Účetní často řeší problém, jak vysvětlit svým klientům, drobným řemeslníkům či majitelům větších firem, jaké náležitosti musí uvádět na účetních nebo daňových dokladech, fakturách, objednávkách, obchodní korespondenci apod. Jednoznačně totiž odpovědět nelze. Vždy je nutné si uvědomit, k čemu takový doklad slouží a jakým zákonem se řídí. Ten napoví, jaké údaje je nutné uvést.
Náležitosti podle obchodního zákoníku
Začneme obchodním zákoníkem. Ve speciálním § 13a uvádí náležitosti obchodních listin. Píše se zde, že každý podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti na internetových stránkách uvádět údaj o:
- své firmě, jménu nebo názvu,
- sídle nebo místu podnikání a
- identifikačním čísle osoby (IČO).
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku uvádí rovněž údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky. Podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku povinně uvádí údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni (např. evidence u živnostenského úřadu). Podle obchodního zákoníku se údaj o výši základního kapitálu na dokladech a na internetových stránkách uvádí pouze, pokud byl zcela splacen.
Náležitosti podle živnostenského zákona
V souladu s živnostenským zákonem § 31 odst. 14 je podnikatel povinen vydat na žádost zákazníka doklady o prodeji zboží a o poskytnutí služby. Na dokladu musí být uvedeno označení podnikatele obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením, a identifikačním číslem, datum prodeje zboží nebo poskytnutí služby, druh zboží nebo služby a cena, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak. Nejčastěji se samozřejmě jedná o fakturu či paragon.
Náležitosti podle občanského zákoníku
Při prodeji konečnému zákazníkovi, tj. spotřebiteli se řídíme občanským zákoníkem. Ustanovení § 620 odst. 3 říká, že na žádost kupujícího je prodávající povinen poskytnout záruku písemnou formou (záruční list). Čtěte více: Reklamace podle občanského nebo obchodního zákoníku? Obojí je správně
Záruční list musí obsahovat:
- jméno a příjmení,
- název nebo obchodní firmu prodávajícího,
- jeho identifikační číslo,
- sídlo právnické osoby nebo bydliště fyzické osoby.
Jestliže to umožňuje povaha věci, postačuje namísto záručního listu vydat kupujícímu doklad o zakoupení věci obsahující uvedené údaje.
Náležitosti podle zákona o dani z přidané hodnoty
Pakliže je podnikatel plátce daně z přidané hodnoty, musí uvádět údaje předepsané § 28 zákona o DPH. Daňovými doklady jsou zejména běžný daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, souhrnný daňový doklad, splátkový kalendář, platební kalendář a opravný daňový doklad.
Běžný daňový doklad musí obsahovat:
- obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění,
- daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění,
- obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění,
- daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- rozsah a předmět plnění,
- datum vystavení daňového dokladu,
- datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu,
- jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně,
- základ daně,
- základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona,
- výši daně; tato daň může být zaokrouhlena na celé koruny tak, že částka 0,50 koruny a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 koruny se zaokrouhlí na celou korunu dolů.
Plátce však může vystavit rovněž zjednodušený daňový doklad, pokud částka za zdanitelná plnění včetně daně nejvýše 10 000 Kč. Nevystavuje se v případě prodeje zboží, které je předmětem spotřební daně z lihu a tabákových výrobků za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele.
Zjednodušený daňový doklad musí obsahovat:
- obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění,
- daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- rozsah a předmět zdanitelného plnění,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty, podle toho, který den nastane dříve,
- základní nebo sníženou sazbu daně,
- částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované zdanitelné plnění celkem.
Náležitosti podle zákona o účetnictví
Předně je třeba upozornit, že daňový doklad není totéž co účetní doklad. Jakýkoliv doklad, například faktura, se stává účetním dokladem až po jeho zaúčtování. Jak v diskuzním fóru serveru Podnikatel.cz upozorňuje Pavel Říha: Na vydané faktuře odeslané zákazníkovi nemusí být podpis, ovšem na zaúčtované již ano. A to podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování.
Dodává, že tento údaj nemusí být nutně přímo na faktuře, stačí uvedení na podkladu k faktuře. Obvykle se užívá označení průvodka či “košilka“ faktury.
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí podle § 11 zákona o účetnictví obsahovat:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
- podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
V zákoně se v následujícím odstavci upozorňuje, kdy je možné využít společného podpisu pro více účetních dokladů a kdy je nutné použít identifikátor.
Neuveďte druhou stranu v omyl
Podnikatel se tedy musí řídit výše uvedenými předpisy. Jak však dodává Pavel Říha, na dokladech nesmí být údaje, které mohou uvést druhou stranu v omyl. Například:
- Neplátce DPH nesmí uvést DIČ.
- Fyzická osoba musí uvést jméno a příjemní (případně dodatek jména), ale nesmí se psát pouze dodatek, z důvodu záměny s právnickou osobou. Uvádí se například Petr Šroubek, Zámečnictví, nikdy ne Zámečnictví – Petr Šroubek.
- Musíte uvést adresu místa podnikání (adresu provozovny lze uvést rovněž, ale nesmí být uvedena pouze provozovna).
