Hlavní navigace

Názory k článku Jak ve firmě archivovat doklady? I po letech musí být čitelné

  • Článek je starý, nové názory již nelze přidávat.
  • 19. 10. 2009 12:06

    Jaromir
    Účetnictví mám v klasickém tabulkovém editoru ve formátu ODS, vydané faktury v HTML a co dostanu, tak si nascanuji do GIFu.

    HTML má většinou pár kB, dobře se kompresuje a u přijatých nascenovaných papírů nejprve odstraním šum (v grafickém editoru přes "levels", šum na pozadí je ta vyboulenina vpravo, pak je třeba ještě stáhnou prázdnou mezeru zleva, aby vše bylo kontrastní) a uložím ho do GIFu se 4mi barvami, takže je písmo dobře kontrastní, čáry nejsou rozmazané (GIF nemá artefakty jako JPG) a jedna přijatá faktura, či doklad, zabírá kolem 70 kB.

    V celku se mi pak dobře hledá a vše se i jednoduše zálohuje... O tom, že se vše jednoduše stěhuje, protože to mám na klíčence 10*10*2 mm a odstraňuje se už není třeba zmiňovat. Navíc teď posílám faktury rovnou emaile, takže ušetřím na poštovném a hlavně se pořád nemusím dívat na tu horu šanonů. A hlavně odpadly starosti s tonerem, tiskárnou atd. Je to ekologické a levné. Naposledy jsem kupoval balík papíru před rokem, tisknu snad jen přiznání k DPH (a jestli budu mít el. podpis, tak zmizí i to).

    Zbývá mi teď už jen nascenovat minulá účetnictví...

    Formát PDF moc rád nemám, je od Adobe, uzavřený atd. Je to sice kontejner, do kterého se může dát jednoduše podpis, já si ale myslím, že HTML+GIF je trvanlivější a jednodušší varianta, kterou přečtu i za 50 let... Navíc opravdu nechci podporovat Adobe, to z DOCu a Microsoftu přejdeme k Adobe... Naopak pokud mi bude chtít někdo zkontrolovat účetnictví, tak mu dám ODS, či rovnou HTML, pak doklady v HTML a GIFu a to snad přečte naprosto každý, který má Internetový prohlížeč, a můžu to poslat emailem klidně z Austrálie...
  • 19. 10. 2009 12:11

    Jaromir
    By mě zajímalo, co používáte vy. Používáte el. podpis? El. podpis má přece expiraci ne? A zatím co mi chodí faktury (PDF, či emailem) s el. podpisem, tak mají většinou problém s ověřením (kdoví u jaké certifikační autority si to zaplatili), navíc za 10 let ty podpisy vyexpirují všechny... Je tedy mé řešení dostatečné?

    Jako já vážně nesnáším tu tunu papíru. Ale stejně si říkám, co v případě soudu. Důležité smlouvy přece nemůžu nascenovat a pak vyhodit, kdybych musel dokládat, že existují, bude stačit soudci místo papíru GIF obrázek, asi ne... Takže Smlouvy mám v papíru...
  • 23. 3. 2010 23:26

    Honza (neregistrovaný)
    Jenže smlouva není účetní doklad, kolego :-))) Takže na smlouvy se zákony o účetnictví a archivaci nevztahují - zcela logicky a soudci by opravdu GIF nestačil, protože pokud neexistuce originál smlouvy, tak neexistuje de facto ani smlouva samotná.
  • 26. 4. 2010 7:24

    Jaromir
    Jojo, máš pravdu, když jsem se nad tím zamýšlel, tak jsem k tomu taky došel.

    Nechávám si kopie smluv stejně ale jen od důležitých věcí (pojištění nemovitosti, rekonstrukce v domě, různé zkoušky plynu atd.).

    Smlouvy s bankami atd. jen scanuji, protože počítám s tím, že je stejně v budoucnu nebudu potřebovat.
  • 13. 5. 2011 9:47

    anonymní
    Zákon o účetnictví dělí formy dokladů:

    Listinná podoba – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky

    Technická podoba – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný

    Smíšená podoba – účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný

    Ať už se však doklady nacházejí v jakékoli formě, musí splňovat podmínku čitelnosti pro fyzickou osobu.

    Dovolim si upozornit na maly nesoulad s tim co pise autor a co rika podle autora zakon... podle toho by u formy "Listinná podoba" nebyla nutnost zajistit citelnost... nebo aspon nikde nevidim ze by tam bylo napsana ta sama formulka jako u ostatnich dvou :) "jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný"
  • 18. 4. 2013 10:59

    (neregistrovaný)

    Když mi přijde faktura mailem, na ní je razítko a podpis, tak si ji vytisknu a kdo mi dokáže, že nepřišla poštou? Přece nikde není napsáno, že musím mít originál nebo ano?

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).