Jak ušetřit balík přechodem na elektronické doklady

Papírové dokumenty související s dodáváním zboží nebo služeb, vystavováním a příjmem faktur, objednávek a dalších dokladů dnes stále převažují, a to i u řady velkých společností.

Přitom jejich nahrazením a úpravou souvisejících činností mohou firmy ušetřit významný objem finančních prostředků a hodiny práce zaměstnanců.

S rostoucím množství elektronických dokladů ovšem vyvstávají dodatečné náklady související s jejich zpracováním. Oříškem je především pořizování údajů do podnikového systému, zpracování různých podob elektronických dokladů a zajištění souladu s legislativou.

Posíláte a přijímáte doklady přes e-mail?

Zasílání dokladů e-mailem je věčný evergreen. Poslat větší množství dokladů v různých formátech automatizovaně přes e-mail, opatřit je elektronickým podpisem a dát do elektronického archivu bez nutnosti větších zásahů je klíčem k úspěšnému řešení. Z pohledu zajištění pravosti dokladů pak řešení prakticky neprolomitelné.

Zcela jinak je to s příjmem elektronických dokladů. Existuje firemní e-mailová adresa pro příjem elektronických faktur? Jestliže ano, je potřeba se zabývat zpracováním emailů, získáním údajů do podnikového systému a ukládáním přijatých dokladů přímo v elektronické archivu automatickou cestou.

Chodí vám faktury e-mailem? Zjistěte, jak je snadno zpracovávat na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Skenování a OCR je často zbytečné

Častým počinem, jak se zbavit papíru, je skenování a následné vytěžování dokumentů pomocí OCR. Převádění údajů na text tímto způsobem však vyžaduje kontrolu, protože je zatíženo chybami. Najít chyby a dosáhnout stoprocentní správnosti stojí úsilí.

Přesvědčíme-li dodavatele, aby zasílali své faktury byť třeba i jen v libovolném PDF, velká většina z nich již bude přímo obsahovat text. Umíme-li tento text načíst do správných polí podnikového systému, ušetříme velkou hromadu práce.

Více o zpracování elektronických dokladů na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Bez zajištění evidence a schvalování skončíte opět u papíru 

Objednávku je potřeba potvrdit, fakturu schválit. Bez flexibilního elektronického workflow se papírům prostě nevyhneme a celý proces bude stejně pomalý. Pomocníkem jsou zde tzv. metadata, která dokážou určit jakým způsobem má doklad podnikem procházet.

Bezpečná a důvěryhodná elektronická archivace

Předtím jsme měli šanony, kam dávat elektronické doklady? Účetní si potřebují vést přehledy a mít archiv dokladů, u kterého se budou moci spolehnout na jeho úplnost a průkaznost. Pokud se povede zajistit důvěryhodnou elektronickou archivaci, dokázat pravost dokladu u soudu bude hračka. Pokud ne, máme ještě v záloze auditní stopu.

O přechodu na e-doklady, dostupné technologii a související legislativě se dozvíte více 3. října v Brně a 8. října v Praze na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Přihlásit se můžete na adrese www.ccv.cz/edoklady. 

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+