Cestovní náhrady se poskytují zejména zaměstnancům v trvalém pracovním poměru a zaměstnancům činným na dohody o pracovní činnosti nebo na dohody o provedení práce. V případě dohod musí být toto právo sjednáno smluvně, jakož i místo pravidelného pracoviště.
Vyúčtování pracovní cesty
Zaměstnavatel obvykle stanoví vnitřním předpisem termín vyúčtování pracovní cesty. Není-li dohodnutý jiný termín, je zaměstnanec povinen vyúčtovat pracovní cestu do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty.
Pokud při vyúčtování cestovních náhrad vzniknou haléřové částky, částka, která se zaměstnanci vyplatí, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.
Zálohy na pracovní cesty
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zálohu na cestovní výdaje. Mohou se ale dohodnou jinak. Záloha se většinou vyplácí v hotovosti z pokladny, nic však nebrání tomu, aby zaměstnavatel zálohu poskytl bezhotovostně převodem peněz na účet zaměstnance.
Zaměstnanec v termínu pro vyúčtování pracovní cesty předloží písemné doklady k vyúčtování. V případě, že zaměstnanec nevyúčtuje zálohu ve stanoveném termínu, je zaměstnavatel podle § 147 zákoníku práce oprávněn srazit vyplacenou zálohu zaměstnanci ze mzdy.
Zaměstnavatel do 10 pracovních dnů od předložení dokladů provede vyúčtování cestovních náhrad a doplatí příslušné částky výdajů, které nebyly případnou zálohou pokryty.
Cestovní náhrady při tuzemských pracovních cestách
Zaměstnavatel poskytuje tyto cestovní náhrady:
- jízdné při pracovní cestě,
- jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny,
- výdaje za ubytování,
- zvýšené stravovací výdaje (stravné),
- nutné vedlejší výdaje.
Sazby stravného na tuzemské pracovní cestě stanovené pro podnikatele
Zaměstnavatel hradí na cestách po území České republiky zaměstnancům stravné, které je úhradou výdajů spojených se stravováním v restauracích, ve kterých se zaměstnanec obvykle nestravuje. Stravné se zaměstnanci poskytuje podle doby trvání pracovní cesty a nepokrývá plně výdaje spojené se stravováním. Výše výdajů tedy nemusí odpovídat skutečným výdajům zaměstnance, proto se nepožaduje jejich prokázání. Čtěte více: Víte, jaké jsou sazby pro jízdné a stravné pro rok 2008?
Zaměstnavatel poskytne podle § 163 zákoníku práce zaměstnanci za každý pracovní den cesty stravné nejméně ve výši:
- 58 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 88 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Je-li na pracovní cestě poskytnuta strava formou snídaně, oběda nebo večeře (nikoli poskytnuté občerstvení), krátí zaměstnavatel zaměstnanci stravné. Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci míru krácení sdělit před vysláním na pracovní cestu. V případě, že tak neučiní, není oprávněn stravné krátit. Čtěte více: Víte o možnosti poskytování cestovních náhrad paušálem?
Horní hranici krácení stravného stanoví zákoník práce bez ohledu na skutečnou hodnotu poskytnutého jídla. Důležitá je okolnost, že zaměstnanec na toto jídlo finančně nepřispívá. Stravné se bude krátit v závislosti na délce pracovní cesty za každé jídlo až o hodnotu:
- 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5–12 hodin,
- 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu od 8.00 hod. do 22.00 hod. Zaměstnavatel mu v průběhu této cesty zajistil oběd, na který zaměstnanec finančně nepřispíval. Zaměstnanec byl před vysláním na pracovní cestu seznámen s okolností krácení stravného.
Pracovní cesta trvala 14 hodin, zaměstnanci náleží podle zákoníku práce stravné nejméně ve výši 88 Kč. Jelikož mu byl bezplatně poskytnut oběd, stravné může být kráceno až o 35 %, tedy o částku 31 Kč. Zaměstnanci bude vyplaceno stravné ve výši 57 Kč.
Stravné se v souladu s § 189 zákoníku práce zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru.
Cestovní náhrady vyplácíte/dostáváte:
Pokud jsou zaměstnanci poskytnuta dvě nebo tři hlavní jídla, zaměstnavatel zkrátí stravné za každé poskytnuté jídlo a nemusí již žádné stravné vyplatit. V případě nejdéle trvající pracovní cesty, tj. u časového pásma nad 18 hodin, zůstane zaměstnanci i při poskytnutí snídaně, oběda a večeře nejméně 25 % stravného.
Dvoudenní tuzemská pracovní cesta
Při pracovní cestě, která trvá dva kalendářní dny, se upustí od odděleného posuzování doby trvání cesty, pokud je to pro zaměstnance výhodnější.
Zaměstnankyně odjela na pracovní cestu ve 14 hodin a přijela následující den v 15 hodin. Ve vnitřním předpise zaměstnavatele je stanoveno stravné v maximální uznatelné výši, tj. 69, 106 a 165 Kč.
Zaměstnankyni náleží za první den pracovní cesty stravné ve výši 69 Kč (za 10 hodin). Druhý den strávila na cestě 15 hodin, tj. stravné náleží ve výši 106 Kč. Celkem by mělo být zaměstnankyni vyplaceno 175 Kč.
Dle zákoníku práce je nutné posoudit, zda by nebylo výhodnější oba nároky na stravné sečíst. Celkově tedy zaměstnankyně strávila na pracovní cestě 25 hodin (10 + 15). Stravné ve výši 165 Kč pro toto časové pásmo je nižší než stravné vyplacené při posouzení každého dne zvlášť. Zaměstnankyni ale bude vyplaceno 175 Kč, jelikož je to pro ni výhodnější.
