Hlavní navigace

Radíme, jak můžete zefektivnit práci s e-mailovou schránkou

 Autor: 258398
Redakce 28. 12. 2013

Správná práce s e-mailovou schránkou vám může uspořit spoustu času. Přečtěte se několik tipů, které vám pomůžou vaši práci zefektivnit.

Takřka každý podnikatel pracuje dennodenně s e-mailovou schránkou. Nesprávná práce s poštou vás však zbytečně připravuje o čas. Jednou z možností, jak zefektivnit svoji práce s e-maily, je využít systém Zen To Done (Zenem k hotovému). Jedná se o jednoduchý způsob řízení práce, pomocí kterého nahradíte škodlivé návyky těmi užitečnými.

Čtěte také: Naučte se pracovat se svou e-mailovou schránkou. Přečtěte si naše tipy

Určete si priority

Nejen u e-mailů platí, že základem je stanovit si priority. Při otevření pošty si proto naplánujte, na které zprávy odpovíte ihned a které počkají. Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte hned, doporučuje Jan Dvořák ze školícího střediska Gopas. E-maily, které nevyžadují okamžitou reakci, si zařaďte, stanovte si termín odpovědi a udělejte si poznámku v kalendáři.

Nebuďte otrokem emailů

Pokud máte zvyk e-mailovou schránku neustále kontrolovat, snažte se ho zbavit. Kazí vám soustředění a odvádí vás od práce. Naučte se e-maily kontrolovat v delších intervalech, ideálně alespoň hodinových.

Zjednodušte systém emailových složek

V e-mailové schránce se vyplatí používat složky, které vám usnadní práci. Zároveň to však nepřehánějte s jejich množstvím a filtry pro automatické rozřazování přijatých zpráv do různých složek. Pokud jste si vytvořili složitý systém mnoha zbytečných emailových složek, do kterých se vám automaticky přesouvá doručená pošta například podle odesílatele, obsažených příloh nebo jiného kritéria, zkuste jej zjednodušit. Více složek znamená více času a pozornosti, kterou musíte věnovat kontrole každé z nich, vysvětluje Jan Dvořák z Gopasu. Stejně tak se však zbavte složek, které nevyužíváte. Promyslete si, zda opravdu zpětně využíváte složek, do kterých e-maily třídíte. Smažte struktury, které používáte jen ze setrvačnosti, doplnil serveru Podnikatel.cz Ondřej Kubera z firmy Effectivity, která se zabývá školením a kurzy ohledně zvyšování osobní produktivity.

Používejte klienta

Na osobním počítači se též vyplatí mít e-mailového klienta (Thunderbird, Outlook, apod.), který má oproti přístupu přes webové rozhraní řadu výhod. E-mailový klient přináší například jednotné rozhraní, možnost více schránek najednou, možnost filtrování, možnost čtení starých zpráv bez přístupu k internetu nebo zálohování. Nevýhodou může být cena, pokud se jedná o placeného klienta, a také přístup k poště, pokud se zrovna nenacházíte u svého počítače. Podle mého názoru je nejlepší dostupné řešení zvolit Thunderbird. Je zdarma, česky, stabilní, jednoduchý a nabízí možnost rozšiřování pomocí zásuvných modulů, domnívá se Marek Vich, regionální ředitel GrowJOB institute.

Našli jste v článku chybu?

1. 1. 2014 10:18

JKL (neregistrovaný)

Co zásadně urychlí práci s e-maily, tak ani tak ne různé "automatické třídění do složek", protože stejně jednou ty e-maily musíte vyřešit všechny a roztřídit si je podle důležitosti je nejlepší ručně. Protože i e-mail od odesílatele, který není nijak nikdy důležitý, tak jednou může být velmi klíčový a automatický filtr to nepozná a zařadí ho do složky, kterou kontrolujete třeba až večer jako "málo důležitou"; ale v zásadě dvě věci:

1) Mít předepsaných několik konceptů "univerzálních" odpovědí n…

Vitalia.cz: Manželka je bio, ale na sex moc není

Manželka je bio, ale na sex moc není

120na80.cz: Bojíte se encefalitidy?

Bojíte se encefalitidy?

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

DigiZone.cz: Sat novinky: Je tu Sky Sport News HD

Sat novinky: Je tu Sky Sport News HD

Měšec.cz: Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

Zdravotní a sociální pojištění 2017: Připlatíte

DigiZone.cz: Sat novinky: Fransat UHD Demo

Sat novinky: Fransat UHD Demo

Lupa.cz: Slevové šílenství je tu. Kde nakoupit na Black Friday?

Slevové šílenství je tu. Kde nakoupit na Black Friday?

120na80.cz: Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Rakovina oka. Jak ji poznáte?

Měšec.cz: Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Finančním poradcům hrozí vracení provizí

Podnikatel.cz: Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Prodává přes internet. Kdy platí zdravotko?

Podnikatel.cz: Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Měšec.cz: Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

Měšec.cz: Přejete si číslo účtu na přání?

Přejete si číslo účtu na přání?

DigiZone.cz: Filmbox Live pro předplatitele UPC DTH

Filmbox Live pro předplatitele UPC DTH

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

DigiZone.cz: Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

DigiZone.cz: Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

Digi CZ výrazně zlevnila balíček HBO

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Měšec.cz: Jak vymáhat výživné zadarmo?

Jak vymáhat výživné zadarmo?

120na80.cz: Jak oddálit Alzheimera?

Jak oddálit Alzheimera?