Pět tipů na efektivní a ekonomické zařízení kanceláře

Společnosti stále častěji omezují výdaje na kancelářské potřeby. Čtěte, kdy se to vyplácí, kdy naopak úspory nejsou na místě a mnoho dalších rad.

Pracovní zázemí a prostory bývají často nekompletní. Pro živnostníky i menší firmy jsou výdaje za vybavení kanceláří často až druhořadé, protože se potřebují věnovat hlavně rozvoji společnosti a investovat do byznysu. Neměli by ale zapomínat, že jedno souvisí s druhým. Navíc se kanceláře a pracovní kouty dají efektivně zařídit i s minimem financí.

1. Nakupujte s rozmyslem

Nákup kancelářských potřeb se musí dopředu plánovat. Nejlepší je zadat vytvoření nákupního seznamu přímo zaměstnancům. Ti sami nejlépe vědí, co pro výkon své práce potřebují. Je ale nutné takový seznam před nákupem zkontrolovat a vyškrtat z něj například věci, které se zbytečně dublují. V dnešních ekonomických poměrech, které ve firmách panují, je dobré vyhnout se nákupu zbytečností a přemrštěného množství spotřebního materiálu. Vzhledem k operativnímu a rychlému doručení zboží kurýrní službou není problém zboží doobjednat a doplnit zásoby, radí Tomáš Procházka ze společnosti Rafo.

Je vhodné vést si o průměrné spotřebě kancelářských potřeb přehled a objednávat zboží až ve chvíli, kdy ho potřebuje více zaměstnanců. Při objednávání jednotlivých položek se může stát, že cena dodání bude vyšší než účet za samotný nákup. Neefektivní je i častá návštěva určeného zaměstnance v klasických kamenných prodejnách.

2. Šetřete místem i penězi

Ilustrační obrázek.
Autor: http://www.isifa.com

Ilustrační obrázek.

Na trhu je mnoho firem, které nabízí v oblasti kancelářských potřeb kompletní servis. Není ale dobré nechat se zlákat na první pohled výhodnými nabídkami, kde je cena podmíněna odběrem většího počtu kusů, ne-li celého balení. Lze se tak vyhnout situaci, kdy bude firma skladovat objednané zboží na každém volném prostoru. Další výhodou je také menší finanční zátěž. Není dobré, aby podnikatel vázal své finanční prostředky ve zbytečně velkých zásobách, komentuje marketingová specialistka Jana Martínková ze společnosti Activa.

Větší zásoby se nakonec mohou prodražit, protože je nutné počítat s tím, že uložené zboží musí někdo zaevidovat a řídit jeho výdej. Tyto operace nákup zásob prodražují, protože náklady na ně musíte chtě nechtě přičíst k vlastní ceně zboží, dodává Martin Holoubek, zástupce obchodní ředitelky firmy Activa. Rozumné skladové zásoby firma ocení také při případném stěhování.

3. Sdílejte 

Počítač by neměl chybět na žádném pracovním stole, ale tiskárnu nebo kopírku může sdílet několik pracovníků. I tady se dá šetřit. Je ovšem dobré si vše dopředu spočítat a uvážit, jak moc budou takováto zařízení v provozu, a brát na to ohled už při jejich pořizování. Ačkoli se firmy snaží ušetřit a pořizují v omezeném množství i klasické stolní vybavení, například sešívačky nebo nůžky, zkušenosti našich zákazníků potvrzují, že to nedělá dobrotu. Mnohem lepší je sdílet hlavně kancelářskou techniku, dokládá Tomáš Procházka z Rafo. Bez kvalitních psacích potřeb, poznámkových bloků, zvýrazňovačů nebo korektorů si pracovní stůl každého pracovníka v kanceláři lze představit jen těžko.

4. Propočítejte si snižování nákladů

Cest, jak snížit výdaje za kancelářské potřeby, je řada. Nejvýhodnější je investovat do kvality. Propisovací tužka za korunu nebo levný korektor jsou na první pohled lákavé, ale nabízí se otázka, jak dlouho je s takovou tužkou možné psát a jaká bude kvalita korekcí. Často platí pravidlo: „Koupím levně, koupím dvakrát“. Zcela jistě se ale dá ušetřit nákupem méně kvalitního papíru do tiskáren a podobně.

5. Najděte si spolehlivého dodavatele

Podnikatel by se měl věnovat především rozvoji firmy a neztrácet čas hledáním věcí, které potřebuje pro zajištění chodu kanceláře. Je proto dobré svůj čas investovat jen jednou. A to do výběru spolehlivého dodavatele. Jestliže zákazník nakupuje kancelářské produkty u jednoho dodavatele, ušetří si tím spoustu práce a zejména času. Vyvaruje se rozdrobené komunikaci s několika subjekty najednou a nemusí strávit celý den hledáním v nabídkách desítek firem. Vyhne se i dlouhému studování různých podmínek, například pro dopravné nebo reklamace, doporučuje Jana Martínková.

EBF

Kromě kamenných obchodů lze kancelářské zboží vybírat i ve specializovaných e-shopech. I začínajícím podnikatelům a firmám dokáží nabídnout zajímavé cenové balíčky nebo věrnostní programy. Ideální je, když dodavatel dokáže svojí nabídkou pokrýt všechny potřeby, čímž převezme velkou část starostí za firmu. Kromě kancelářských potřeb tak můžete najednou vyřešit i starost o úklidové a hygienické potřeby. Zároveň je schopen dodat i běžné občerstvení do kanceláře, jako jsou káva, čaj, minerální vody a další, říká Martin Holoubek.

Do optimálního pracovního prostředí by měla společnost investovat. Později se jí to vrátí cestou neekonomickou, kterou představuje spokojenost zaměstnanců, ale i cestou ekonomickou, a to ve formě vyšší produktivity práce zaměstnanců. Majitelé firem by proto neměli zvažovat pouze ekonomický dopad. Vyplácí se v kancelářích omezovat stereotypy pracovního prostředí. Svou nezastupitelnou roli hrají i design a doplňky, které dokáží povzbudit inspiraci pracujících.

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení: Landing page jako součást inbound marketingové strategie

  •  
    Jak vytvářet landing page do 1 hodiny
  • Jak postavit na nohy vaše současné landing page
  • Jak vyhodnocovat všechny vaše vstupní stránky webu

Detailní informace o školení Landing page jako součást inbound marketingové strategie »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+