Názory k článku
Jak ve firmě archivovat doklady? I po letech musí být čitelné

Účetnictví mám v klasickém tabulkovém editoru ve formátu ODS, vydané faktury v HTML a co dostanu, tak si nascanuji do GIFu.

HTML má většinou pár kB, dobře se kompresuje a u přijatých nascenovaných papírů nejprve odstraním šum (v grafickém editoru přes "levels", šum na pozadí je ta vyboulenina vpravo, pak je třeba ještě stáhnou prázdnou mezeru zleva, aby vše bylo kontrastní) a uložím ho do GIFu se 4mi barvami, takže je písmo dobře kontrastní, čáry nejsou rozmazané (GIF nemá artefakty jako JPG) a jedna přijatá faktura, či doklad, zabírá kolem 70 kB.

V celku se mi pak dobře hledá a vše se i jednoduše zálohuje... O tom, že se vše jednoduše stěhuje, protože to mám na klíčence 10*10*2 mm a odstraňuje se už není třeba zmiňovat. Navíc teď posílám faktury rovnou emaile, takže ušetřím na poštovném a hlavně se pořád nemusím dívat na tu horu šanonů. A hlavně odpadly starosti s tonerem, tiskárnou atd. Je to ekologické a levné. Naposledy jsem kupoval balík papíru před rokem, tisknu snad jen přiznání k DPH (a jestli budu mít el. podpis, tak zmizí i to).

Zbývá mi teď už jen nascenovat minulá účetnictví...

Formát PDF moc rád nemám, je od Adobe, uzavřený atd. Je to sice kontejner, do kterého se může dát jednoduše podpis, já si ale myslím, že HTML+GIF je trvanlivější a jednodušší varianta, kterou přečtu i za 50 let... Navíc opravdu nechci podporovat Adobe, to z DOCu a Microsoftu přejdeme k Adobe... Naopak pokud mi bude chtít někdo zkontrolovat účetnictví, tak mu dám ODS, či rovnou HTML, pak doklady v HTML a GIFu a to snad přečte naprosto každý, který má Internetový prohlížeč, a můžu to poslat emailem klidně z Austrálie...

By mě zajímalo, co používáte vy. Používáte el. podpis? El. podpis má přece expiraci ne? A zatím co mi chodí faktury (PDF, či emailem) s el. podpisem, tak mají většinou problém s ověřením (kdoví u jaké certifikační autority si to zaplatili), navíc za 10 let ty podpisy vyexpirují všechny... Je tedy mé řešení dostatečné?

Jako já vážně nesnáším tu tunu papíru. Ale stejně si říkám, co v případě soudu. Důležité smlouvy přece nemůžu nascenovat a pak vyhodit, kdybych musel dokládat, že existují, bude stačit soudci místo papíru GIF obrázek, asi ne... Takže Smlouvy mám v papíru...