Jak na to, aby se e-maily nestaly žroutem vašeho času

Vyřizování e-mailů se může stát černou dírou, ve které mizí drahocené minuty a hodiny pracovního dne. Je proto důležité řídit se několika základními pravidly.

Firemní e-mailová komunikace je dnes tak samozřejmá, že v ní můžeme začít dělat chyby. Jde především o časovou ztrátu. A stále platí, že čas jsou peníze. Je proto důležité pracovat s e-mailovou schránkou efektivně. E-mailová komunikace sice patří mezi podnikatelovu nutnost, ale je potřeba si uvědomit, že e-mail není priorita číslo jedna. Každý e-mail snese odklad. Na skutečně urgentní věci je lepší použít telefon, než si psát. Zbytek jednoduše může počtat. Na běžnou agendu bohatě stačí odpovědět do 24 hodin. Vyvarovat bychom se měli zejména: 

Nekoncepční práce s poštou

Ilustrační obrázek
Autor: www.isifa.com

Ilustrační obrázek

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude stačit, když je pošta kontrolována každých 15 minut v případě, že pracovník potřeuje být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu pak stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, je dobré řešit okamžitě, zbytek si pak naplánovat na později a odpovídat například před koncem pracovní doby.

E-mail bez předmětu zprávy

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý už z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou hned nebo až později. Předmět e-mailu proto není dobré vynechávat. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu, doporučuje Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

E-mailový úkolový kalendář

Tento užitečný nástroj bývá často opomíjen a nahrazován například kousky papíru, které se z kancelářského stolu mohou snadno ztratit. Úkolový kalendář je součástí každého poštovního klienta a formou automatických připomínek může pracovníkovi pomoci plánovat jeho den, informovat ho o stavu rozpracování jeho úkolů a prioritách. Osvědčený typ je zapisovat si v kalendáři ke každému úkolu i přibližný čas, který bude potřeba k jeho splnění. Je to dobré pro lepší orientaci v time managementu. 

Relevantní adresáti nejsou v kopiích

Nechtěného časožrouta si člověk snadno vyrobí i v případě, že přestane dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztratí linku a kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je už vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

widgety

Obecně odborníci doporučují vycházet i při time managementu z měření a schopnosti odpovědět si na otázky: Kolik peněz přináší tento zákazník? Proč tahle práce trvá mně hodinu a podřízený ji dělá den? Pokud jsem byl v práci 14 hodin, znamená to, že jsem opravdu udělal hodně důležitých úkolů?

Takže nejdřív doporučuji určit si metriky, podle kterých bude možné efektivitu měřit, a pak snahou skutečně vyniknout ve zvolené metrice. Já sám používám: Kolik času jsem přinášel hodnotu zákazníkovi, prozradil Jiří Knesl, jednatel společnosti Sprint Masters, která se věnuje školení v oblasti managementu, marketingu a IT.

Zasílat nově přidané názory e-mailem

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení: Online Public Relations aneb PR sociálního věku

  •  
    Jak se liší digitální PR oproti klasickému PR.
  • Jak tvořit tiskové zprávy.
  • Jak monitorovat a vyhodnocovat PR.

Detailní informace o školení s Danem Dočekalem »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+