Jak na daňové doklady po novele zákona o DPH?

Od začátku roku platí nová pravidla fakturace. Čtěte, jak po novele zákona zajistit věrohodnost, neporušenost a čitelnost papírových i elektronických dokladů.

Od 1. ledna 2013 je účinná novela zákona o dani z přidané hodnoty. Ta mimo jiné zpřesnila pravidla fakturace. Čtěte, jaká pravidla musíte dodržet při vystavování daňových dokladů v listinné i elektronické podobě.

Připravuje se metodická pomůcka

V důvodové zprávě k novele zákona o DPH se k ustanovení § 34 se uvádí, že konkrétní způsoby a příklady možností zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu, včetně detailních postupů a příkladů použití i dalších způsobů zajištění vlastností daňových dokladů, budou upraveny a uvedeny v metodickém materiálu generálního finančního ředitelství. To aktuálně připravuje metodickou pomůcku k pravidlům fakturace podle nových podmínek. Její tvůrci připouští, že může být, v závislosti na požadavcích správní a komerční praxe a změnám v navazující legislativě, průběžně aktualizována.

Daňové doklady po novele zákona

Daňový doklad může mít nadále jak listinnou, tak elektronickou podobu. Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení v zákonem stanovené lhůtě odpovídá vždy osoba, která plnění uskutečňuje. U daňového dokladu má být od okamžiku vystavení do konce lhůty stanovené pro uchování zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a čitelnost. To ostatně platilo i dříve, ale předchozí právní úprava tyto požadavky nijak nekonkretizovala. Dnes je tak možné učinit i jiným způsobem než elektronickým podpisem nebo elektronickou výměnou informací. Zákonem je nově definována věrohodnost, neporušenost a čitelnost.

1. Věrohodnost původu daňového dokladu

Věrohodnost původu daňového dokladu (tj. zaručení autenticity) znamená, že vždy musí být zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje, nebo totožnost osoby, která daňový doklad oprávněně vystavila.

2. Neporušenost obsahu daňového dokladu

Neporušeností obsahu daňového dokladu (tj. zachováním integrity) se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu nebyl změněn. Obsahem se přitom myslí náležitosti daňového dokladu, které vyjmenovává zákon o daních z příjmů v § 29. Daňové subjekty často na doklad doplňují další údaje, ale aby byla zarušena neporušenost obsahu, musí se jednat jen o údaje, kterými se jeho původní obsah neporuší. Základní náležitosti se v žádném případě pozměňovat nesmí, není např. možné opravit chybné DIČ. Údajem, který naopak původní obsah dokladu neporuší, může být doplnění interního čísla dokladu nebo poznámka o převzetí zboží na sklad. Obecně se nedoporučují osobní poznámky typu: předat do účtárny, prozatím neplatit apod.

3. Čitelnost obsahu daňového dokladu

Zaručení čitelnosti znamená, že s obsahem daňového dokladu je možné se seznámit přímo nebo prostřednictvím techniky. Doklad v listinné nebo elektronické podobě však musí být čitelný od jeho vystavení až do konce doby jeho uchovávání. Musí tedy být zobrazitelný veškerý obsah daňového dokladu (na papíře nebo na obrazovce). V případě elektronického dokladu je podmínka splněna, pokud je možné v přiměřené lhůtě na požádání zpřístupnit tento soubor. Samozřejmě má být prokazatelné, že nedošlo ke změně informací. Daňový subjekt by měl mít k dispozici vhodný a spolehlivý prohlížeč, aby byly zobrazitelné i zprávy EDI, soubory ve formátu XML a v podstatě i formát pdf, který také vyžaduje k zobrazení specializovaný prohlížeč.

 

Jak v praxi zajistit čitelnost a věrohodnost?

1. Doklady v listinné podobě

Ani daňovým dokladem v listinné podobě není sama o sobě zaručena věrohodnost jeho původu. Ta by mohla být zajištěna kupříkladu tím, že:

  • daňový doklad je prokazatelně opatřen určitými neměnnými identifikátory (doporučují se razítka, speciální hlavičkový papír, vodoznaky, hlavičkový papír apod.),
  • daňový doklad bude doručen prostřednictvím zásilkové pošty, kurýra, pošty atd, kdy je možné jednoznačně identifikovat odesílatele.

Neporušenost obsahu daňového dokladu zajišťuje papír, na kterém je doklad vytištěn. Měl by zůstat neporušený po celou dobu jeho životnosti. Ke změně formy dokladu při zachování stejného obsahu však dojít může. Z tohoto pohledu jsou problematické hlavně takzvané termoúčtenky, samopropisovací papíry, doklady vytištěné barevnými inkousty apod. Doporučuje se je z důvodu neporušenosti obsahu převést do jiné formy (v praxi se často překopírují na obyčejný papír).

2. Elektronické doklady

V zákoně o DPH se píše, že věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a jeho neporušenost je vedle kontrolních mechanizmů možné zajistit také:

  • uznávaným elektronickým podpisem
  • uznávanou elektronickou značkou
  • elektronickou výměnou (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Ilustrační Obrázek
Autor: www.isifa.com

Věrohodnost, neporušenost a čitelnost musí být zajištěna po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu. 

Při využití uznávaného elektronického podpisu nebo uznávané elektronické značky má být po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu umožněno prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu. Pro zajištění věrohodnosti a neporušenosti obsahu je možné využít i jiné kontrolní mechanismy procesů. Pokud byl například zaslán doklad v elektronické podobě opatřený uznávaným elektronickým podpisem, je možné i po vypršení doby platnosti podpisu, zajistit vazbu mezi daným plněním a daňovým dokladem spojením s konkrétním bankovním výpisem. Tím je potvrzeno zaplacení předmětného plnění a je jasné, že doklad existoval i před vypršením platnosti elektronického podpisu.

U elektronického dokladu by se neměl měnit ani formát. Jakákoliv změna je zjistitelná pouze při zachování originálního formátu. Jestliže nedojde ke změně obsahu, ale pouze ke změně typu souboru XML, pdf apod., měla by být tato změna zjistitelná z příslušné auditní stopy.

Datové schránky a časová razítka

Datová schránka by měla sama o sobě zajistit identifikaci osoby, která daňový doklad vložila. Věrohodnost a neporušenost obsahu tedy bude zabezpečena v okamžiku odeslání nebo příjmu datové zprávy. Opět je ale třeba zajistit spolehlivou auditní stopu, která zajistí vazbu mezi daňovým dokladem a původní datovou zprávou.

Často se využívají i časová razítka, která přiřadí aktuální časový údaj k existujícím datům nebo souborům. Tím lze takzvaně „zafixovat v čase“, nejen že daňový doklad v době přidělení časového razítka existoval, ale i že je věrohodný a neporušený. Ovšem i časová razítka mají omezenou platnost.

Doklady zaslané mailem

Zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu zaslaného mailem je složitější. Generální finanční ředitelství upozorňuje, že tento způsob komunikace mezi daňovými subjekty není v žádném případě sám o sobě věrohodný. Ale neznamená to, že takový doklad by nebylo možné použít. Je třeba zajistit dostatečně průkaznou auditní stopu, která prokáže vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným mailem a předmětným plněním.

Kontrolní mechanismy a auditní stopa

Hovoří se o kontrolních mechanismech a auditní stopě. Jak si ale takové pojmy vyložit v praxi? Zjednodušeně řečeno jde o to, že daňový doklad není nikdy nezávislým samostatným dokladem. V účetnictví se k němu váže celá řada dalších dokladů, jako jsou objednávky, příjemky zboží na sklad, bankovní výpisy atd. Auditní stopou jsou tedy všechny provázané doklady od zahájení transakce až po poslední doklad v účetní závěrce. Kontrolní mechanismus bude spolehlivý, pokud půjde vysledovat vazbu mezi bankovními výpisy, doklady od odběratele a doklady od dodavatele.

EBF

Přestože to na první pohled vypadá složitě, jde vlastně o běžnou věc. Pokud doklad skutečně existuje, vždy je provázán určitými úkony, a ty by neměl být problém prokázat. Příklady auditní stopy:

  • doklad v účetnictví – účetní záznam, na který navazují smlouvy, objednávky, přepravní doklad, potvrzení o platbě atd.
  • doklady od dodavatele – spárování dokladu s objednávkou, přepravními doklady, potvrzením o přijetí platby atd. 
  • doklady u odběratele – spárování dokladu s příjemkou, dodacím listem, avizem o platbě atd.

To samozřejmě platí jak pro doklady v listinné podobě, tak pro doklady elektronické. Jak pro server Podnikatel.cz vysvětlil ředitel oddělení nepřímých daní společnosti KPMG Petr Toman, u daňových dokladů v elektronické formě je možné toto zajistit stejnými technickými prostředky jako před novelou nebo i jiným způsobem. Plátce pak bude schopen demonstrovat vazbu mezi dokladem a příslušným plněním prostřednictvím svých kontrolních mechanismů. Tyto kontrolní mechanismy mohou zahrnovat například zajištění dalších dokumentů, které prokazují, že k danému plnění za podmínek uvedených na příslušném daňovém dokladu skutečně došlo.

3 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 26. 4. 2016 12:05

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+