Zasílání výplatnic mailem. Co na to zákony?

Prostřednictvím elektronických komunikací se dnes zasílá ledacos. Tak proč ne výplatní páska. Což ovšem není bez rizika.

V poslední době se stále častěji objevuje požadavek na zasílání výplatní pásky (výplatnice) elektronickou cestou. Ať už ze strany zaměstnanců, či zaměstnavatelů. Otázkou je, zda je tento postup v souladu se zákoníkem práce. Zjistili jsme u odborníků, zda jsou elektronické výplatnice přípustné a jak je to s ochranou osobních údajů.

Je elektronická výplatnice písemným dokladem?

Zaměstnavatel je v souladu s ustanovením § 142 zákoníku práce povinen vydat zaměstnanci při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu písemný doklad (tzv. výplatní pásku, výplatní lístek) obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Vzhledem k tomu, že zákoník práce nestanoví, co se rozumí „písemnou formou“, je třeba subsidiárně uplatnit zákon občanský zákoník, vysvětlil pro server Podnikatel.cz Petr Sulekministerstva práce a sociálních věcí. Dodal, že podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Ačkoliv předání dokladu o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách není právním jednáním (§ 545 občanského zákoníku), uplatní se výše citovaná úprava analogicky i pro posouzení zachování písemné formy tohoto dokladu. Je tedy zřejmé, že při předání výplatní pásky zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací jedná se o předání tohoto dokladu písemnou formou, ve smyslu ustanovení § 142 odst. 5 zákoníku práce.

EBF16

§ 142 odst. 5 zákoníku práce: Při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Na žádost zaměstnance předloží zaměstnavatel doklady, na jejichž základě mzdu nebo plat vypočetl.

Lze výplatnici doručit mailem?

Ilustrační obrázek
Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Doručování výplatnic mailem není zakázáno, má však svá úskalí.

V ustanovení § 334 odst. 1 zákoníku práce je zavedena legislativní zkratka „písemnost“ pro písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance a důležitých písemností týkajících se odměňování. Takovými písemnostmi je například výpověď, záznam o porušení režimu při dočasné pracovní neschopnosti, upozornění na možnost výpovědí, ale také mzdový výměr (§ 113 odst. 4 zákoníku práce) či platový výměr. Jestliže zákoník práce stanoví v ustanovení § 335 odst. 1, že prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, pokud zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování, týká se to písemností uvedených v ustanovení § 334 odst. 1, nikoliv výplatní pásky, která mezi nimi není uvedena, uzavřel mluvčí ministerstva práce a sociálních věcí Petr Sulek. Je tedy zřejmé, že lze doručovat i bez následného potvrzení převzetí písemnosti zaměstnancem zaručeným elektronickým podpisem. Tedy  běžnou elektronickou poštou.

Výplatnice a ochrana osobních údajů

Pakliže zaměstnavatel zvolí elektronickou formu vydání výplatní pásky, odpovídá za dostatečné zabezpečení dat a ochranu osobních údajů. Odborníci proto doporučují subsidiárně použít ustanovení § 335 zákoníku práce. Při zasílání výplatnice by se měla obecně dodržovat příslušná ustanovení zákona o ochraně osobních údajů (zejména ustanovení § 13 odst. 1), tak aby se zabránilo situaci, kdy se elektronická výplatnice dostane do nepovolaných rukou. Tím se zabrání případnému neoprávněnému zpracování či zneužití osobních údajů. Zaměstnavatelé tuto situaci řeší ve spolupráci s poskytovatelem mzdového softwaru zabezpečením elektronické výplatnice heslem, individuálním účtem na intranetu apod. Přestože je z hlediska zpracování heslo přístupné určitým pracovníkům (mzdový účetní, personalisté a vedoucí pracovníci), není takový postup v rozporu se zákonem. Jedná se o zaměstnance, kterým jsou osobní údaje, včetně výše jednotlivých mezd či platů k dispozici, neboť to plyne z jejich pracovního zařazení. Navíc jsou dle ustanovení § 15 zákona o ochraně osobních údajů vázaní mlčenlivostí.

Zákon o ochraně osobních údajů § 13:

Správce a zpracovatel jsou povinni přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Správce nebo zpracovatel je povinen zpracovat a dokumentovat přijatá a provedená technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem a jinými právními předpisy.

V rámci opatření podle odstavce 1 správce nebo zpracovatel posuzuje rizika týkající se

  • a) plnění pokynů pro zpracování osobních údajů osobami, které mají bezprostřední přístup k osobním údajům,
  • b) zabránění neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování,
  • c) zabránění neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje a
  • d) opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány.

V oblasti automatizovaného zpracování osobních údajů je správce nebo zpracovatel v rámci opatření podle odstavce 1 povinen také

  • a) zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby,
  • b) zajistit, aby fyzické osoby oprávněné k používání systémů pro automatizovaná zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby,
  • c) pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány, a
  • d) zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům.

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení: Práce s leady v digitálním prostředí

  •  
    Jaké online kanály používat pro získání leadu
  • Jakým způsobem pracovat s leady
  • Jak vyhodnocovat a optimalizovat efektivitu

Detailní informace o školení Práce s leady v digitálním prostředí »

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+