V praxi se často stává, že doklady nejsou vystaveny správně. Chyby v těchto dokladech mohou vést nejen k problémům při daňové kontrole, ale i ke ztrátě možnosti odpočtu nebo nutnosti odvádět daň z chybně vystaveného dokladu.
Co se dozvíte v článku
Druhy daňových dokladů podle zákona o DPH
Zákon o DPH rozlišuje několik typů daňových dokladů. Dle zákona o DPH se za daňový doklad považuje písemnost, která splňuje podmínky stanovené v zákoně o DPH. Zákon dále stanoví, že daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu.
V zákoně je však upozorněno na to, že daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá vždy osoba, která plnění uskutečňuje. Za správnost je tedy odpovědný „dodavatel“. To však neznamená, že při nesprávně zvolené sazbě DPH může být odečteno více.
Za „základní doklad“ se považuje tzv. daňový doklad podle § 28 zákona o DPH, který plátce vystavuje při zdanitelném plnění. Vedle něj existují i další druhy dokladů, jako je zjednodušený daňový doklad (§ 30), splátkový kalendář (§ 31), platební kalendář (§ 31a), opravný daňový doklad (§ 45), souhrnný daňový doklad (§ 31b) nebo doklad o použití (§ 32). Mezi nejčastěji se objevované patří daňový doklad a zjednodušený daňový doklad.
Každý z těchto dokladů má zákonem stanovené náležitosti a nesmí chybět žádný z povinných údajů, jinak může být doklad považován za nesprávný z hlediska DPH.
Rozdíly mezi daňovým dokladem a zjednodušeným daňovým dokladem
Zákon o DPH stanovuje základní pravidla pro vystavování daňových dokladů. Mimo těchto povinností také stanovuje, jaké náležitosti musí daňový doklad obsahovat.
„Klasický“ daňový doklad musí obsahovat všechny zákonem předepsané náležitosti uvedené v § 29 odst. 1 zákona o DPH. Patří sem:
- "označení osoby, která uskutečňuje plnění,
- daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,
- označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
- daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- rozsah a předmět plnění,
- den vystavení daňového dokladu,
- den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
- jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
- základ daně,
- sazbu daně,
- výši daně; tato daň se uvádí v české měně.“
V odstavci druhém potom zákon o dani z přidané hodnoty doplňuje, že daňový doklad musí obsahovat také tyto údaje:
- „odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,
- „vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
- „daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno,
- údaj, že se jedná o nový dopravní prostředek, a údaje podle § 19 odst. 1 tuto skutečnost potvrzující, pokud se jedná o dodání nového dopravního prostředku do jiného členského státu,
- sdělení, že se jedná o třístranný obchod, jde-li o daňový doklad vystavený prostřední osobou kupujícímu při třístranném obchodu.“
Naopak zjednodušený daňový doklad, který lze použít jen v případě, že celková částka včetně DPH nepřesahuje 10 000 Kč (a není-li plnění v režimu přenesené povinnosti), má odlišné náležitosti podle § 30a odst. 1. Zjednodušený doklad nemusí obsahovat DIČ odběratele ani označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, a dále nemusí obsahovat přesné rozčlenění na základ daně a DPH – stačí, když je z částky možné daň dopočítat.
Nejčastější chyby při vystavování daňových dokladů
Při vystavování daňových dokladů se pravidelně opakují chyby, které mohou mít vážné daňové důsledky. Mezi nejčastější patří:
- nesprávná sazba DPH – typicky u zboží nebo služeb, které podléhají snížené sazbě, ale je u nich omylem uvedena základní,
- nesprávná sazba DPH u vedlejšího plnění – dopravné, balné a další vedlejší plnění jsou uvedena v základní sazbě, ačkoli hlavní plnění je v sazbě snížené
- neuvedení DIČ odběratele, ačkoli je plátcem DPH – tím se doklad stává neúplným pro uplatnění nároku na odpočet,
- chybné nebo chybějící datum vystavení nebo datum uskutečnění zdanitelného plnění
- nepřesné nebo neúplné označení plnění, například chybějící měrná jednotka, množství nebo popis předmětu dodávky,
- nesprávné evidenční číslování dokladů – bez kontinuity číselné řady mohou nastat problémy při kontrole, případné duplicitní čísla dokladů
Díky kontrolnímu mechanismu v tzv. kontrolním hlášení dochází k propojení daňových dokladů u dodavatelů a odběratelů. V kontrolním hlášení se totiž taxativně uvádí takové doklady, které přesahují částku 10 000 Kč vč. DPH. Pokud je jeden doklad vykázán v tomto hlášení rozdílně, vyzve správce daně dotčené subjekty k nápravě nebo případnému vysvětlení.
Nedostatky na daňových dokladech mohou vést k tomu, že odběratel nebude moci uplatnit nárok na odpočet nebo že dodavatel bude muset DPH dodatečně odvést.
Chyby při uplatňování nároku na odpočet DPH
Chyb se však dopouští nejen ti, co doklady vystavují, ale také ti, kteří uplatňují z daňových dokladů nárok na odpočet daně. Odběratelé se tak často dopouštějí chyb při uplatňování nároku na odpočet daně. Nejčastěji jde o situace, kdy:
- doklad není vystaven na plátce DPH - je vystaven např. na jinou osobu, jiného odběratele
- není k dispozici platný daňový doklad ve smyslu § 29 zákona o DPH – tedy chybí povinné náležitosti (typicky daňové identifikační číslo)
- je uplatněn odpočet z dokladu, který je formálně správný, ale plnění nesouvisí s ekonomickou činností – např. soukromé nákupy
- je uplatněn plný nárok na odpočet z dokladu, i když má být aplikován krácený nebo poměrný koeficient
- doklad je uplatněn ve špatném zdaňovacím období – například kvůli záměně data vystavení a data uskutečnění plnění
Co nemusíme s doklady dělat
Je zajímavé v rámci praxe podnikatelů pozorovat tzv. zažité procesy a pravidla, která však nejsou zákonem nijak upravená. Některé zažité náležitosti si totiž podnikatelé často pletou s povinnostmi. Tyto zažitá „pravidla“ však nejsou vůbec nutná a zákon tyto povinnosti nestanovuje. Jedná se například o následující tvrzení:
- daňový doklad nemusí obsahovat razítko, ačkoli jej mnoho podnikatelů vyžaduje
- není nutné tisknout fakturu – doklad může být v plně elektronické podobě, pokud splňuje podmínky autenticity a neporušenosti (viz § 34 zákona o DPH),
- český zákon nevyžaduje QR kód ani jinou formu zabezpečení, ačkoliv to bývá běžné například v některých zahraničních systémech,
- u dokladu vystaveného zahraničním plátcem nemusí být uvedena česká sazba DPH, protože plnění může podléhat režimu reverse charge.
Pro podnikatele a účetní je tedy klíčové, aby znali nejen formální požadavky zákona, ale i výjimky, které mohou výrazně ovlivnit daňové uplatnění dokladů.
