Pracovní úkoly si pamatovat nemusíte. Zkuste nástroj, který je připomene

Už jste vyzkoušeli populární metodu organizace práce GTD? Pokud ne, využijte pro to jeden z nástrojů, který si více přiblížíme.

Také v podnikání se objevuje množství úkolů, které musí za den podnikatel stihnout vyřídit. Pamatovat si je všechny ale nemusí. Stačí efektivně využívat metodu organizace práce GTD (Getting Things Done), kterou vytvořil americký kouč David Allen.

Ten doporučil si vytvořit externí systém seznamů, které jednotlivé úkoly připomenou tak, aby se uživatel mohl soustředit pouze na jejich plnění. K tomu slouží několik nástrojů, tzv. úkolovníků. Jedním z nich je i Evernote, který navíc synchronizuje úkoly přes cloud. Čtěte, co je to Cloud computing

Ačkoliv je práce s úkoly a GTD metoda obecně doménou platformy Mac i iOS, ne vždy se najde vhodná aplikace, která je navíc multiplatformní, a tak je někdy třeba improvizovat. Se zajímavým řešením do firmy přichází poznámková aplikace Evernote

Čtěte také: Zorganizujte si čas účelně pomocí užitečných programů

Úkolů přibývá, času ubývá a papír na poznámky přestává stačit. Mnozí se již o přechod do elektronické formy pokoušeli, ale zatím to vždy ztroskotalo na tom, že papír byl vždy „rychlejší“.

Jaké požadavky by měl splňovat GDT nástroj

Rychlost organizace a zadávání kdekoliv se tedy ukazuje jako zcela zásadní. Jaké požadavky by měl mít případný nástroj, který by mohl nahradit klasický poznámkový bloček?

  • rychlost zadávání Cloud sync – poznámky vždy u sebe na všech zařízeních,
  • případné sdílení s ostatními Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • přehlednost 
  • možnost propojení s e-mailem 
  • možnost příloh 
  • nějaké řešení kalendáře 
  • propojení s request tracking systémem ve firmě a lidmi mimo firemní systém
  • možnost klávesových zkratek v systému 
  • stabilita 
  • snadné hledání

Jedním z nástrojů, které tyto požadavky splňuje je právě poznámkový nástroj Evernote. Není to ideální řešení, ale nad papírem zatím vyhrává.

Jaké výhody přináší Evernote

Poznámky včetně příloh se synchronizují s cloudovým úložištěm Evernote, limit účtu zdarma je 60 MB/měsíc, což pro texty a občasný obrázek, zdá se, zatím stačí. V chytrém telefonu, v počítači, případně na webu jsou proto vždy aktuální verze jednotlivých úkolů.

Čtěte také: Ivo Toman: Bohužel mnoho lidí více pracuje, než myslí

Lze vytvořit webový odkaz na konkrétní záznam a poslat jí třetí osobě e-mailem. Ta si pak může odkaz uložit do svého Evernote účtu nebo používat jen přístup z prohlížeče i bez zalogování (záleží na nastavení práv sdílení).

Webové odkazy se navíc dají používat i jako můstek mezi firemním request tracking systémem pro informování ostatních o stavu daného úkolu. Poznámky jsou na serveru, pod Mac OS X a Win se synchronizují celé, v Androidu pak pouze hlavičky a daná zpráva se stáhne až po jejím otevření. V plné verzi lze nastavit plně synchronizovatelné úkoly.

Čtěte také: 5 tipů, jak se vyhnout pracovnímu stresu

widgety

Možnost příloh je ve verzi zdarma omezená na 60 MB/měsíc a obrázkové a PDF přílohy, placená verze nabízí 1 GB/měsíc a přílohy v jakémkoliv formátu. Dále zvládá propojení s jinými systémy ve firmě a lidmi mimo systém pomocí webových odkazů. Není to dokonalé řešení, ale použitelné ano. 

Případně lze jednorázově poslat daný úkol e-mailem rovnou z aplikace, ovšem bez odkazu. Výhodou je také možnost klávesových zkratek v systému, dále stabilita a také snadné hledání. Další zajímavou funkcí je rozpoznávání textu pomocí technologie OCR.

Které další výhody tato aplikace nabízí a jak si GDT metodu přizpůsobit svým potřebám? Zjistěte v článku na Jablíčkář.cz

2 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 5. 9. 2012 10:46

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení online marketingu - jak přivádět na web návštěvnost

  • Vyhledavače a PPC kampaně - jak fungují
  • Webová analytika - k čemu jí využít
  • Facebook a další sociální sítě - co a jak komunikovat

Detailní informace o Školení online marketingu »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+