Hlavní navigace

5 tipů, jak ze zbytečné žvanírny udělat smysluplnou poradu

Jana Bohutínská

Pozdní příchody, znuděné obličeje, pasivita, oči zabodnuté výhradně do mobilního telefonu. Důvěrně to z vlastních firemních porad znáte? Pak je čas to změnit.

Doba čtení: 6 minut

Sdílet

Ani dnes se při práci lidé bez osobních setkání neobejdou. Je ale třeba zajistit, aby porada nebyla žvanírna a žroutka času. Přečtěte si doporučení, jak na to.

Manažerka Alice, kterou ve francouzském filmu Samba hraje Charlotte Gainsbourg, podobnou potíž vyřešila po svém: kolegovi, který si hrál s mobilem místo toho, aby na poradě dával pozor, vyrvala vlasy. To bylo to poslední, co v práci udělala, než se začala vzpamatovávat z vyhoření. Zrovna nejlepší návod, jak si s poradami v podniku poradit, to asi není. Jaká je tedy lepší cesta?

1. Připravte jasný plán a agendu

Pokud už je porada skutečně nutná, je třeba mít předem plán, čeho se bude týkat a jak proběhne, mít připravenou její agendu a cíl. Pokud na ni mají lidé dorazit a skutečně něco odpracovat, nemělo by její načasování zasahovat do doby, kdy mají nejvíc jiné práce. Pokud se ve firmě stále opakují potíže s docházkou na porady, je namístě probrat právě její načasování, délku nebo i formu a udělat změnu, která lidi přesvědčí, že pravidelné schůzky nejsou jen společnou ztrátou času.

Předem známá agenda, kterou mají účastníci porady včas k dispozici, v tom také může pomoci. Umožní všem připravit se, nachystat si, co chtějí k danému tématu sami probrat, čím chtějí přispět, zformulovat si otázky. I porada přitom může mít svá pravidla – třeba to, že nezabere více jak třicet minut (nebo jiný potřebný čas), ale lidé při ní zároveň nebudou vyřizovat hovory a esemesky, aby tím ostatní zbytečně nezdržovali a aby se všichni na poradu opravdu soustředili. Může mít i ustálenou strukturu, která se v praxi osvědčila a získá podobu psaného či nepsaného pravidla. Délka jednotlivých vstupů může být omezená v řádech minut, aby se každý dostal během krátkého času ke slovu. V plánu porady by neměl chybět ani časový prostor pro aktuální témata, která se objeví ad hoc.

Poradu musí někdo vést, respektive facilitovat. Pokud má porada směřovat k nějakému cíli, je třeba ho přesně stanovit a poradu s jeho vědomím směřovat. Cílem může být sdílení informací, hledání řešení, motivace atd. Nemělo by jít jen o to dokola popisovat problémy.

2. Nenechte je, aby setkání rozložili

K častým doporučením k načasování porad patří rada organizovat je před obědem nebo před koncem pracovní doby – lidé pak spíše mají motivaci příliš nežvanit a jít rychleji k věci. Některá porada jde jako na drátkách, jindy se objeví zádrhele. Kdo poradu facilituje, měl by umět zvládat konflikty, poradit si s lidmi, kteří se ke všem nápadům staví jen kriticky a negativně, měl by včas utnout příliš užvaněné kolegy a naopak vytvořit prostor i pro ty, kteří jsou spíše tiší a o slovo se sami nehlásí, nebo zkrotit všechny dědy Vševědy, kteří na poradu zavítají a odrazují ostatní, aby dali své názory do placu.

Pokud se ukáže, že opravdu existuje potřeba, aby se lidé vypovídali, sdíleli názory, aniž by je hned někdo hodnotil a někdo jiný okamžitě hledal řešení, je možné vyzkoušet například firemní poradní kruh. Více se o něm dočtete v článku Řešíte ve firmě problémy nebo chcete novou vizi? Zasedněte do poradního kruhu.

K rozkladným elementům však naopak nepatří otevřené a dobře mířené otázky. Bez těch se přínosné setkání neobejde – nutí ostatní myslet, posouvají témata kupředu, umožňují nahlédnout diskutované věci z dalších úhlů pohledu. Je cenné mít na poradě někoho, kdo se takovým způsobem dokáže ptát.

3. Jděte mimo rutinu: Na stojáka nebo v chůzi

Opustit kancelář nebo známé místo zasedačky, kde je snadné trochu vypnout, myslet si na svoje a poslouchat na půl ucha, může být způsobem, jak přitáhnout pozornost lidí k tomu, co se na poradě odehrává. Na stojáka není jen název známé Stand Up Comedy. Také poradu na stojáka lze jako změnu a mírnou cestu z komfortní zóny doporučit tam, kde se porady zbytečně protahují, lidé se vykecávají a pak takovou poradu hodnotí jen jako ztrátu pracovního času s minimálními přínosy. Stání není pro většinu lidí tak pohodlné jako se rozvalit do židle, proto je stoj nutí k větší stručnosti, k tomu, aby šli rychle k věci a měli hotovo – a musí se také více soustředit, klimbat ve stoje není moc pohodlné. Pozor ale na to, aby taková porada nediskvalifikovala ty, kteří třeba ze zdravotních důvodů delší dobu stát nemohou.

Porada v chůzi zase může být způsob, jak podpořit kreativitu lidí, kteří mají při poradě produkovat nápady. A nezáleží tolik na tom, zda se chodí venku nebo uvnitř budovy, protože kreativitu pozitivně ovlivňuje chůze samotná. Porada v chůzi je však vhodná jen ve chvíli, kdy se jí účastní malá skupinka lidí. Více o poradách v chůzi i tak zvaném netwalkingu, neboli networkingu v chůzi, čtěte v článku Netwalking je trend, co spojuje chůzi se síťováním. A může zvednout.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví a personalistika
PhDr. Dagmar Kučerová
poradkyně pro mzdové účetnictví

Naplánovat poradu v chůzi nebo na stojáka s sebou nese také nutnost promyslet, kdo se má porady vůbec zúčastnit. Do zasedačky se vejde větší skupinka, ale při nutnosti zúžit výběr lidí se může ukázat, že mnozí z nich na pravidelnou poradu chodí vlastně zbytečně. Nebo se jich týká jen malá část agendy, a je proto efektivnější jednu poradu rozdělit na dvě jasněji zacílené a kratší, s mnohem přesnější agendou pro zúčastněné – a z níž také vyplynou jasné a konkrétní úkoly.

4. Follow-up: Zápis, úkoly, odpovědnosti

Z porady by měl vzniknout zápis, který budou po poradě sdílet její účastníci i další lidé, jichž se porada týká. Kromě seznamu účastníků by měl obsahovat stručné shrnutí toho, co se na poradě diskutovalo, přehled úkolů, které z toho vyplynuly, a to vždy s uvedením jména toho, kdo za jejich splnění odpovídá. Důležitým údajem je také časový harmonogram – do kdy má být který úkol splněný a kdy následuje další setkání či jiné návazné kroky. U každého úkolu lze aplikovat seznam otázek „kdo, co, kdy, kde, jak a proč?“, případně ještě „ve spolupráci s kým?“.

Předem daná agenda setkání zápis ulehčí, protože se k ní zápis a úkoly vztahují. I ten, kdo se porady nemohl zúčastnit, přestože se ho její náplň dotýká, se pak celkem bez obtíží zorientuje v tom, co se probralo a k čemu se došlo – a co z toho i pro něj nakonec vyplývá.

Daň z nemovitosti tip

5. Porady reflektujte a dejte šanci změně

Rychlá zpětná vazba nebo jakýkoliv způsob reflexe toho, co se odehrálo, je užitečným způsobem, jak porady zlepšovat a zefektivňovat. Rychlé slovo mohou dostat na závěr účastníci a účastnice porady, svou bleskovou reflexi si může udělat i facilitátor či facilitátorka.

Konec roku je navíc vhodný čas na trochu obsáhlejší reflexi toho, jak se ve firmě porady daří a jestli není namístě s novým rokem něco zlepšit. Posloužit k tomu může i krátká anketa mezi zaměstnanci nebo nenáročný neformální průzkum na celofiremním setkání. Změnu může přinést i to, že se poradu od porady mění osoba facilitátora nebo toho, kdo poradu vede. Každý má svůj styl a pravidelnou změnou se i v tomto případě zabrání rutině. Lidé, co se ve facilitaci střídají, navíc budou při poradách angažovanější.

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).