Hlavní navigace

Jak ušetřit balík přechodem na elektronické doklady

24. 9. 2013

Papírové dokumenty související s dodáváním zboží nebo služeb, vystavováním a příjmem faktur, objednávek a dalších dokladů dnes stále převažují, a to i u řady velkých společností.

Přitom jejich nahrazením a úpravou souvisejících činností mohou firmy ušetřit významný objem finančních prostředků a hodiny práce zaměstnanců.

S rostoucím množství elektronických dokladů ovšem vyvstávají dodatečné náklady související s jejich zpracováním. Oříškem je především pořizování údajů do podnikového systému, zpracování různých podob elektronických dokladů a zajištění souladu s legislativou.

Posíláte a přijímáte doklady přes e-mail?

Zasílání dokladů e-mailem je věčný evergreen. Poslat větší množství dokladů v různých formátech automatizovaně přes e-mail, opatřit je elektronickým podpisem a dát do elektronického archivu bez nutnosti větších zásahů je klíčem k úspěšnému řešení. Z pohledu zajištění pravosti dokladů pak řešení prakticky neprolomitelné.

Zcela jinak je to s příjmem elektronických dokladů. Existuje firemní e-mailová adresa pro příjem elektronických faktur? Jestliže ano, je potřeba se zabývat zpracováním emailů, získáním údajů do podnikového systému a ukládáním přijatých dokladů přímo v elektronické archivu automatickou cestou.

Chodí vám faktury e-mailem? Zjistěte, jak je snadno zpracovávat na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Skenování a OCR je často zbytečné

Častým počinem, jak se zbavit papíru, je skenování a následné vytěžování dokumentů pomocí OCR. Převádění údajů na text tímto způsobem však vyžaduje kontrolu, protože je zatíženo chybami. Najít chyby a dosáhnout stoprocentní správnosti stojí úsilí.

Přesvědčíme-li dodavatele, aby zasílali své faktury byť třeba i jen v libovolném PDF, velká většina z nich již bude přímo obsahovat text. Umíme-li tento text načíst do správných polí podnikového systému, ušetříme velkou hromadu práce.

Více o zpracování elektronických dokladů na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Bez zajištění evidence a schvalování skončíte opět u papíru 

Objednávku je potřeba potvrdit, fakturu schválit. Bez flexibilního elektronického workflow se papírům prostě nevyhneme a celý proces bude stejně pomalý. Pomocníkem jsou zde tzv. metadata, která dokážou určit jakým způsobem má doklad podnikem procházet.

Bezpečná a důvěryhodná elektronická archivace

Předtím jsme měli šanony, kam dávat elektronické doklady? Účetní si potřebují vést přehledy a mít archiv dokladů, u kterého se budou moci spolehnout na jeho úplnost a průkaznost. Pokud se povede zajistit důvěryhodnou elektronickou archivaci, dokázat pravost dokladu u soudu bude hračka. Pokud ne, máme ještě v záloze auditní stopu.

O přechodu na e-doklady, dostupné technologii a související legislativě se dozvíte více 3. října v Brně a 8. října v Praze na školení Přecházíme na elektronické doklady.

Přihlásit se můžete na adrese www.ccv.cz/edoklady. 

Root.cz: Chytré hodinky Pebble úplně končí

Chytré hodinky Pebble úplně končí

Podnikatel.cz: Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Italové dělají mozzarellu z mléka z Česka

Podnikatel.cz: Babiše přesvědčila 89letá podnikatelka?!

Babiše přesvědčila 89letá podnikatelka?!

Podnikatel.cz: Přehledná titulka, průvodci, responzivita

Přehledná titulka, průvodci, responzivita

120na80.cz: Rovnátka, která nejsou vidět

Rovnátka, která nejsou vidět

Vitalia.cz: Fotorecept: Jak nezkazit nadýchanou omeletu

Fotorecept: Jak nezkazit nadýchanou omeletu

Vitalia.cz: Formičky naší babičky: Jak se zbavit rzi

Formičky naší babičky: Jak se zbavit rzi

Podnikatel.cz: 3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

3, 2, 1..EET startuje. Na co nezapomenout?

Root.cz: 250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

250 Mbit/s po telefonní lince, když máte štěstí

120na80.cz: Co všechno ovlivňuje ženskou plodnost?

Co všechno ovlivňuje ženskou plodnost?

Lupa.cz: Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Proč firmy málo chrání data? Chovají se logicky

Měšec.cz: Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

Europlatby: někde bez poplatku, jinde i 350 Kč

DigiZone.cz: Sat novinky: Fransat UHD Demo

Sat novinky: Fransat UHD Demo

Podnikatel.cz: Zařízení pro EET zbytečně, vrátí vám peníze

Zařízení pro EET zbytečně, vrátí vám peníze

Podnikatel.cz: Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Daňové úlevy s EET nestačí. Budou zdražovat

Vitalia.cz: 9 největších mýtů o mase

9 největších mýtů o mase

Podnikatel.cz: Podnikatelům dorazí varování od BSA

Podnikatelům dorazí varování od BSA

Měšec.cz: Jak vymáhat výživné zadarmo?

Jak vymáhat výživné zadarmo?

DigiZone.cz: Sat novinky: paket Polsat a Sci-Fi Universal HD

Sat novinky: paket Polsat a Sci-Fi Universal HD

Lupa.cz: Proč Stream netočí jen Kancelář Blaník?

Proč Stream netočí jen Kancelář Blaník?