Partnerské sdělení

Starosti s cloudem ve firmě? Broker je vyřeší za vás

S rostoucí popularitou cloudových služeb je pro malé firmy stále náročnější udržet si o nich přehled. S džunglí vyúčtování a hesel však pomůže cloudový broker.

Je v našich počítačích, noteboocích, tabletech, chytrých telefonech, televizích a přehrávačích připojených k internetu, herních konzolích a pomalu proniká i do obchodů, restaurací, taxíků, aut, MHD nebo domácích spotřebičů. Má nesčetně podob – počínaje e-mailovými službami a sociálními sítěmi, přes „obchůdky“ s aplikacemi, streamované video či hudbu, online obchody, služby objednávek a dovozu jídla, objednání taxíku, hledání spoje v MHD nebo inteligentní ledničky. Zbývá jen málo oblastí, z nichž „nečouhá“ nějaká cloudová služba.

Je proto nejvyšší čas stát se z pouhého konzumenta skutečným uživatelem – uchopit cloudové služby a aplikace jako pracovní nástroj a dostat z nich maximum pro svůj byznys. Způsobů, kterými toho lze dosáhnout, je řada – počínaje lepším rozložením nákladů, přes úspory na nákupu IT „železa“, až po to nejzásadnější: lepší komunikaci s kolegy i zákazníky, spolupráci a sdílení v rámci firmy a v konečném důsledku vyšší produktivitě. O cloudu lze uvažovat například ve třech „byznysových“ rovinách.

Peníze

Peníze jsou často až na prvním místě. V případě cloudu tomu tak skutečně je – ne snad proto, že by byl vždy jednoznačně levnější, ale proto, že umožňuje náklady mnohem lépe rozložit a alokovat.

Díky cloudovým aplikacím nemusíte řešit počáteční investice do nákupu software a hardware (například server pro ekonomický systém nebo mailserver). Díky měsíčnímu poplatku za cloudovou službu navíc můžete náklady lépe vyhradit a časově vymezit. S nástupem nového zaměstnance objednáte potřebné služby a přesně víte, kolik vás „jeho IT“ bude každý měsíc stát. V případě ukončení pracovního poměru nebo konce smlouvy na dobu určitou prostě službu odhlásíte a neplatíte nic navíc. Je to elegantní řešení i v případě, že potřebujete dát určitý nástroj k dispozici externím spolupracovníkům nebo agenturním zaměstnancům.

Možnosti

S cloudovými aplikacemi můžete mít lepší kontrolu nad informacemi, s nimiž vaši interní i externí lidé pracují. Na jejich zařízení (např. notebook, tablet) totiž nemusí být lokální kopie dat, jako je tomu často u tradičních programů a v případě, že předplatné konkrétnímu zaměstnanci ukončíte, zůstanou jím vytvořené dokumenty nebo data, která vložil či zpracoval, v cloudové aplikaci automaticky přístupná ostatním (konkrétní možnosti závisí pochopitelně na dané cloudové aplikaci či službě). To pochopitelně umožňovaly podnikové aplikace a řešení i dříve – obvykle to ale znamenalo mít vlastní server a platit za jeho provoz a údržbu a možnosti přístupu a sdílení mimo kancelář byly často složitější, nebo omezenější.

Z hlediska spolehlivosti, dostupnosti a bezpečnosti představuje cloud pro řadu malých firem také krok vpřed. Většina poskytovatelů cloudových aplikací služeb dosahuje dostupnosti přes 99,5 % (někteří i přes 99,9 %) – to znamená, že služba je mimo provoz během celého roku v celkovém součtu jen desítky hodin, většina z toho ale obvykle připadá na plánované (a oznámené) odstávky. Data v cloudových aplikacích jsou neustále – navíc je většinou možné vytvořit si i vlastní lokální zálohu dat, obvykle ve formátu, který umožňuje případné převedení do jiné aplikace. Data, s nimiž pracujete a přistupujete k nim přes internet, jsou pochopitelně šifrována jak během přenosu, tak při ukládání u poskytovatele služby a některé cloudové aplikace nabízejí i vícefaktorové ověření pro vyšší zabezpečení přístupu. V neposlední řadě je podstatné, že cloudové aplikace jsou poskytovatelem udržovány aktuální – jak z hlediska zabezpečení, tak co se týče funkcí či vyhovění legislativě (například u účetních a ekonomických systémů).

Produktivita

Přínos cloudu by neměl být jen v úsporách, rozložení nákladů, nebo lepším zálohování. Nejpodstatnější je, že umožňuje zavést nové pracovní návyky, které ocení nejen mladší zaměstnanci. Možnost přístupu k firemní agendě, dokumentům a aplikacím na dálku ocení nejen obchodníci nebo vedení, ale také ti, kdo pracují na částečný úvazek (například ženy), lze jej využít i v případě nemoci nebo kalamity, jakou byla nedávná ledovka.

Především ale cloudová řešení umožňují lepší spolupráci na dálku – a to nejen s kolegy v týmu, ale také se zákazníky nebo dodavateli. Lze společně připravovat a diskutovat nabídky, nahradit cestování na schůzky videokonferencemi a společně pracovat přímo v cloudových aplikacích – a to i v reálném čase. O to, aby se vaši zaměstnanci seznámili s novými funkcemi, se mohou zasadit například ti, kdo se doposud starali o chod vašeho serveru a aplikací na něm – pomohou tak zvýšit produktivitu, namísto toho, aby jen udržovali věci v chodu.

Výzvy

Cloud představuje pochopitelně i nové výzvy a možná rizika, o kterých je dobré vědět a vybírat si služby a jejich poskytovatele tak, abyste je minimalizovali.

Vedle otázek bezpečnosti a ochrany dat, které by vydaly na samotný článek, je to rostoucí složitost správy, která přichází s rostoucím počtem cloudových aplikací používaných ve firmě. Udržet si přehled o přístupových právech, variantách předplatného a myriádě hesel, která používají desítky zaměstnanců u pěti či více cloudových služeb, lze pomocí tabulky v excelu jen stěží. Pro přístup ke cloudovým službám je navíc nezbytná spolehlivá konektivita – a to jsou další smlouvy, sim karty a vyúčtování. Spravovat cloud jako jednotlivé služby, aplikace a datové služby může záhy představovat nemalou agendu. Už před třemi lety proto analytici společnosti Gartner navrhli koncept cloudových brokerů (CSB, Cloud Service Brokerage) – organizací, které velkoobchodně nakupují služby a aplikace, případně je kombinují se službami vlastními a následně je nabízejí na jednom „místě“.

Nákupem cloudových služeb od brokera můžete vyřešit hned několik potenciálních problémů: sjednotit a zpřehlednit platby za ně, zajistit přístup ke všem službám pomocí jednotného zabezpečení (resp. jednotného přihlášení zabezpečeného silným heslem nebo vícefaktorovým ověřením – např. heslo a SMS) a v neposlední řadě také přehledně spravovat uživatelská a přístupová práva zaměstnanců k jednotlivým službám a aplikacím. Výhodou také je, že služby a aplikace, které jsou pro fungování vašeho podniku často životně důležité, můžete nasmlouvat u silného a stabilního dodavatele.

Od začátku bylo jasné, že mezi ideálními kandidáty na funkci CSB budou telekomunikační operátoři – zejména ti provozující mobilní sítě, neboť plnohodnotné využití možností, které nabízí cloud (přístup odkudkoliv, práce a spolupráce na dálku z mobilních zařízení), vyžaduje rychlé mobilní datové připojení. Není proto divu, že mezi prvními cloudovými brokery v Česku je T-Mobile, který svůj T-Cloud spustil letos na podzim.

Český cloudový broker

Společnost T-mobile oznámila spuštění služby T-Cloud, která představuje v podstatě čistokrevný model CSB, v září letošního roku. V současné době nabízí úvodní portfolio pěti služeb, které zahrnují online účetní program Helios One (včetně bezplatné verze pro jednoho uživatele a varianty pro účetní firmy umožňující bezplatný přístup jejich zákazníků – podnikatelů), cloudové služby Spontania  Videomeeting a Classroom určené pro videokonference a vzdělávání na dálku, aplikaci T-Cloud zakázka obsahující souhrnný přehled drtivé většiny veřejných zakázek v ČR (od 149 Kč měsíčně za jeden obor), a zálohovací služby T-Cloud backup pro jednotlivé uživatele (v základní verzi 2GB dat zdarma) nebo skupiny (na úrovni složek, nebo celého operačního systému).

Objednání nové cloudové služby v rámci T-Cloud je přehledné a nevyděsí ani méně zkušené uživatele

Objednání nové cloudové služby v rámci T-Cloud je přehledné a nevyděsí ani méně zkušené uživatele

Kompletní portfolio T-Cloud lze vyzkoušet v měsíční lhůtě bezplatně – pro podnikatele a malé firmy bude patrně nejzajímavější trojice zahrnující online účetnictví, přehled veřejných zakázek a službu zálohování. Do budoucna by se v nabídce měla objevit například Office 365 včetně možnosti účtování poplatků po měsících – ceny služeb T-Cloud jsou navíc nastaveny v korunách, nikoliv v eurech.

První, čeho si při práci s T-Cloudem všimnete, je jednoduché a přehledné rozhraní (zkušenějším uživatelům se může zdát snad až moc jednoduché) – vše je připraveno tak, aby objednávání nových služeb, nastavování práva správce a další úkony byly jasné a srozumitelné. Snadno také dohledáte příručky (PDF), smlouvy a další informace o jednotlivých aplikacích. Prostředí samotných aplikací se už samozřejmě může lišit – ty, které si T-Mobile nechal pro své portfolio CSB připravit na míru, (zálohování, veřejné zakázky) se drží jednoduchého a přehledného vzhledu rozhraní T-Cloud, další jako je Helios One mají rozhraní odlišné, ale stále přehledné.

V rámci testovacího měsíce si u T-Cloud můžete nastavit sledování veřejných zakázek ve třech oborech.

V rámci testovacího měsíce si u T-Cloud můžete nastavit sledování veřejných zakázek ve třech oborech.

T-Cloud je výtečnou ukázkou toho, co cloudoví brokeři již nyní mohou zákazníkům nabídnout: počínaje silou a stabilitou (a tedy i dlouhodobou perspektivou – jistotou dostupnosti služeb), technickým zázemím a infrastrukturou umístěnou v ČR a dalších zemích EU, odkud jsou služby poskytovány. Především ale nabízí možnost zřídit cloudové služby i nezbytnou konektivitu u jednoho poskytovatele, spravovat cloud – tedy používané aplikace i práva uživatelů (zaměstnanců) v jednoduchém a přehledném rozhraní, jednotně a přehledně je vyúčtovat v korunách a mít jistotu jejich jednotné dostupnosti.

Zbývá už jen přání, aby se počet nabízených aplikací a služeb co nejrychleji rozrůstal. Ty stávající si na měsíc můžete zdarma objednat a vyzkoušet. Zejména v případě přehledu veřejných zakázek je to lákavá nabídka.

Lukáš Erben

Spolupracovník serveru Podnikatel.cz

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+