Na co pamatovat, když měníte sídlo firmy

Dobrým měřítkem při výběru firmy, která zařídí přesídlení společnosti, může být kromě velikosti a počtu klientů a business center také škála a úroveň nabízených služeb.

Podle čeho sídlo vybírat?

Každé business centrum by mělo pro své klienty v rámci poskytovaných služeb vést knihu přijaté pošty a eliminovat tak možnost ztráty či zdržení důležité korespondence. Úřední zásilky, které klientům chodí na adresu jejich sídla, navíc často obsahují lhůtu na vyjádření a případné promeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky. O přijetí jakékoliv zásilky by tedy měl být klient okamžitě informován ať už prostřednictvím e-mailu, SMS zprávy nebo telefonu.

Dalším požadavkem, který by měl klient při jednání s business centry vznést, je možnost krátkodobého pronájmu zasedací místnosti pro účely vedení obchodních jednání a schůzek s klienty, obchodními partnery či zástupci státních orgánů.

Je dobré, aby nemovitost, ve které business centrum sídlí, patřila tomu, kdo službu poskytování sídla nabízí. Jen tak provozovatel dokáže garantovat, aby služby poskytované klientům nebyly ukončeny z důvodu neshod s majitelem prostor, které využívá.

Vhodným nástrojem, který usnadní rozhodování, jaké business centrum vybrat, je také rozsah dalších doplňkových služeb, které jsou v jeho nabídce. Kvalitní a větší business centra nabízejí kromě standardní úschovy a přeposílání pošty i takové služby, jako jsou telefon, fax, transfer, voicemail, mailbox, IVR. Co to pro klienta znamená?

Služba spočívá v přidělení unikátního telefonního čísla. Telefon je obsluhován česky a anglicky hovořící asistentkou, a to v pracovní dny (pondělí – pátek), vždy v úředních hodinách (od 9 do 17 hodin). Asistentka přijímá příchozí telefonické hovory jménem společnosti, přebírá vzkazy a tyto předává nebo vyřizuje klientovi dohodnutým způsobem (e-mail, sms, telefon).

V nabídce má být i standardní faxová služba, která po přidělení faxového čísla umožňuje příjem a shromažďování faxových zpráv v písemné podobě. Sofistikovanější řešení nabízí administraci faxového čísla klienta prostřednictvím elektronické faxové schránky. Tento režim zaručuje příjem faxových zpráv v elektronické formě 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Přijaté faxové zprávy jsou nejčastěji přeposílány na klientem zadanou e-mailovou adresu.

Jde o službu umožňující, aby příchozí hovory na přidělené telefonní číslo nebyly přijaty telefonní operátorkou, ani přesměrovány do hlasové schránky. Místo toho je příchozí hovor přesměrován rovnou na cílové telefonní číslo podle výběru zákazníka – mobilní telefon či pevnou linku, ať už v České republice nebo v zahraničí.

Služba umožní, že přidělené telefonní číslo je administrováno prostřednictvím elektronické hlasové schránky. Tento režim zaručuje příjem telefonických sdělení (hlasových zpráv) v elektronické formě 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Přijaté hlasové zprávy jsou přeposílány ve formě souborů .wav na klientem zadanou e-mailovou adresu.

Služba umožňující zřízení obchodní e-mailové adresy, na kterou je možné přijímat e-maily a na kterou může provozovatel business centra zasílat vzkazy, faxy, apod. Obsah e-mailové schránky je také možné automaticky přeposílat na jinou, soukromou či běžně používanou e-mailovou adresu klienta.

Tato služba kombinuje služby telefon, fax a voicemail. Klienti mají v rámci přiděleného telefonního a faxového čísla možnost vytvořit si vlastní komunikační „strom“ prostřednictvím individuální kombinace přepojování na recepční, hlasovou schránku anebo hlasovou prezentaci, obsahující záznamy s nejrůznějšími informacemi o firmě či nabízených službách, případně sdělení určená obchodním partnerům nebo potenciálním klientům.

David Vidomus, Office House, s.r.o.