Letní škola účetnictví pokračuje návodem na úschovu účetních dokladů v souladu s příslušnými zákony.
Letní škola účetnictví pokračuje návodem na úschovu účetních dokladů v souladu s příslušnými zákony.
Důležité je nejen vedení účetnictví v souladu s příslušnými normami, ale také jeho archivace. Připravili jsme podrobný návod, jak archivovat bez chyb.
Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v § 31 zákona o účetnictví. Obecně platí pro nakládání s účetními záznamy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění a Vyhláška č. 213 ze dne 13. června 2012, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě.
Čtěte také: Přehledný návod na správné účtování směnky
Pro účetní záznamy platí následující archivační lhůty:
Archivační lhůty počínají koncem účetního období, kterého se týkají.
Jestliže je účetní jednotka plátcem DPH, potom jsou některé účetní záznamy zároveň daňovými doklady z pohledu daně z přidané hodnoty. Zde je nutno postupovat v souladu s ustanovením § 27 zákona o dani z přidané hodnoty, kde je uvedena povinnost pro plátce daně nebo osoby, které byly plátci, uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu deseti let od konce kalendářního roku, ve kterém vznikla daňová povinnost.
Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů může účetní jednotka plnit sama, nebo může za úplatu tyto povinnosti svěřit veřejným spisovnám a archivům, které budou vykonávat archivování v souladu se zákonem 499/2004 Sb. Pro účetní jednotku je tento způsob jednodušší, neboť nemusí vlastnit prostory, zabezpečené v souladu se zákonem, ve kterých bude uchovávat účetní záznamy. Na straně druhé, však je tento způsob náročnější, v případě vyhledávání originálů účetních záznamů, neboť odpovědní pracovníci nenaleznou příslušné archiválie v provozovně společnosti, ale musí se dopravit do sídla archivu.
Čtěte také: Vysvětlujeme náklady v manažerském účetnictví
Dalším způsobem jak lze účetní záznamy uchovávat je převedení archivace do digitalizované podoby a zákonná možnost okamžité skartace tištěných předloh. V případě, že se účetní jednotka rozhodne pro tento způsob archivace je třeba použít elektronickou značku zpracovatele (označení specializované firmy na provádění digitální archivace) a kvalifikované časové razítko. Potom archivace probíhá v následujících krocích:
Čtěte také: Jak na financování pohledávek?
Po provedení digitalizace platná legislativa umožňuje okamžitou skartaci tištěných předloh na základě zákonů:
Následná archivace digitalizovaných účetních záznamů a dokladů podléhá při archivaci a skartaci stejným podmínkám, jako by šlo o listinnou formu. Je nutné postupovat při archivaci po dobu skartační lhůty dle dokumentu „Typový skartační rejstřík“ v platném znění, vydávaného Ministerstvem vnitra ČR, který je přílohou zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Digitalizované doklady mají stejnou právní sílu, jako tištěné předlohy.
Jak bylo postupováno v případě kontroly ze strany finančního úřadu (FU)? Účetní jednotka uplatnila nadměrný odpočet DPH z důvodu rekonstrukce a vybavení své provozovny. Finanční úřad vyzval daňový subjekt k odstranění pochybností a k předložení účetních záznamů a dokladů. Jelikož účetní jednotka měla své účetní a daňové doklady v digitalizované podobě, předložila CD s požadovanými doklady. Současně předložila protokol o provedené digitalizaci oprávněným zpracovatelem a vlastní protokol o předání digitalizovaných dokladů ke kontrole.
FU podání přijal a provedl kontrolu dokladů ve formátu PDF. Kontrola byla ukončena, nadměrný odpočet byl FU uhrazen a FU protokolárně vrátil digitální nosič CD.
Čtěte také: Jak správně účtovat o DPH?
Povinnost uchovávání účetních záznamů nekončí zánikem účetní jednotky, ale přechází při jejím zániku na právního nástupce, likvidátora, insolvenčního správce či dědice. V ostatních případech je účetní jednotka povinna před svým zánikem zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.
Podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti právnických osob i z činnosti fyzických osob a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu, považovány za archiválie. Zda mají tyto záznamy trvalou hodnotu, posoudí podle stanovených kritérií ve skartačním řízení státní archiv, který dohlíží na vyřazování ( skartaci ) písemností. Příslušné státní archivy jsou zřízeny téměř ve všech bývalých okresních městech. Účetní jednotka, po uplynutí archivačních lhůt dle zákona o účetnictví, nemůže své účetní záznamy zničit bez souhlasu a potvrzení příslušného archivu.
Sankce:
Zvláštní režim platí jednak pro knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949 a dále pro účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby ( podle zákona č. 92/1991 Sb., o podmínkách převodu majetku státu na jiné osoby nebo obdobných předpisů ). Tyto zvláštní písemnosti se musí uschovávat do doby, dokud Ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.
Pokud účetní jednotka použije účetní záznam i pro jiný účel než pro vedení účetnictví, zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění nebo pro účely ochrany autorských práv, je nutno, aby účetní jednotka po uplynutí uschovacích lhůt podle zákona o účetnictví postupovala dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.
Každá účetní jednotka by vnitřní směrnicí pro archivaci měla stanovit konkrétní pravidla, vymezit odpovědnost jednotlivých osob a stanovit podmínky pro archivaci účetních záznamů.
Autorka je redaktorkou serveru Podnikatel.cz. Od roku 2004 je soudním znalcem v oboru ekonomika, účetní evidence. Současně působí jako odborný poradce serveru Podnikatel.cz
Nový dotaz do poradny
Internet Info Podnikatel.cz (www.podnikatel.cz)
Průvodce vaším podnikáním. ISSN 1802-8012
Copyright © 2007 – 2019 Internet Info, s.r.o. Všechna práva vyhrazena.