Hlavní navigace
Už zbývá jen pro podání daňového přiznání. Vyřešte je s našimi chytrými formuláři a tipy na slevy.

Intranet a e-maily jsou přežitkem. Komunikujte ve firmě na sociální síti

Zdeněk Vesecký

Lidé milují sociální sítě. Nabídněte proto svým zaměstnancům firemní sociální síť. Nebudete litovat.

Firemní sociální sítě slouží k vnitřní komunikaci v rámci jednotlivých podniků. Mnohde už se osvědčily mnohem lépe než tradiční intranet a e-mailová komunikace.

Pokud máte jen pár zaměstnanců, určitě si při šíření novinek poradíte i bez sociálních sítí. V malých firmách se k tomuto účelu dá použít také rozšířený Facebook. Stačí zřídit uzavřený profil, na který mají přístup jen zaměstnanci. Vedení firem, které spadají do kategorie středně velkých podniků, už by ale interní komunikaci mělo řešit podstatně sofistikovaněji a zároveň bezpečněji. Řešení nabízí právě firemní sociální sítě, které mohou dát vnitropodnikové komunikaci úplně jiný rozměr a prospět tím fungování celé společnosti. Lidé z různých oddělení si budou bližší, budou mít prostor diskutovat o různých problémech a dalších interních záležitostech a všechny procesy se zrychlí.

Psali jsme: Sociální sítě k podnikání patří. I s nízkým rozpočtem vás zviditelní

Benefity podnikových sociálních sítí

McKinsey Global Institut na základě své analýzy uvedl, že firmy využívající interní sociální sítě mají potenciál zvýšit o 20 až 25 procent svou produktivitu, respektive produktivitu svých zaměstnanců. Čím to?

1. Rychlost a lepší informovanost

Rychlost je v dnešní době jedním z rozhodujících faktorů. Prostřednictvím uzavřených sociálních sítí je možné šířit podstatné informace mezi zaměstnanci tou nejrychlejší cestou. Zaměstnanci se k novinkám dostanou mnohem rychleji a pohodlněji, než pokud jsou šířeny na intranetu a formou newsletterů, ve věstnících nebo tištěných firemních magazínech. Hlavním úkolem firemní sociální sítě je propojit komunikaci co největšího množství lidí v co nejkratším čase, což v praxi znamená lepší týmovou spolupráci a větší akceschopnost.

2. Efektivnější řešení problémů

Firemní sociální sítě umožňují komunitu dělit stejně jako třeba Facebook. Díky tomu stačí při řešení nějakého problému nebo zadání dotazu adresovat jedné komunitě, osloveni budou všichni její členové. Jakmile se žadatele někdo z jejích členů ujme, ostatní jsou o tom informováni. Odpadá tak zbytečná komunikace například s pracovníky IT.

3. Snížení e-mailové zátěže

S předchozím bodem souvisí i snížení počtu e-mailů. Není důvod zahlcovat už tak vytížené poštovní schránky dalšími zprávami odeslaných z vnitřních struktur společnosti. Sociální sítě jsou navíc při psané komunikaci mnohem přehlednější než e-mailové schránky. A to minimálně proto, že odpadá rozklikávání jednotlivých zpráv v komunikaci. Komunikace je ve vlákně. Klasické e-mailové korespondence vás samozřejmě zcela nezbaví, ale dokáže ji zcela určitě eliminovat a zefektivnit.

4. Sdílení a online spolupráce

Velkým benefitem je možnost sdílení nejen příspěvků a komentářů, ale také sdílení pracovních dokumentů a možnost přidávat k nim komentáře. Takové dokumenty už není nutné rozesílat všem zainteresovaným. Všichni je najdou na jednom místě, kde s nimi také mohou pracovat. Zapojení lidé mohou dostávat upozornění o změnách.

Připomeňte si: Zaveďte Social Media Policy. Ubráníte se tak pomluvám na sociálních sítích

5. Vyhledávání v obsahu

Interní sociální sítě se dají velmi dobře využívat jako online archivy. Stačí zvolit vhodný hashtag a vyhledat dané téma. Podstatou efektivní komunikace je umět si vybrat ten správný kanál v tom správném kontextu. Připomíná to Wikipedii, jen v menší a pro podnikové využití upravené podobě.

6. Otevřenější komunikace

Komunikace v online prostředí boří bariéry a zbavuje lidi ostychu. Vedení proto může díky firemní sociální síti lépe splynout se zaměstnanci na nižších pozicích. Navíc je možné se díky této komunikaci dozvědět i zcela konkrétní a nezkreslené postřehy a připomínky i těch nejníže postavených lidí, se kterými se manažeři nesetkávají zrovna často.

7. Bezpečná výměna informací

Vše výše uvedené probíhá ve zcela bezpečném prostředí, protože do firemní sociální sítě nemá přístup nikdo zvenku. Všechny sdílené informace jsou k dispozici jen lidem z podniku a nezvaní k nim nemají přístup. Toto riziko je třeba i u firemních profilů na Facebooku.

Nejmladší generace je na sociálních sítích jako doma a nedokáže si bez nich představit své fungování. Na firemních profilech tomu ale může být jinak. Je vhodné zaměstnance k jejich používání motivovat a uvést jim vedle výše zmíněných důvodů i další pozitiva. Pokud sociální síť nežije, je stejně jako zanedbaný a neaktualizovaný facebookový profil prakticky k ničemu. Při zavádění novinky do podnikových struktur je proto dobré obrátit se na zkušené poradce a zvolit ideální strategie a nastavení. Nejsnazší cestou, jak na ni dostat nové uživatele, je oslovení těch, kteří už intenzivně využívají Facebook, Twitter, Instagram a podobně. Právě ti budou schopni vdechnout nové vnitrofiremní síti život. Aktivně musí interní síť používat i vedení.

Mohlo by se vám hodit: Zkuste se propagovat přes síť Evensi. Je to efektivní a skoro zadarmo

Tyto sítě stojí za vyzkoušení

Mezi nejrozšířenější firemní sociální sítě patří například Yammer, Jive-n, IBM Connections nebo MangoApps. V základu jsou si dost podobné a jejich pracovní prostředí je velmi blízké klasickým sociálním sítím. Nechybí v nich ani možnost lajkování. V základních verzích bývají dokonce zdarma. Rozšířené placené funkcionality nejsou na začátku používání nutné a obyčejně se osvědčují až ve skutečně velkých korporacích. V placené verzi přibývají třeba nástroje na správu. Pokud má firma například vybudované ve firemní síti seznamy zaměstnanců, může si je jen převést do sociální sítě a vytvořit tak jejich identitu. Například u Yammeru závisí cena na počtu uživatelů, kteří budou mít licencovaný přístup. Pohybuje se v řádech desítek korun za uživatele. Nevýhodou je, že předplatné se musí uhradit na rok dopředu. Výhodou Yammeru je česká jazyková mutace.

Jive nebo MangoApps zase sází na sice zpoplatněné, ale užitečné aplikace i možnost pokročilé správy úkolů, kalendáře nebo dokumentů. Větší a na několika místech pracující firmy pak ocení i videokonferenci. Užitečnou funkcí Connections je třeba to, že vám u každé osoby ukáže, co spolu máte společného, kdy jste na čem společně pracovali nebo komentovali a podobně. 

Firemní sociální sítě se liší nejen ve funkcionalitách, ale také v tom, že některé jsou víc podobné právě Facebooku a spol. a jiné jsou uzpůsobené spíš jako online pracovní prostředí. Rozhodnutí pro zavedení jedné z možností tedy závisí na potřebě každé firmy. Vedení by ale vždy mělo dbát na to, že v základu se musí jednat o komunikační kanál, který ve firemním prostředí zajistí možnost sdílení poznatků a inspirace a větší propojenost týmů. Skeptici mohou pro začátek vyzkoušet alespoň sociální síť Google+. Ve srovnání s Facebookem nebo Twitterem není tak rozšířená, ale firmy na ni přecházejí stále častěji. I na ní se dají zakládat různé komunity a sdílet dokumenty ve skupinách. Pro menší firmy je to ideální test a odrazový můstek k pokročilejším řešením.