Hlavní navigace
Už zbývá jen pro podání daňového přiznání. Vyřešte je s našimi chytrými formuláři a tipy na slevy.

Tele- a videokonference mohou podnikateli šetřit cestovné

Autor: 244086
Jana Bohutínská

Místo pracovních cest mohou zaměstnanci a podnikatelé komunikovat na dálku - přes tele- nebo videokonferenci. Počáteční investice do vybavení však nemusí být zanedbatelná. Proto je dobré uvážit efekty a návratnost.

Každá služební cesta zaměstnance znamená pro zaměstnavatele zvýšené náklady. Musí zaměstnanci uhradit cestovné nebo pohonné hmoty, stravné, případně ubytování. Cestou navíc zaměstnanci vznikají časové ztráty a prodlevy a může mu také „stát” práce v kanceláři. Pokud například cestuje za jedním klientem, pro dalšího může být v tuto dobu nedostupný. Podobná situace třeba nastane v případě, že má firma více poboček či řadu obchodních zástupců pracujících v různých lokalitách po celé České republice nebo i v zahraničí. Čtěte více: Firemní karty na zahraničních služebních cestách

Cestování je nejen časově, ale také finančně nákladné. Podnikatelé však mohou cesty nahradit komunikací přes telefon nebo internet. Nabízí se rozličná řešení – od těch nejjednodušších, dostupných každému, jako je e-mailová pošta, přes rozšířené sítě jako je ICQ nebo Skype, až po různě složité telekonferenční nebo videokonferenční systémy.

Od e-mailu po systém na míru

Jednoduchý konferenční hovor nebo videokonferenci lze uspořádat již za pomoci Skype. V prvním případě stačí počítač vybavený reproduktory a mikrofonem, ve druhém případě je navíc nezbytná web kamera. Nákup specializovaného videokonferenčního systému se však vyplatí až tomu, kdo chce spolu se změnou komunikace ve firmě hlouběji zasáhnout do struktury jejího fungování a řízení – interně a případně i externě směrem k zákazníkům. Čtěte více: Je porada přežitkem nebo efektivním nástrojem řízení?

Cena není právě nejnižší

Pořízení profesionálního vybavení k pořádání videokonferencí není právě levné. Pohybovat se může v rozmezí 1200 euro (asi 30 tisíc korun) v případě jednoduchého videotelefonu, přes několik tisíc euro za větší systém, až po desítky tisíc euro za rozsáhlejší systémy. Ty se ovšem spíše než pro malé a střední podnikatele hodí pro velké nadnárodní firmy, jejichž potřeba komunikace je větší, stejně jako vzdálenosti, přes které se lidé potřebují jednoduše spojit. Poměrně vysokou cenu tak je možné označit za asi nejpodstatnější mínus při rozhodování, zda do podobného vybavení investovat nebo ne. A je nutné zvážit, jestli chce podnikatel tento systém do své firmy pustit nebo ne a jakou částku vůbec může investovat.

Podle Davida Otoupalíka ze společnosti GiTy však existuje také možnost pronájmu videokonferencí i videokonferen­čních místností. Výhody videokonference jsou počitatelné, jako úspory za cestovné, pohonné hmoty, amortizaci, i nepočitatelné, jako je třeba fakt, že zaměstnanec může být více se svou rodinou, uvádí David Otoupalík. Naráží tak i na využití videokonference v domácí kanceláři a při lepším slaďování pracovního a soukromého života. Zaměstnanec pak takto může být ve spojení nejen s centrálou, ale i se svými kolegy nebo zákazníky, zároveň šetří čas tím, že nemusí denně do kanceláře dojíždět. Podle Otoupalíka sice záleží na situaci a potřebách jednotlivé firmy, návratnost počáteční investice se však může pohybovat i v řádech pouhých několika měsíců. Čtěte více: Flexibilní formy zaměstnání jsou stále oblíbenější

Počáteční investice se firmě vyplatí, domnívá se i Hana Šolcová ze společnosti AV Media. A dodává, že řešení se poskytují na míru podle velikosti a konkrétních potřeb dané firmy.

Content 2017 - tip Footshop

Anketa

Jaký styl řízení uplatňujete?

Videokonference má kromě přenosu obrazu a zvuku výhodu v tom, že přes ni lze sdílet dokumenty nebo prezentace a v reálném čase na nich spolupracovat. To sice tak dobře nepůjde s jednoduchým videotelefonem, ale se systémem za cenu řádově několik tisíc eur již ano. Vemun Waksvik ze společnosti Tandberg připomíná, že kromě úspor a proměny podnikatelského stylu mají videokonference také „zelený” efekt.

Tele a videokonference má plusy i mínusy

Zkušenosti s využitím tele- a videokonferencí ve firemní praxi však nejsou jednoznačné. Plusem využívání tele- nebo videokonference je, že se ušetří za cestování, pracovníci jsou nezávislí na místě práce a mohou si cokoliv dojednat vlastně po celém světě, shrnuje Ivana André, která telekonferenci a videokonferenci využívá ve své každodenní práci. Nevýhodou však je, že hůř vznikají osobní nebo mimopracovní vazby, lidé takto mluví pouze o práci a jedná se o trochu odtažitou komunikaci, uvažuje Ivana André nad nevýhodami. Další nevýhodou videokonference podle ní může být také nekvalitní přenos a zpoždění, které zvuk a obraz mají, s čímž se nesetkává u telekonference. Proto některé firmy využívají telekonferenci zároveň s připojením na internet a sdílením potřebných dokumentů, dodává Ivana André. Čtěte více: Úvod do managementu

Našli jste v článku chybu?
15. 9. 2009 17:09
David (neregistrovaný)
Já osobně používám videokonference a telekonference téměř každý den. Je pravda, že pokud obchodní partneři o této technologii nikdy neslyšeli nebo si ji spíš nevyzkoušeli, je to někdy problém. Ale ve většině případů to ocení všichni zúčastnění. Když si uvědomí, že odpadne min. 50 % neproduktivního času tak není co řešit. U nás používáme softwarové videokonference a dostupnost a náklady pro všechny strany jsou minimální.
15. 9. 2009 14:16
gatkis (neregistrovaný)
Já vidím spíše pozitiva... i v běžném b2b kontaktu nemám problém spojit se s dodavatelem/zákazníkem či obchodním partnerem přes videokonferenci. Sedím na své pobočce, můžu si k jednání, bez zbytečných výmluv, remcání atd., přizvat kolegy z jiných oddělení. Odpadá problém náročného plánování a schvalování služebních cest... Ale pokud si chcete s obch. partnerem i něco dobrého vypít, tak samozřejmě nezbývá nic jiného, než uvolnit videokonferenční místnost pro někoho jiného :) a vyrazit mimo firmu …