O tom, co na který doklad uvést, nerozhoduje podnikatel, ale příslušný zákon. A těch je hned několik. Vyznat se v nich není jednoduché. Připravili jsme jednoduchý návod, který nejednomu podnikateli usnadní "papírování".
Účetní často řeší problém, jak vysvětlit svým klientům, drobným řemeslníkům či majitelům větších firem, jaké náležitosti musí uvádět na účetních nebo daňových dokladech, fakturách, objednávkách, obchodní korespondenci apod. Jednoznačně totiž odpovědět nelze. Vždy je nutné si uvědomit, k čemu takový doklad slouží a jakým zákonem se řídí. Ten napoví, jaké údaje je nutné uvést.
Začneme obchodním zákoníkem. Ve speciálním § 13a uvádí náležitosti obchodních listin. Píše se zde, že každý podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti na internetových stránkách uvádět údaj o:
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku uvádí rovněž údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky. Podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku povinně uvádí údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni (např. evidence u živnostenského úřadu). Podle obchodního zákoníku se údaj o výši základního kapitálu na dokladech a na internetových stránkách uvádí pouze, pokud byl zcela splacen.
V souladu s živnostenským zákonem § 31 odst. 14 je podnikatel povinen vydat na žádost zákazníka doklady o prodeji zboží a o poskytnutí služby. Na dokladu musí být uvedeno označení podnikatele obchodní firmou, popřípadě názvem nebo jménem a příjmením, a identifikačním číslem, datum prodeje zboží nebo poskytnutí služby, druh zboží nebo služby a cena, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak. Nejčastěji se samozřejmě jedná o fakturu či paragon.
Při prodeji konečnému zákazníkovi, tj. spotřebiteli se řídíme občanským zákoníkem. Ustanovení § 620 odst. 3 říká, že na žádost kupujícího je prodávající povinen poskytnout záruku písemnou formou (záruční list). Čtěte více: Reklamace podle občanského nebo obchodního zákoníku? Obojí je správně
Záruční list musí obsahovat:
Jestliže to umožňuje povaha věci, postačuje namísto záručního listu vydat kupujícímu doklad o zakoupení věci obsahující uvedené údaje.
Pakliže je podnikatel plátce daně z přidané hodnoty, musí uvádět údaje předepsané § 28 zákona o DPH. Daňovými doklady jsou zejména běžný daňový doklad, zjednodušený daňový doklad, souhrnný daňový doklad, splátkový kalendář, platební kalendář a opravný daňový doklad.
Běžný daňový doklad musí obsahovat:
Plátce však může vystavit rovněž zjednodušený daňový doklad, pokud částka za zdanitelná plnění včetně daně nejvýše 10 000 Kč. Nevystavuje se v případě prodeje zboží, které je předmětem spotřební daně z lihu a tabákových výrobků za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele.
Zjednodušený daňový doklad musí obsahovat:
Předně je třeba upozornit, že daňový doklad není totéž co účetní doklad. Jakýkoliv doklad, například faktura, se stává účetním dokladem až po jeho zaúčtování. Jak v diskuzním fóru serveru Podnikatel.cz upozorňuje Pavel Říha: Na vydané faktuře odeslané zákazníkovi nemusí být podpis, ovšem na zaúčtované již ano. A to podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování.
Dodává, že tento údaj nemusí být nutně přímo na faktuře, stačí uvedení na podkladu k faktuře. Obvykle se užívá označení průvodka či “košilka“ faktury.
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí podle § 11 zákona o účetnictví obsahovat:
V zákoně se v následujícím odstavci upozorňuje, kdy je možné využít společného podpisu pro více účetních dokladů a kdy je nutné použít identifikátor.
Podnikatel se tedy musí řídit výše uvedenými předpisy. Jak však dodává Pavel Říha, na dokladech nesmí být údaje, které mohou uvést druhou stranu v omyl. Například:
