Vykašlete se na interní firemní stránky, používejte Trello

Trello je jednoduchý nástroj, který funguje tak trochu jako nástěnka. Je však velmi důmyslný v nastavení různých možností a pro malé firmy je zdarma.

Jak sdílet s novým zaměstnancem například všechny důležité kontakty či úkony, kterého v prvních dnech v práci čekají? Posílat instrukce mailem či zřizovat kvůli tomu speciální interní webové stránky či dělat vývěsku v Outlooku je dnes už mimo dobu. Stačí používat jednoduchý nástroj Trello, který má prakticky nekonečné možnosti nastavení a dá se i lehce aktualizovat.


Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Trello je v zásadě interaktivní nástěnka, na níž můžete umístit jednotlivé úkoly, vzkazy a nové zprávy, které dále můžete upravovat, komentovat a sdílet pouze s vybranými členy, nebo ji klidně dát i veřejně. Pokud si vyhrajete s počátečním nastavením, můžete získat efektivní nástroj, který vám ulehčí práci s informacemi, které je nutné sdílet se svými zaměstnanci. Abych vysvětlil, jak funguje v praxi, vezmu to na konkrétním příkladu, jak vytvořit nástěnku pro nového zaměstnance

1. krok – vytvořte si účet

Na začátku je nutné uvést, že Trello je v angličtině a nemá prozatím české rozhraní, pokud však pochopíte základní údaje, ani cizí jazyk by vás nemusel odradit. Na úvodní stránce klikněte na tlačítko „Sign Up“, zaregistrujte se klasicky, nebo využijte registraci skrze Google účet. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

2. krok – zřiďte si stránku pro firmu

Trello umožňuje vytvářet více nástěnek, každou pro jiný účel. Můžete si vytvořit například nástěnku pro nového zaměstnance, nástěnku pro nové zprávy z firmy, nástěnku pro analýzy, nástěnku pro účetní atd. Všechny nástěnky lze soustředit do jedné velké stránky, která bude reprezentovat vaši firmu, díky tomu tak můžete jednoduše spravovat všechny nástěnky najednou. Navíc pokud oddělíte firemní nástěnky do firemní stránky, můžete Trello používat i pro soukromé účely. Novou firemní stránku zřídíte tak, že kliknete na tlačítko „plus“ vedle svého jména vpravo nahoře a kliknete na příkaz „New Organization“. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Při editaci názvu napište název své firmy, případně přidejte i její popisek (Description).

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

3. krok – personalizujte svoji firemní stránku

Po vytvoření firemní stránky se dostáváte automaticky na přehled a editaci stránky, kde si můžete nahrát firemní logo, přidat nové členy a upravit nastavení. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Členy přidáte jednoduše na kartě „Members“ přes tlačítko „Add Members“. Pokud nový zaměstnanec ještě není registrován na Trello.com, stačí vepsat jeho firemní e-mail a ihned se mu odešle pozvánka s výzvou pro registraci. Určitě doporučuji využívat výhradně firemní adresy, i pro budoucí lepší správu, pokud by se firma rozrostla a už byste rádi využili placený business účet

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Na kartě nastavení „Settings“ si pak určíte, zda bude nástěnka soukromá, tedy pouze pro zvané a na internetu neviditelná, nebo veřejná. U každé nástěnky pak lze ještě tuto možnost editovat zpětně. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

4. krok – začněte se svou první nástěnkou

Každá z nástěnek se skládá z jednotlivých karet, ty jsou navíc shromážděny v jednotlivých kategoriích tak, aby byly na stránce přehledné. Začněte tím, že opět vpravo nahoře kliknete na znaménko „plus“ a vyberte možnost „New Board“ a přiřadíte ji k vaší firmě. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Každá nástěnka má přednastaveny hned 3 kategorie, které ale můžete přejmenovat tak, jak se vám hodí. U nového zaměstnance jsem volil tyto 3 karty: 

  • kde si co vyzvednout
  • tvoje firemní nástroje
  • důležité kontakty
Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Počet kategorií není omezen a po kliknutí na příkaz „Add a list“ se automaticky přidá nová. 

5. krok – přidávejte karty

Jakmile máte vytvořeny jednotlivé kategorie, začněte s přidáváním konkrétních karet, ve výchozím nastavení se přidává jen základní popisek, ale při kliknutí na název karty se objeví rozšířené možnosti nastavení každé z karet, kde lze volit i jednotlivá práva u konkrétních uživatelů. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Můžete si tak vytvořit sice jednu kategorii pro nové zaměstnance, ale jednotlivé karty pak můžete selektovat pro konkrétní zaměstnance dle toho, v jakém oddělení například pracují. Viditelnost takové nástěnky tak může být pro každého zaměstnance zcela jiná. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

6. krok – poupravte si detailní nastavení své nástěnky

Nástěnka má v levém menu dostupné různé nastavení. Můžete přidat například hlasování pro jednotlivé karty, zda jsou pro zaměstnance srozumitelné, nebo přidat i kalendář. Karty můžete také obarvit dle důležitosti či nastavit u nich konkrétní čas plnění. To se hodí například u úkolů, které i přes Trello můžete zaměstnancům rovněž přiřazovat. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Trello umí vytvářet nové karty i prostřednictvím tajné e-mailové adresy, kterou vám aplikace automaticky vytvoří. Můžete tak na konkrétní nástěnku přidávat nové úkoly zaměstnancům, aniž byste do aplikace vůbec vstupovali. 

widgety

Jakmile dokončíte nastavení, nezapomeňte si uložit odkaz pro sdílení pro ty, co jsou již na Trello registrovaní. 

Screenshoty
Autor: trello.com, podle licence: Rights Managed

Screenshoty

Nekonečné možnosti nastavení

Aplikace Trello je chytrá a dokáže vás na nové úkoly, nové příspěvky automaticky upozornit skrze mobilní aplikaci, email či desktopovou notifikaci skrze prohlížeč. Jednotlivé úkoly lze propojit i s kalendářem. Pokud jako firma vyrostete a tento nástroj si oblíbíte, můžete využít placenou variantu, která umožňuje administrátorům jednodušší správu zaměstnaneckých účtů a především další personalizaci. Pro malou firmu ale bohatě stačí verze zdarma

4 názory Vstoupit do diskuse
poslední názor přidán 26. 8. 2014 8:58

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení PPC reklamy pro začátečníky

  •  
    Principy fungování PPC reklamy.
  • PPC nejsou jen ve vyhledávačích.
  • Zjednodušte si správu šikovnými nástroji.

Detailní informace o školení PPC reklamy »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+