Hlavní navigace

Jak na to, aby se e-maily nestaly žroutem vašeho času

 Autor: www.isifa.com
Redakce 22. 7. 2013

Vyřizování e-mailů se může stát černou dírou, ve které mizí drahocené minuty a hodiny pracovního dne. Je proto důležité řídit se několika základními pravidly.

Firemní e-mailová komunikace je dnes tak samozřejmá, že v ní můžeme začít dělat chyby. Jde především o časovou ztrátu. A stále platí, že čas jsou peníze. Je proto důležité pracovat s e-mailovou schránkou efektivně. E-mailová komunikace sice patří mezi podnikatelovu nutnost, ale je potřeba si uvědomit, že e-mail není priorita číslo jedna. Každý e-mail snese odklad. Na skutečně urgentní věci je lepší použít telefon, než si psát. Zbytek jednoduše může počtat. Na běžnou agendu bohatě stačí odpovědět do 24 hodin. Vyvarovat bychom se měli zejména: 

Nekoncepční práce s poštou

Ilustrační obrázek
Autor: www.isifa.com

Ilustrační obrázek

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude stačit, když je pošta kontrolována každých 15 minut v případě, že pracovník potřeuje být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu pak stačí kontrola e-mailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, je dobré řešit okamžitě, zbytek si pak naplánovat na později a odpovídat například před koncem pracovní doby.

E-mail bez předmětu zprávy

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý už z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou hned nebo až později. Předmět e-mailu proto není dobré vynechávat. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu mailu, doporučuje Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.

E-mailový úkolový kalendář

Tento užitečný nástroj bývá často opomíjen a nahrazován například kousky papíru, které se z kancelářského stolu mohou snadno ztratit. Úkolový kalendář je součástí každého poštovního klienta a formou automatických připomínek může pracovníkovi pomoci plánovat jeho den, informovat ho o stavu rozpracování jeho úkolů a prioritách. Osvědčený typ je zapisovat si v kalendáři ke každému úkolu i přibližný čas, který bude potřeba k jeho splnění. Je to dobré pro lepší orientaci v time managementu. 

Relevantní adresáti nejsou v kopiích

Nechtěného časožrouta si člověk snadno vyrobí i v případě, že přestane dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztratí linku a kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je už vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Obecně odborníci doporučují vycházet i při time managementu z měření a schopnosti odpovědět si na otázky: Kolik peněz přináší tento zákazník? Proč tahle práce trvá mně hodinu a podřízený ji dělá den? Pokud jsem byl v práci 14 hodin, znamená to, že jsem opravdu udělal hodně důležitých úkolů?

Takže nejdřív doporučuji určit si metriky, podle kterých bude možné efektivitu měřit, a pak snahou skutečně vyniknout ve zvolené metrice. Já sám používám: Kolik času jsem přinášel hodnotu zákazníkovi, prozradil Jiří Knesl, jednatel společnosti Sprint Masters, která se věnuje školení v oblasti managementu, marketingu a IT.

Našli jste v článku chybu?
120na80.cz: Jak oddálit Alzheimera?

Jak oddálit Alzheimera?

Vitalia.cz: Nestlé vyvinula nový typ „netloustnoucího“ cukru

Nestlé vyvinula nový typ „netloustnoucího“ cukru

Měšec.cz: Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

Vitalia.cz: Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Chtějí si léčit kvasinky. Lék je jen v Německu

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Root.cz: Vypadl Google a rozbilo se toho hodně

Vypadl Google a rozbilo se toho hodně

Lupa.cz: Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

DigiZone.cz: Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

Lupa.cz: Slevové šílenství je tu. Kde nakoupit na Black Friday?

Slevové šílenství je tu. Kde nakoupit na Black Friday?

DigiZone.cz: Sat novinky: Fransat UHD Demo

Sat novinky: Fransat UHD Demo

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

Vitalia.cz: V SAPĚ našli nelegální porážku kachen

V SAPĚ našli nelegální porážku kachen

DigiZone.cz: ČRa DVB-T2 ověřeno má i Sharp

ČRa DVB-T2 ověřeno má i Sharp

Podnikatel.cz: Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Podnikatel.cz: Na poslední chvíli šokuje výjimkami v EET

Na poslední chvíli šokuje výjimkami v EET

Vitalia.cz: Naučí vás péct kváskový chléb bez lepku i s lepkem

Naučí vás péct kváskový chléb bez lepku i s lepkem

Měšec.cz: Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Air Bank zruší TOP3 garanci a zdražuje kurzy

Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Vitalia.cz: To není kašel! Správná diagnóza zachrání život

To není kašel! Správná diagnóza zachrání život