Hlavní navigace

Jak v hromadných mailech neurazit, nepůsobit trapně a přitom dosáhnout svého?

 Autor: 329515
Vojtěch Bednář

Mnoho podnikatelů dělá při e-mailové komunikaci s partnery či zákazníky velice hloupé a nepříjemné chyby. Přitom platí určitá etiketa a pravidla, která bychom měli dodržovat.

E-mailová komunikace již patří mezi zcela standardní nástroje výměny informací, ale i propagace a veřejné komunikace. E-mailem se sjednávají obchody, domlouvají schůzky, posílají faktury a také třeba nabídky a upozornění nebo zprávy pro média. E-mail je součástí našeho osobního i podnikatelského života.

Mnozí z nás to neradi slyší, ale řada podnikatelů, začínajících i relativně zkušených, dělá při e-mailové komunikaci s partnery velice hloupé a nepříjemné chyby. Také v e-mailové komunikaci platí určitá etiketa a pravidla, která bychom měli dodržovat. Známe je ale? Podívejme se na to, jak správně psát e-maily a pokusme se upozornit na nejčastější chyby, kterých se při tom podnikatelé dopouštějí. Soustředíme se přitom na jeden konkrétní typ e-mailových zpráv, a sice na zprávy, kterými se snažíme oslovit více příjemců najednou (obvykle různé nabídky, hromadné informace nebo informace pro média). Čtěte více: Vytvořte direct mail a zaháčkujte si zákazníka napřímo

Kdy můžete poslat hromadný e-mail

Hromadný e-mail je ten, který posíláme skupinově většímu počtu příjemců. Většinou jsou to obchodní partneři, zákazníci, u kterých známe e-mailovou adresu, lidi, které chceme oslovit, nebo novináři. Měli bychom vědět, že e-mail, který má charakter obchodní nabídky, můžeme posílat lidem pouze na základě jejich předchozího souhlasu. Některými firmami v současnosti používaná strategie, kdy posílají na veřejně získané e-mailové adresy „žádosti o souhlas se zasíláním obchodních zpráv“ je na hraně zákona a v každém případě tím mnohem více potenciálních zákazníků odradíme než získáme.

Žádný podobný souhlas nepotřebujeme v případě posílání tiskových zpráv novinářům. V takovém případě ale musíme dbát na to, abychom jím určené zprávy zasílali na k tomu určené adresy; mnoho redakcí má speciální e-maily určené k posílání nabídek a tiskových zpráv, jejich nerespektování je vrcholně neslušné kromě případů, kdy konkrétní novináře osobně známe. Čtěte také: Prodáváte hodinky s vodotryskem? Ideální info do tiskové zprávy

Slušná forma tvoří základ

Elementární nutností při posílání hromadných e-mailů je, abychom – pokud k jejich odeslání nepoužíváme skript nebo konferenční systém – uváděli všechny příjemce do pole Slepá kopie (angl.. BCC) poštovního programu. Jinak se stane, že všichni příjemci uvidí adresy všech ostatních, a to pro nás nebude dobře, nehledě na to, že je to ke všem příjemcům velmi neslušné. Jednu zprávu bychom také neměli odesílat na hodně (cca více než patnáct) e-mailových adres, jinak se může stát, že budeme považováni za rozesílatele nevyžádané pošty a v krajním případě se může stát, že si už žádný e-mail nepošleme.

E-mailové programy umožňují nastavovat příznak potvrzení o přečtení zprávy. Nikdy jej nenastavujte u hromadně rozesílaných zpráv, i to bude hodnoceno jako velice nezdvořilé a některé příjemce to může od další komunikace odradit. U hromadně rozesílaných e-mailů také nepředpokládejte, že vám příjemce odpoví. S tím souvisí jedna příbuzná věc: Není zcela neslušné, ale na druhou stranu není ani vhodné, aby hromadný e-mail byl digitálně podepsán.

Každý hromadný e-mail musí obsahovat jasnou informaci o tom, kdo jej odesílá a komu je určen. V praxi to znamená doplnit jej o podpis a příjemce specifikovat nejlépe oslovením.

Například:
Vážení obchodní partneři,
Vážení novináři,

Podpis e-mailu by pak vždy měl obsahovat kontakt na konkrétní osobu. Pokud má takový e-mail obsahovat přílohu, pak pouze v obecně používaném formátu a v rozumné velikosti. Neměl by obsahovat více než jednu přílohu, protože to může být pro příjemce matoucí. Obecně používanými formáty se myslí dokumenty ve Wordu, tabulky programu Excel, dokumenty PDF a běžné formáty obrázků (JPG, PNG). Chceme-li posílat dokumenty ve Wordu (upřednostnit bychom měli jejich vyexportování do PDF, které mají moderní verze kancelářských balíků jako standardní funkci), vždy je lepší použít „staré“ verze těchto formátů, tj. 97–2003. Zajišťují největší jistotu, že je příjemci otevřou. Čtěte více: Osobní e-mail typu „sexyfrajer@“ k podnikání nepoužívejte

Pozor na přílohy

Chceme-li takto poslat větší přílohu (nad cca 500 kB), je lepší, když ji nepřiložíte k e-mailu, ale uložíte na webový server a do e-mailu vložíte pouze odkaz. Totéž platí, chcete-li odkázat na více než jeden soubor. Na druhou stranu, odkazů v e-mailu by nemělo být příliš, protože zvyšují pravděpodobnost, že e-mail bude vyhodnocen jako spam a smazán, aniž by jej někdo četl.

V poslední době je již standardem, že hromadné e-maily obsahují HTML formátování a obrázky stahované ze serveru. Mnoho e-mailových aplikací je ale nastaveno tak, aby ve výchozím stavu obrázky a další prvky nacházející se na webových serverech nezobrazovaly, a v mnoha firmách je to dokonce vyžadovaná bezpečnostní politika. Proto uděláte lépe, když si napsání HTML zprávy s externími prvky rozmyslíte a posoudíte také její nevýhody. Naproti tomu u pravidelně rozesílaných zpráv, kde nás jejich příjemci „znají“ – typicky newsletter pro registrované zákazníky s aktuálními nabídkami – můžeme HTML používat bez problémů. V takovém případě je ale potřeba, aby zpráva obsahovala odkaz na webovou adresu, kde si ji příjemci, kterým se správně nezobrazila, mohou přečíst online.

Co vám vadí?

Každý e-mail, který napíšeme a chystáme se poslat ať už veřejnosti, partnerům či novinářům, bychom měli nejprve kriticky posoudit. Kdyby nám samotným dorazilo něco takového, jako se chystáme poslat, jak bychom se tvářili? Jsme-li jen trochu v pochybách, je lepší hromadný e-mail vůbec neposílat a hledat ke svým partnerům či zákazníkům jinou cestu. Nic totiž nepokazí naši dobrou pověst tak jako pověsti, že terorizujeme své virtuální okolí nevyžádanou poštou. Čtěte více: Pozor na bezplatné internetové služby

Našli jste v článku chybu?

9. 2. 2011 17:24

Petr (neregistrovaný)
Existuje Mezinárodní organizace pro normy - ISO a pokud chcete něco nazývat standardem mělo by to být publikováno jako ISO norma. V případě souborových formátů to znamená, že je jasně a jednoznačně definována struktura daného souboru a pokud se dané ISO normy budou držet programátoři (což by měli) tak máte jistotu že daný soubor v klidu a správně otevřete ve všem co daný formát podporuje. Formáty .doc a .xls jsou uzavřené a jejich zobrazení v jiném programu než v MS Office stejné verze kde byly …

5. 2. 2011 20:04

paní kněžna (neregistrovaný)
maš pravdu, FWD: FWD: FWD: FWD: FWD: FWD: Bill Gates vam vyplati 1000 EUR, potom 30 adres kteryma to prošlo, a prezentace v PowerPointu...jenom nerozumim tomu proč se ti zdá standart ODT, ODS, místo DOC, XLS, tj. Openoffice misto Microsoftu, myslím že je to nejčastěji spíš naopak
Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

Podnikatel.cz: Změny v cestovních náhradách 2017

Změny v cestovních náhradách 2017

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Lupa.cz: Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

Insolvenční řízení kvůli cookies? Vítejte v ČR

120na80.cz: 5 nejčastějších mýtů o kondomech

5 nejčastějších mýtů o kondomech

Vitalia.cz: Pravda o přibírání na zimu

Pravda o přibírání na zimu

Root.cz: Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Telegram spustil anonymní blog Telegraph

Vitalia.cz: Paštiky plné masa ho zatím neuživí

Paštiky plné masa ho zatím neuživí

Podnikatel.cz: Informovat o EET musí i e-shopy, nebo zaplatí

Informovat o EET musí i e-shopy, nebo zaplatí

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Lupa.cz: Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Podnikatel.cz: Balíčky pokladních řešení k EET. Za kolik?

Balíčky pokladních řešení k EET. Za kolik?

Vitalia.cz: Jedlé kaštany jsou trpké, je třeba je tepelně upravit

Jedlé kaštany jsou trpké, je třeba je tepelně upravit

DigiZone.cz: „Black Friday 2016“: závěrečné zhodnocení

„Black Friday 2016“: závěrečné zhodnocení

Vitalia.cz: Perníčky: na uležení i hned měkké

Perníčky: na uležení i hned měkké

120na80.cz: Na ucho teplý, nebo studený obklad?

Na ucho teplý, nebo studený obklad?

Měšec.cz: 6 změn v novele občanského zákoníku

6 změn v novele občanského zákoníku

Podnikatel.cz: Podnikatelům dorazí varování od BSA

Podnikatelům dorazí varování od BSA

Měšec.cz: Jak levně odeslat balík přímo z domu?

Jak levně odeslat balík přímo z domu?