Daňová uznatelnost nákladů je jednou z oblastí v účetnictví a daních. Podnikatelé a účetní tak musí dávat pozor, které náklady mohou snížit základ daně z příjmů a které nikoliv. Rozdíl mezi daňově uznatelným a nedaňovým nákladem může výrazně ovlivnit výši daně, kterou podnikatelé odvádí.
Zákon o daních z příjmů definuje typické nedaňové náklady, ale také stanovuje výjimky, které mohou být za splnění podmínek uznány.
Typické nedaňové náklady
Nedaňové náklady jsou takové výdaje, které účetní jednotka sice zaznamená v účetnictví, ale podle zákona o daních z příjmů tyto náklady nelze zahrnout do základu daně – tedy snížit o daně daňový základ.
Ačkoli tyto náklady snižují hospodářský výsledek nebo rozdíl mezi příjmy a výdaji, při sestavení daňového přiznání je potřeba o tyto náklady (výdaje) upravit základ daně.
Mezi nejčastější typické nedaňové náklady patří náklady na reprezentaci, pokuty a penále, ale také některé benefity poskytované zaměstnancům nebo tvorba účetních opravných položek a rezerv.
Náklady na reprezentaci se zaznamenávají na účtu náklady na reprezentaci (účet 513). Typicky se jedná o výdaje na občerstvení, pohoštění, dárky obchodním partnerům a další, které nelze považovat za daňově uznatelné náklady, a to i když slouží k podpoře obchodní činnosti.
Dalším nákladovým účtem, který je typicky označen jako tzv. nedaňový nákladový účet, je účet pokuty a penále (účet 545). Zde se zaznamenávají účetní operace jako pokuty, úroky z prodlení, penále uložené státní správou či soudem – obecně se jedná o nedaňové náklady. Výjimkou však může být smluvní pokuta, která byla příjmem druhé strany a zároveň byla tato pokuta zdaněna.
Mezi nedaňové náklady patří i některé benefity, které jsou poskytovány zaměstnancům. Tyto náklady jsou přesně definované v zákoně o daních z příjmů, a v účetnictví jsou tyto náklady zaznamenány na účtu 527 – Ostatní sociální náklady. Může se jednat například o dary zaměstnancům mimo rámec kolektivní smlouvy nebo bez limitů stanovených zákonem, příspěvky na dovolenou, příspěvky na volnočasové aktivity a další.
Dalším velkým okruhem, který definuje nedaňové náklady, je tvorba rezerv a opravných položek. Pozor na to, že se jedná o tzv. účetní opravné položky nebo účetní rezervy. Ty je nutné rozlišit od daňových opravných položek a rezerv, které se řídí zákonem o rezervách, a tyto mohou za splnění zákonných podmínek snížit základ daně.
Náklady daňově uznatelné za splnění podmínek
Zákon o daních z příjmů ale také definuje náklady, které jsou obecně považovány za náklady nedaňové, ale při splnění určitých podmínek lze o tyto snížit základ daně. Jedná se například o dary, smluvní pokuty a penále, náklady na sociální a zdravotní pojištění zaměstnanců a další.
Dary se evidují na účtu 543 – dary – a obecně se vylučují ze základu daně. Pokud se však jedná o takové dary (bezúplatná plnění), které zákon o daních z příjmů definuje v § 15 zákona, lze o ně následně snížit základ daně. Dary tak nesnižují základ daně přímo, ale v rámci odčitatelných položek.
Dalším častým nákladem, který je považován za daňově uznatelný, jsou smluvní pokuty a penále, které jsou evidovány na účtu 544. Tyto náklady je možné považovat za daňově uznatelné pouze v případě, že jsou uhrazeny. Pokud uhrazeny nejsou, je potřeba o ně zvýšit základ daně.
Ze základu daně se vylučují například i náklady na spotřebu pohonných hmot, je-li následně uplatněn tzv. výdajový paušál na vozidlo. V takovém případě může podnikatel uplatnit paušální náhradu namísto skutečně spotřebovaných pohonných hmot. Náklady, které jsou evidovány na účtu 501 jako spotřeba pohonných hmot, je pak nutné vyloučit ze základu daně. Pozor na to, že v případě využití výdajového paušálu na vozidlo je zapotřebí vyloučit také náklady na krátkodobé parkování.
Za daňově uznatelný náklad je také možné považovat náklady na sociální a zdravotní pojištění evidované na účtu 524, pokud jsou uhrazeny v zákonem stanoveném termínu. Pokud nejsou tyto náklady na pojištění uhrazeny řádně a včas, je zapotřebí o ně upravit základ daně.
Náklady související s jiným obdobím bez vytvořeného „dohadu“
Jedním z častých omylů při uzavírání účetního období je zahrnutí do základu daně takových nákladů, které věcně a časově patří do jiného období. U takových nákladů je zapotřebí vytvořit tzv. dohadnou položku nebo tento náklad časově rozlišit tak, aby byl zohledněn ve správném období.
Pokud není k danému nákladu zaúčtována dohadná položka anebo tento náklad není časově rozlišen, je považován za nedaňový náklad. V účetnictví se pak objevují často tyto chybně zaúčtované náklady:
- Náklady příštích období zaúčtované chybně do běžného roku – pokud dojde k zaúčtování faktury za služby dodané až v následujícím roce, bez vytvoření dohadné položky, pak takový náklad není daňově uznatelný v aktuálním období
- Opomenuté dohadné účty na faktury za služby – typickým příkladem může být IT správa nebo nájemné za prosinec, které bylo fakturováno až v lednu následujícího roku. Pokud nebyla k 31. 12. vytvořena dohadná položka, pak náklad nelze zahrnout do daňového základu běžného roku.
Jak se nedaňové náklady vylučují z daňového základu
Aby účetní jednotka správně stanovila základ daně z příjmů, musí vyloučit veškeré nedaňové náklady. Tento proces se provádí až v daňovém přiznání jako úprava řádku 10 – hospodářského výsledku.
Obecně lze říci, žese v daňovém přiznání k výsledku hospodaření připočítávají nedaňové náklady. Tyto náklady je zapotřebí uvést na příslušném řádku daňového přiznání. Je vhodné si vést interní evidenci všech nákladů, které byly během roku účetně zaúčtovány, ale jsou z pohledu daní neuznatelné. Pomáhá to při kontrole i při sestavení přiznání nejen daného roku, ale i při sestavování přiznání k dani z příjmů roku následujícího. Nedaňové náklady totiž často mají přesah do více období, zvláště pokud se jedná o náklady, které jsou daňově uznatelné při splnění zákonných podmínek.
Je také vhodné při vedení účetnictví evidovat nedaňové náklady na analytických účtech. Úprava hospodářského výsledku na daňový základ je pak jednodušší. Nedaňové náklady je pak možné analyticky rozlišit například přidáním speciálního znaku v čísle účtu (například 518.999).
Problematika daňových a nedaňových nákladů je poměrně rozsáhlá, proto je vhodné tuto problematiku konzultovat s daňovým poradcem nebo jiným odborníkem.
