Listinné daňové doklady a jejich konverze do elektronické podoby

Nejeden podnikatel uvažuje o převodu papírové faktury do podoby elektronické. S pouhým naskenováním nejspíš nevystačí. Co doporučuje finanční ředitelství?

Daňové doklady pro účely uplatnění daně z přidané hodnoty mají zákonem předepsané náležitosti a dobu archivace. Přitom musí být zajištěny základní vlastnosti (věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost). A to od doby jejich vystavení až do konce lhůty pro uchovávání. Elektronickým daňovým dokladům a eventuálnímu převodu do listinné podoby se již server Podnikatel.cz věnoval. Nyní podrobněji k dokladům v listinné podobě a jejich převodu do podoby elektronické.

Čtěte také:

Doklady v listinné podobě

O daňovém dokladu v listinné podobě hovoříme, pokud je v této podobě odeslán (předán), přijat (převzat) a zanesen do účetnictví druhé strany. Jedná se v podstatě o klasický papírový daňový doklad, zpravidla fakturu. Věrohodnost je zde zajištěna tím, že je doklad prokazatelně opatřen určitými neměnnými identifikátory (razítka, hlavičkový papír, vodoznak dodavatele, případně i vlastnoruční podpis). U daňového dokladu musí být zajištěna neporušenost jeho obsahu. Avšak ke změně formy dokladu, při zachování stejného obsahu, dojít může. 

V určitých případech je totiž převod do jiné formy nezbytný. Zejména se jedná o tzv. „termo-účtenky“, samopropisovací papíry, doklady vytištěné barevnými inkousty apod. Nejčastěji se tak děje okopírováním a uschováním původního dokladu spolu s nově pořízenou kopií. Tím je zajištěna čitelnost po celou dobu jeho „životnosti“, tj. od doby jeho vystavení až po ukončení lhůty pro jeho uchovávání (např. již zmíněné termotisky, které jsou takto samy o sobě z pohledu vyžadovaných vlastností daňových dokladů zcela nevyhovující).

To ostatně pro server Podnikatel.cz potvrdila i Petra PetlachováGenerálního finančního ředitelství. Plátce prokazuje věrohodnost a neporušitelnost dokladu, jež byl vyhotoven na tzv. termopapíře a okopírován, např. spolehlivou auditní stopou, přičemž nejčastěji se bude mimo jiné jednat i o doložení, že za dané zdanitelné plnění platil např. debetní či kreditní platební kartou či jiným platebním prostředkem (v zásadě s výjimkou hotovosti, bitcoinu, atd.), např. PayPal, PaySec, atd. Tímto postupem může plátce prokázat, že dané zdanitelné plnění opravdu obdržel a v hodnotě uvedené na dokladu, resp. kopii dokladu, kterou si vyhotovil, vysvětlila Petra Petlachová. 

Okopírováním dokladu se jeho listinná podoba nemění. V praxi se ale může jednat i o převod z listinné podoby do podoby elektronické. To je již záležitost poněkud složitější. Přesto aktuálně velmi využívaná. Minimálně z důvodu omezení množství uchovávaných dokladů po dobu několika let atd.

Převod z papírové do elektronické podoby

Při převodu z listinné podoby do elektronické (zpravidla naskenováním) je opět nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost. Při zajištění těchto vlastností daňových dokladů není nutné převádět do elektronické podoby i související dokumenty, které v daném konkrétním případě vytvářejí auditní stopu (tj. např. smlouvy, objednávky, dodací listy, doklady o zaplacení atd.). Odborníci však doporučují z důvodu opatrnosti (např. při případném budoucím občanskoprávním řízení) zvážit i po naskenování daňových dokladů jejich paralelní uchovávání v původní listinné podobě.

V případě listinných dokladů naskenovaných do elektronické podoby se doporučuje tyto opatřit certifikátem a časovým razítkem, přestože to není striktně vyžadováno. Zásadní rozdíl mezi pouhým okopírováním termo-účtenek nebo naskenováním dokladů do elektronické podoby není patrný. Pokud doklad neobsahuje certifikát nebo časové razítko, je nezbytné zajistit spolehlivou auditní stopu. Konverzi dokumentů lze zajistit např. pomocí Czech Pointu, dodává Petra Petlachová.

Jestliže převod z listinné do elektronické podoby provádí vystavitel písemnosti, pak stačí, když elektronickou variantu zabezpečí platným uznávaným elektronickým podpisem (včetně časového razítka) či odešle datovou schránkou. V podstatě se tím na elektronickou verzi bude pohlížet jako na doklad splňující náležitosti dle zákona o dani z přidané hodnoty. Jestliže elektronickou verzi předá (odešle) bez využití prostředků elektronického zabezpečení, nebude tento elektronický dokument splňovat požadavky na průkaznost obsahu a původu, nedoloží-li tuto průkaznost jiným způsobem. 

Listinné doklady je tedy možné: 

widgety

  • naskenovat, ovšem s připojením elektronického podpisu a časového razítka, 
  • konvertovat prostřednictvím autorizovaného pracoviště, jako je například Czech Point České pošty,
  • eventuálně zajistit dostatečnou auditní stopou a vazbou konvertovaného daňového dokladu na další dokumenty – smlouva, objednávka, příjemka apod. Tento způsob je nejrizikovější a odborníky obvykle nedoporučovaný. Navíc je třeba archivovat další dokumenty, čímž původní záměr konverze (omezení množství archivovaných listinných dokladů) prakticky postrádá smysl.

Elektronický podpis a časové razítko

Pomocí elektronického podpisu prokazuje plátce DPH svou identitu. Na počítači si vygeneruje ve speciálním programu nebo na webové stránce svůj soukromý a veřejný klíč a požádá certifikační autoritu o vydání certifikátu. Ten následně nainstalováním spáruje se soukromým klíčem. Nemusí se jednat jen o počítač. Podepisovat lze i prostřednictvím mobilu. Více např. zde: Vyzkoušejte elektronický podpis v mobilu, láká Česká pošta

Časovým razítkem se pak rozumí datová zpráva vydaná kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb, která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem. Tím zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. V praxi se rozdělují na razítka zpoplatněná (vydaná kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb) a nezpoplatněná, tj. razítka, která jsou k dokumentu přidávána při autorizované konverzi dokumentů podle § 24 odst. 3 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

2 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 17. 9. 2016 19:15

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení PPC reklamy pro začátečníky

  •  
    Principy fungování PPC reklamy.
  • PPC nejsou jen ve vyhledávačích.
  • Zjednodušte si správu šikovnými nástroji.

Detailní informace o školení PPC reklamy »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+