Hlavní navigace

Zasílání výplatnic mailem. Co na to zákony?

 Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed
Dagmar Kučerová

Prostřednictvím elektronických komunikací se dnes zasílá ledacos. Tak proč ne výplatní páska. Což ovšem není bez rizika.

V poslední době se stále častěji objevuje požadavek na zasílání výplatní pásky (výplatnice) elektronickou cestou. Ať už ze strany zaměstnanců, či zaměstnavatelů. Otázkou je, zda je tento postup v souladu se zákoníkem práce. Zjistili jsme u odborníků, zda jsou elektronické výplatnice přípustné a jak je to s ochranou osobních údajů.

Je elektronická výplatnice písemným dokladem?

Zaměstnavatel je v souladu s ustanovením § 142 zákoníku práce povinen vydat zaměstnanci při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu písemný doklad (tzv. výplatní pásku, výplatní lístek) obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Vzhledem k tomu, že zákoník práce nestanoví, co se rozumí „písemnou formou“, je třeba subsidiárně uplatnit zákon občanský zákoník, vysvětlil pro server Podnikatel.cz Petr Sulekministerstva práce a sociálních věcí. Dodal, že podle § 562 odst. 1 občanského zákoníku je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Ačkoliv předání dokladu o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách není právním jednáním (§ 545 občanského zákoníku), uplatní se výše citovaná úprava analogicky i pro posouzení zachování písemné formy tohoto dokladu. Je tedy zřejmé, že při předání výplatní pásky zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací jedná se o předání tohoto dokladu písemnou formou, ve smyslu ustanovení § 142 odst. 5 zákoníku práce.

§ 142 odst. 5 zákoníku práce: Při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Na žádost zaměstnance předloží zaměstnavatel doklady, na jejichž základě mzdu nebo plat vypočetl.

Lze výplatnici doručit mailem?

Ilustrační obrázek
Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Doručování výplatnic mailem není zakázáno, má však svá úskalí.

V ustanovení § 334 odst. 1 zákoníku práce je zavedena legislativní zkratka „písemnost“ pro písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance a důležitých písemností týkajících se odměňování. Takovými písemnostmi je například výpověď, záznam o porušení režimu při dočasné pracovní neschopnosti, upozornění na možnost výpovědí, ale také mzdový výměr (§ 113 odst. 4 zákoníku práce) či platový výměr. Jestliže zákoník práce stanoví v ustanovení § 335 odst. 1, že prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, pokud zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování, týká se to písemností uvedených v ustanovení § 334 odst. 1, nikoliv výplatní pásky, která mezi nimi není uvedena, uzavřel mluvčí ministerstva práce a sociálních věcí Petr Sulek. Je tedy zřejmé, že lze doručovat i bez následného potvrzení převzetí písemnosti zaměstnancem zaručeným elektronickým podpisem. Tedy  běžnou elektronickou poštou.

Výplatnice a ochrana osobních údajů

Pakliže zaměstnavatel zvolí elektronickou formu vydání výplatní pásky, odpovídá za dostatečné zabezpečení dat a ochranu osobních údajů. Odborníci proto doporučují subsidiárně použít ustanovení § 335 zákoníku práce. Při zasílání výplatnice by se měla obecně dodržovat příslušná ustanovení zákona o ochraně osobních údajů (zejména ustanovení § 13 odst. 1), tak aby se zabránilo situaci, kdy se elektronická výplatnice dostane do nepovolaných rukou. Tím se zabrání případnému neoprávněnému zpracování či zneužití osobních údajů. Zaměstnavatelé tuto situaci řeší ve spolupráci s poskytovatelem mzdového softwaru zabezpečením elektronické výplatnice heslem, individuálním účtem na intranetu apod. Přestože je z hlediska zpracování heslo přístupné určitým pracovníkům (mzdový účetní, personalisté a vedoucí pracovníci), není takový postup v rozporu se zákonem. Jedná se o zaměstnance, kterým jsou osobní údaje, včetně výše jednotlivých mezd či platů k dispozici, neboť to plyne z jejich pracovního zařazení. Navíc jsou dle ustanovení § 15 zákona o ochraně osobních údajů vázaní mlčenlivostí.

Zákon o ochraně osobních údajů § 13:

Správce a zpracovatel jsou povinni přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Správce nebo zpracovatel je povinen zpracovat a dokumentovat přijatá a provedená technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem a jinými právními předpisy.

V rámci opatření podle odstavce 1 správce nebo zpracovatel posuzuje rizika týkající se

  • a) plnění pokynů pro zpracování osobních údajů osobami, které mají bezprostřední přístup k osobním údajům,
  • b) zabránění neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování,
  • c) zabránění neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje a
  • d) opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány.

V oblasti automatizovaného zpracování osobních údajů je správce nebo zpracovatel v rámci opatření podle odstavce 1 povinen také

  • a) zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby,
  • b) zajistit, aby fyzické osoby oprávněné k používání systémů pro automatizovaná zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby,
  • c) pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány, a
  • d) zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům.
Našli jste v článku chybu?
Podnikatel.cz: Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Vitalia.cz: Máslo? Margarín? A co takhle sádlo?

Máslo? Margarín? A co takhle sádlo?

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Podnikatel.cz: K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

K EET. Štamgast už peníze na stole nenechá

DigiZone.cz: Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

Perspektivy TV v roce 1939 podle časopisu Life

DigiZone.cz: Flix TV: dva set-top boxy za korunu

Flix TV: dva set-top boxy za korunu

120na80.cz: Na ucho teplý, nebo studený obklad?

Na ucho teplý, nebo studený obklad?

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Podnikatel.cz: Udávání kvůli EET začalo

Udávání kvůli EET začalo

Root.cz: Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Nová třída SD karet A1 s vysokým výkonem

Podnikatel.cz: Věčně rozzlobený podnikatel? Cesta do pekel

Věčně rozzlobený podnikatel? Cesta do pekel

Vitalia.cz: V SAPĚ našli nelegální porážku kachen

V SAPĚ našli nelegální porážku kachen

Lupa.cz: Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Podnikatel.cz: Podnikatelům dorazí varování od BSA

Podnikatelům dorazí varování od BSA

Podnikatel.cz: Dva doklady netřeba, dejte to na účtenku k EET

Dva doklady netřeba, dejte to na účtenku k EET

120na80.cz: Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Popraskané rty? Některé balzámy stav zhoršují

Podnikatel.cz: Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Vitalia.cz: Perníčky: na uležení i hned měkké

Perníčky: na uležení i hned měkké

120na80.cz: 5 nejčastějších mýtů o kondomech

5 nejčastějších mýtů o kondomech