Podnikatelé zjišťují, že mohou mít svou kancelář neustále u sebe a ještě ušetří

Moderní technologie byly dříve doménou výhradně velkých firem. Dnes tomu tak již není. A proč nasadit tyto technologie i v menší firmě?

Náklady jsou často bodem, který řeší jak malý živnostník, tak i velká firma. Všichni kvůli nim hledáme řešení v podobě úspor, modernizace a s tím spojených nástrojů, které pomohou dostat se ke kýženému cíli. Představme si typické ráno řady majitelů menších firem či obchodních zástupců. Ranní schůzka v 8:00 v Praze, pak šílená cesta do Brna po D1 a v 10:30 schůzka v Brně. Je to vůbec možné? A jak nám v tom mohou pomoci moderní technologie? Jde to či ne?

Častá realita v českých firmách 

Z dostupných průzkumů, které si dnes nechává zpracovávat celá řada firem, je možné usuzovat na nejčastější problémy, které podnikatele a malé firmy trápí. Většina firem dnes komunikuje pomocí e-mailu, ale velikost poštovní schránky a bezpečnost často neodpovídá jejich potřebám. Společná práce na jednom dokumentu často vypadá tak, že si kolegové přeposílají e-maily s úpravami a po několika výměnách ztrácí přehled, která verze je vlastně poslední. Sdílení společných prostředků, jako například firemního auta, je nepřehledné a firmy neplánují efektivně. Náklady a čas na cestování jsou stále větší díky růstu cen benzinu a kvalitě našich silnic. Co ale s tím? 

Pokud se poznáváte alespoň v některém z výše uvedených případů, možná vám pomůže zkušenost jedné z firem, která již výše uvedené otázky úspěšně vyřešila. Na příkladu společnosti Artin, která používá produkt Microsoft Office 365 Small Business Premium si ukážeme, že je možné ušetřit jak náklady na software, tak i čas a náklady na cestovaní. To vše přitom při pořízení služby za měsíční náklad 270 Kč na uživatele. 

Buďte aktivní a nečekejte

Co přesně a jak pan Najvárek z firmy Artin vyřešil? Především získal e-mail na úrovni velkých podniků o kapacitě 50 GB pro uživatele s možností odesílat přílohy o velikosti až 25 MB. Zaměstnanci získali možnost pracovat ve známém prostředí Outlooku na počítači nebo ve webovém prohlížeči, což samo o sobě zpříjemnilo jejich práci a zvýšilo jejich produktivitu. Firma také může používat vlastní doménu a snadno využívat plánování v kalendáři každého zaměstnance při současném vylepšení systému plánování času a rezervace zdrojů ve firmě – knihy jízd, rezervace služebních aut, jednacích prostor, přehled o cestách a denních agendách zaměstnanců, žádanky o dovolené, evidence majetku apod. Díky tomu už nemusí udržovat v chodu starý mail server ani platit za hosting u dodavatele, kde nebyla garantována žádná bezpečnost dat.

Dalším podstatným bodem, který pan Najvárek vyřešil, je sdílení dokumentů a jejich revize. Změny provedené ostatními uživateli ve stejném dokumentu jsou okamžitě aktualizovány, a to i v případě, kdy na dokumentu pracuje, a provádí úpravy v jeden okamžik několik zaměstnanců najednou. S dokumenty mohou zaměstnanci pracovat na více zařízeních než kdy dříve. Dokumenty jsou totiž dostupné na počítačích PC a Mac, na tabletech se systémem Windows a iOS, ale také z mobilních telefonů se systémem Windows Phone, Android a iOS. 

Všichni uživatelé mají dále k dispozici zabezpečený chat, audio a videokonferenční systém, který umožňuje pořádat online porady, schůzky a prezentace z PC, tabletu i telefonu bez nutnosti cestovaní po D1. Řadu záležitostí, zejména interních, tak můžete vyřešit osobně, byť na dálku, a cestování můžete omezit na situace, kde opravdu potřebujete přímý kontakt s klientem. Ke všemu výše uvedenému získala firma navíc nejnovější aplikace Office 2013 pro profesionály, jako jsou Word, Excel, PowerPoint apod., které může každý uživatel využívat až na pěti svých zařízeních. 

Opravdu Vám za výše uvedené přijde 270 Kč měsíčně na jednoho zaměstnance tak vysoká cena? Pokud ne, hledejte uvedený produkt u vašich IT dodavatelů. Nebo více příkladů na www.vasemodernikancelar.cz.

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+