj inbox naplněný z velké části tipy na čtení, náměty na napsání článku a novinkami v oblasti moderních technologií. Důležité zprávy v Gmailu označuji hvězdičkou a řadím je jako první, ale pokud jich mám ohvězdičkovaných mnoho, ztrácí tento systém smysl. Proto emaily, které budu řešit v některý konkrétní čas v budoucnosti, vkládám do kalendáře jako úkol a mail archivuji.

Rada pro vás: Ukliďte si v poště. Když neholdujete zrovna metodě Zero Inbox, dostaňte se na takový počet, který vás nedeptá.

Kalendář

Po čase jsem zjistila, že mám některé úkoly v emailu, další v kalendáři, jiné v úkolovníku. To vede akorát k tomu, že se zapomenu podívat do té správné aplikace. Cesta z tohoto (ne)systému je jednoduchá – používat jen jeden způsob.

A tím je kalendář. Teď to nebude z mé hlavy, ale je to obrovská pravda – každý úkol zabere nějaký čas, proč jej tedy nedat do kalendáře. Postupně přesouvám pracovní úkoly z Toodledo do kalendáře. Nejen, že se snižuje počet úkolů, které nepřesouvám do budoucnosti, ale šetří mi to čas jejich opakovaným čtením (nebo přesouváním “na někdy”). Někde jsem četla, že pokud má úkol stanovený pevný termín a délku trvání, je o 70 % větší šance, že ho splníme.

Dala jsem si za cíl, že každý den splním alespoň jeden starý úkol. Zatím se mi to daří a mám z toho obrovskou radost. Tuto pozitivní energii můžu věnovat další práci. Někdy je tato technika označována jako “Spolkni žábu” – jako první v daný den splnit nepříjemný, dlouho odkládaný úkol. Když to uděláte hned ráno, jíte rosničku. Pokud to odkládáte až na večer, rosnička se postupně promění v ropuchu. O této technice napsal Brian Tracy dokonce celou knihu – Snězte tu žábu!

Čtěte také: 10 bezplatných aplikací, které vytvoří z vašeho mobilu produktivní kancelář

Co mi pomáhá

Kromě výše uvedených aplikací mi s organizací běžného pracovního dne pomáhá:

CRM Streak - ještě nedávno jsem označovala poptávky štítkem v Gmailu, nyní používám Streak a “štítkuji” zařazením emailu do tzv. Pipeline. Mám na jednom místě přehled o tom, komu jsem poslala odpověď, aby mi doplnil zadání, nebo jak se dál konverzace vyvíjí.

Procesoid – tvorba stavebního projektu je méně či více složitý proces. Zkoušela jsem tabulky, zjednodušené myšlenkové mapy. Nebylo to ono. Procesoid umožní vytvořit si vlastní proces a rozpracovanost jednotlivých zakázek v něm evidovat. Je to konečně to, co na plno využiji. Procesoid je nyní ve fázi betatestů (jsem jeden z testerů) – oficiálně bude spuštěn začátkem roku 2017.

Dříve jsem pro evidenci zakázek používala Google tabulku, ale nebylo to tak pohodlné.

Sdílené dokumenty – patřila jsem mezi odpůrce cloudových řešení, dnes si bez nich nedovedu představit fungování mého podnikání. Už jen to, že mohu během cestování vlakem nebo tramvají vyřídit poštu nebo upravit texty, kolegové píší své komentáře přímo k danému místu v souboru. Vše na jednom místě, ne jako v případě úkolů ve třech a více programech.

Revit – program pro stavaře, nicméně i ve vašem oboru jistě naleznete svůj specifický “software – zlepšovák”. Automatizace tvorby výkresů je úžasná a výsledkem je značná úspora času na zpracování projektu. Na mezi stavaři hojně používaný AutoCAD nedám dopustit, kreslila jsem v něm čáry přes 15 let, přesto jej dnes považuji za zastaralý systém.

Počítačové programy a cloudové aplikace by nefungovaly bez vhodného hardware. Volba správného počítače je tedy klíčová – je to váš pracovní nástroj – jako kopáčova lopata, která musí vydržet dlouhodobou zátěž, nesmí se každou chvíli zlámat. Pracuji na notebooku, který mi z velké části nahrazuje kancelář. Pokud pracuji doma, připojuji velký externí monitor, na cestách nebo v coworkingu si vystačím s displejem.

EBF17 tip Šulák

Chcete vědět víc?

Závěrem bych doporučila dvě knihy, které vám mohou pomoci dostat se z přehršle restů:

  • Petr Ludwig – Konec prokrastinace
  • Cal Newport – Hluboká práce

Co pomáhá vám…

… abyste se dostali na přijatelné množství úkolů po delším volnu? Napište mi do komentářů, jaké nástroje používáte, abyste zvýšili svou produktivitu a ušetřili čas.

Našli jste v článku chybu?