Server Podnikatel.cz již popisoval v článku Komplikace s uchováním dokladů k DPH v digitální podobě převod daňových dokladů z listinné podoby do podoby elektronické. Jelikož se jedná o poměrně složitou problematiku, rozhodli jsme se navázat a věnovat se tématu z pohledu čistě elektronických daňových dokladů a listinných dokladů a jejich eventuálnímu převodu. Ke sporným situacím se vyjádřilo Generální finanční ředitelství.
Daňové doklady a zákon o DPH
Plátce DPH musí v souladu se zákonem uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Při jejich uchovávání je třeba dbát na to, že základní vlastnosti daňových dokladů (věrohodnost jejich původu, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost) musí být zajištěny po celou dobu jejich „života“. Tedy od doby jejich vystavení až do konce lhůty pro jejich uchovávání. Problematika je ošetřena zákonem o dani z přidané hodnoty ustanovením § 26 až § 35a. Jsou tu však další souvislosti a návaznosti, např. do oblasti daně z příjmů a do účetnictví.
V souladu s ustanovením § 26 odst. 1 zákona o DPH je daňovým dokladem písemnost, která splňuje podmínky stanovené tímto zákonem. Pokud u daňového dokladu nejsou zajištěny všechny zákonem požadované vlastnosti ve smyslu ustanovení § 34 zákona o DPH, tj. není zajištěna věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost, nelze takový doklad považovat za daňový doklad ve smyslu zákona o DPH.
Daňové doklady můžeme rozdělit na doklady v elektronické podobě a doklady v listinné podobě. Jejich formu lze za určitých podmínek měnit. Doklady v elektronické podobě se v praxi převádějí do podoby listinné a opačně, takzvané papírové daňové doklady do podoby elektronické.
Elektronické daňové doklady
Jedná se o doklad vystavený pouze v elektronické podobě, zaslaný v elektronické podobě (prostředky elektronické komunikace – datový nosič, e-mail, datová schránka, internetový přenos EDI WAN) a v této podobě rovněž uchovávaný (např. ve formátu XML, ISDOC, IDOC, SCV, PDF) a zanesený do účetnictví. Příjemce musí s použitím daňového dokladu v elektronické podobě souhlasit (respektive musí souhlasit s vystavením v elektronické podobě, předáním, zpřístupněním i uchováním takového dokladu). Souhlas může být formální i neformální. V praxi se akceptuje i tichý souhlas, který příjemce dokladu projeví sám o sobě přijetím, zpracováním a zaúčtováním takového dokladu.
Připomínáme, že je vždy nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu a jeho neporušenost. To lze učinit také:
- uznávaným elektronickým podpisem
- uznávanou elektronickou značkou,
- nebo elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu (Electronic Data Interchange je předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních dat).
Při využití uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky by mělo být možné po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu. Připouští se i varianta jiných kontrolních mechanizmů procesů, které vytvoří spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a souvisejícím plněním. Jednoduše je třeba zdokumentovat, co se s fakturou dělo od jejího vystavení, odeslání, přijetí až po archivaci. Proto je doporučováno uchovávat i doprovodné dokumenty, které zaručí, že se dané plnění uskutečnilo tak, jak je uvedeno na daňovém dokladu.
Takovýto doklad by měl být při případné kontrole akceptován, přičemž doklad musí obsahovat veškeré náležitosti uvedené v zákoně o DPH. V obecné rovině elektronické doklady nemusí být opatřeny časovým razítkem, podpisem, značkou, příp. EDI, nicméně pro plátce je snáze prokazatelná věrohodnost dokladu a neporušenost jeho obsahu, pokud elektronický daňový doklad obsahuje časové razítko, podpis, značku, příp. EDI,
vysvětlila pro server Podnikatel.cz Petra Petlachová z Generálního finančního ředitelství.
Příklad:
Dodavatel zašle odběrateli doklad v elektronické podobě se svým zaručeným elektronickým podpisem. Skutečnost, že u daňového dokladu jsou zajištěny všechny zákonem požadované vlastnosti i po vypršení doby platnosti elektronického podpisu, je možné eventuálně prokázat tím, že je u dokladu vytvořena spolehlivá vazba (propojení s konkrétním výpisem z banky, který dokládá zaplacení dokladu apod.). Je tedy nesporné, že doklad s příslušným variabilním symbolem a částkou uhrazenou mezi účastníky obchodního případu existoval ještě před okamžikem vypršení doby platnosti elektronického podpisu.
Datová schránka
Vhodným pomocníkem jsou datové schránky. Ty samy o sobě zajistí identifikaci odesílatele. Věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu je zabezpečena v okamžiku odeslání nebo příjmu datové zprávy. U příjemce bude takový doklad po celou dobu své „životnosti“ považován za věrohodný a neporušený, pokud spolehlivě pomocí auditní stopy vytvoří vazbu mezi daňovým dokladem a původní datovou zprávou. Zjednodušeně řečeno, obdrží doklad do datové schránky v elektronické podobě, vyjme jej a propojí s objednávkou, příjemkou, výpisem z banky po zaplacení apod.
Při použití datových schránek doporučují odborníci ukládání celých datových zpráv, nikoli pouze samotného daňového dokladu. Celou zprávou se rozumí zpráva včetně „elektronické obálky“ opatřené podpisem informačního systému datových schránek a časovým razítkem. Přiřazením aktuálního časového údaje se i po čase ověří, že doklad v určitém čase existoval, takzvaně se „zafixuje v čase“. Časová razítka však mají omezenou dobu platnosti a v případě potřeby je vhodné opatřit daňový doklad razítkem novým, popřípadě uložit do důvěryhodného úložiště dokumentů. Vždy je ale možné zajistit po zbývající dobu dostatečně průkaznou auditní stopu (vazbou mezi daňovým dokladem a předmětným plněním).
E-mailová korespondence
V případě pouhého zaslání dokladu (faktury) e-mailem nelze dostatečně zajistit věrohodnost a neporušenost dokladu. Jestliže bude doklad kupříkladu ve formátu PDF zaslán e-mailem bez elektronického podpisu, časového razítka apod., nesplňuje sám o sobě náležitosti dle zákona o DPH. I pokud bude tento doklad příjemcem pro další účely běžně vytištěn a zpracován, stále se jedná o elektronický daňový doklad. Je pak zcela na plátci, zda si daňový doklad vytiskne a uchová v listinné podobě, nicméně je nutné zajistit spolehlivou auditní stopu dokladu,
upozorňuje Petra Petlachová.
Uchovávání dokladů v elektronické podobě
Rovněž uchovávání daňových dokladů v elektronické podobě má svá pravidla. Po přijetí je příjemce uchová ve stejném formátu, případně převede na jiný standardizovaný formát, uloží na médium neumožňující provádět změny (nepřepisovatelné optické disky, nepřepisovatelné magnetooptické disky atp.). K tomu slouží například certifikáty, podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky, pomocí kterých se bezpečně zjistí, kdo doklad vystavil (věrohodnost původu) a že doklad nebyl od doby svého vystavení změněn (neporušenost obsahu).
Generální finanční ředitelství uvádí v Informacích k pravidlům fakturace příklad užití šifrovacích klíčů v praxi:
Subjekt A si pomocí softwaru k tomu určenému vytvoří dvojici asymetrických šifrovacích klíčů (Privátní a Veřejný) a následně si nechá vybranou Certifikační autoritou vystavit Elektronický certifikát, který certifikuje (potvrzuje), že Veřejný klíč patří jednoznačně Subjektu A. Subjekt A předá svůj Elektronický certifikát i Veřejný klíč Subjektu B (i dalším subjektům, s kterými vede předmětnou korespondenci). Subjekt A si začne své daňové doklady „autorizovat“ svým Privátním klíčem pomocí softwaru k tomu určenému. Subjekt B si může „ověřit“ věrohodnost i neporušenost daňových dokladů Subjektu A pomocí Veřejného klíče subjektu A. Elektronický certifikát Subjektu A, který má k dispozici, zároveň potvrzuje, že použitý Veřejný klíč patří Subjektu A. Aby bylo možné i zpětně dokázat věrohodnost a neporušenost daňových dokladů, kromě daňových dokladů si musí Subjekt A uchovat svůj Privátní klíč a Elektronický certifikát, a Subjekt B „otisk“ daňového dokladu (pakliže byl v rámci „autorizace“ daňového dokladu vytvořen) a Elektronický certifikát Subjektu A.
Převod z elektronické do listinné podoby
Přestože byl daňový doklad vystaven a předán v elektronické podobě, nic nebrání, aby byl příjemcem dále zpracován jako doklad listinný. V takovém případě se provede buď autorizovaná konverze (například Czech Point), nebo musí být reprodukovatelný obsah elektronické podoby daňového dokladu před konverzí včetně zabezpečení po celou dobu životnosti dokumentu. Zjednodušeně to znamená uchovávat elektronickou podobu přijatého daňového dokladu postupem výše uvedeným. Opět je možné za pomoci auditní stopy spolehlivě prokázat věrohodnost původu a neporušenost obsahu „vytištěného“ daňového dokladu, doručeného v elektronické podobě.
