JMHZ má přitom smysluplné jádro a stojí za to ho dotáhnout. O to důležitější je už teď identifikovat, co stojí za velmi náročným nastartováním a proč to firmy nejenže nemají, ale ještě ani chvíli mít jednoduché nebudou.
Co se dozvíte v článku
Místo slibované úlevy přišel outsourcing práce na firmy
Hlavní změna, ke které s JMHZ došlo, není digitalizace, ale outsourcing sběru dat z úřadu na zaměstnavatele. Stát potřebuje informace, které dosud neměl, a celou operaci jejich získávání přenechal firmám, aniž by za to nabídl jakoukoli kompenzaci. Ta měla původně představovat úlevu od náročné administrativy, ušetřené hodiny práce a větší přehled. Pouhé vyjednávání a vysvětlování zaměstnancům, proč tyto informace je nutné doplnit, je pro zaměstnavatele, potažmo mzdové účetní vyčerpávající. Další připomínkou je, že například údaje o trvalém bydlišti, zdravotním postižení či druhu výplaty důchodu má stát mnohdy lepší než zaměstnavatel, který vychází z následně získaných informací od svých zaměstnanců, ale nemá možnost, jak si tuto skutečnost ověřit.
Ze zkušenosti firem se za získáváním ohromného množství údajů tyčí velké náklady a ztráta času. Máme klienty z výrobních závodů, kteří museli vyčlenit dva personalisty na celý pracovní týden. Sedli si v jídelně a od pěti set zaměstnanců sbírali údaje, které stát nově požaduje.
Jedním bodem je pokrytí sběru informací, ale také vysvětlení zaměstnancům, proč je nutné tyto informace poskytnout – část zaměstnanců se brání ochranou osobních údajů a zaměstnavatelé jim musí prokazovat, proč údaje chtějí. Z osobní zkušenosti můžeme říct, že je to náročné.
Jde i o citlivost těchto dat. V souvislosti se zavedením JMHZ bude nastavena křížová kontrola uplatňovaného daňového zvýhodnění na děti, což je samozřejmě v pořádku, ale je proto nutné dodávat údaje o druhém z rodičů včetně rodného čísla, v případě cizince data narození. Zaměstnanci to vnímají jako zásah do soukromí. A opět se spouští spirála „boje“ mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Stát chce i to, co už dávno má
Zarážející je, jak velkou část hlášených údajů má stát ve vlastních evidencích. Pracovní povolení vydává stát, občanský průkaz vydává stát, kartu povolení k pobytu rovněž, stejně jako informaci o trvalém pobytu v ČR nebo druh pobíraného důchodu. Nyní požaduje, aby totéž firmy nejen shromáždily, ale následně odevzdaly přesně tak, jak potřebuje, navíc okódované a pěkně naservírované.
Podle mého názoru je tak velmi obtížné obhájit logiku, ve které úřad požaduje od firem data, jež si může bez problémů ověřit ve vlastních systémech. Zvlášť pokud nedokáže ani včas dodat manuál pro mzdové účetní. Ten vyšel až 7. dubna, tedy týden po startu registrací, přitom by měl být ideálně k dispozici na začátku roku, aby bylo zřejmé, co a jak se bude hlásit, co je nutné změnit v nastavení režimu firmy při přijímání nových nástupů a tak dále.
Jsou firmy, které mají padesát až šedesát nových nástupů za měsíc a musely změnit procesy. Při takto velkém projektu je zarážející, jak se vše dodělává za pochodu. Aktuálně se řeší doplnění registrace dat u zaměstnanců, následně se začnou podávat první hlášení JMHZ.
Vlastní hlášení mzdových dat začneme posílat až za duben, přitom už dnes firmy vidí, kde tenhle celý proces bude drhnout. Systém například neumožňuje vykázat zápornou hrubou mzdu. Ze zákona by sice záporná hrubá mzda být neměla, v praxi se to ale stane běžně. Zaměstnanec ukončí pracovní poměr, v posledním měsíci je nemocný, zjistí se přečerpaná dovolená a hrubá mzda vyjde do minusu.
Z mých zkušeností vyplývá, že takových situací bude tolik, že firmy budou stát hodiny zpětných oprav. Mzdové programy mají uzavřená období napevno, takže ani technicky to není triviální.
Z online diskuzí mzdových účetních navíc vyplývá, že některé mzdové programy si s JMHZ neporadily. Klienti dodnes nemají nainstalovanou aktualizaci, bez které nemůžou registrovat zaměstnance ani odeslat měsíční hlášení. V RSM se mzdami a personalistikou zabýváme 32 let a vyvíjíme pro ně i vlastní programy Nugget SW a Avensio. Oba JMHZ zvládají, ale to je výsledek mnohaměsíční práce a zkušeností.
Co by skutečně pomohlo
JMHZ má smysluplnou stránku. Nejde o cílenou sabotáž firem ani o projekt bez pozitivních přínosů. Díky němu se přestanou ztrácet příjmy zaměstnanců pro zápočet do důchodu v případech, kdy zaměstnavatel z nějakého důvodu ukončí činnost a nedodrží pravidla archivace dokumentů. Stát zároveň získá nástroj na odhalování nepřiznaných příjmů u ročního zúčtování i duplicitního uplatňování daňových slev. Do budoucna by měly odpadnout přílohy k nemocenským dávkám, a pokud se do systému zapojí i zdravotní pojišťovny, nebude nutné posílat přihlášky a odhlášky duplicitně. To všechno dává smysl a ve výsledku to pomůže všem.
Ke zdárnému uvedení JMHZ do provozu ale chybí tři věci
První je testování. Pilotní provoz proběhl na čtyřech firmách a od té doby se navíc měnily požadavky, takže ostrý provoz je v praxi prvním reálným testem. Tři měsíce povinného běhu bez sankcí by daly všem zúčastněným, mzdovým účetním i programátorům účetních softwarů šanci najít chyby dřív, než začnou zaměstnavatele stát peníze.
Druhá věc je lhůta na opravy propustných chyb. V malých účtárnách s jedinou mzdovou účetní je týden v období uzávěrek nebo dovolených prostě nereálný. Velkorysejší lhůta by reflektovala, že chybu většinou nezavinila firma, ale nedotažený systém.
A do třetice: kompenzace. Stát na zaměstnavatele přesunul agendu, kterou si dřív sbíral sám, a zatím za to nenabídl nic. Firmám se v souvislosti s tím zvýšily náklady na mzdový program či zpracování mezd v případě outsourcingu, kdy IT firmy byly nuceny vývoj programu promítnout do cen za mzdový program a legislativní údržbu. Symbolická sleva na sociálním pojištění, třeba ve výši půl procenta, by nebyla almužnou, ale uznáním toho, kdo státu data fakticky shání.
Bez takového gesta zůstane JMHZ projektem, na který firmy budou vzpomínat jako na ukázku, jak se reformy dělat nemají.
Tip redakce
Roční účetní uzávěrky jsou v plném proudu. Jak se vyhnout nejčastějším chybám
Uzávěrka by měla být podle Radka Hájka jen příjemným ročním zhodnocením a potvrzením toho, že máte skutečně výdaje a finance pod kontrolou. A pokud to tak není, váš byznys řídí spíše účtenky než vy. Více v dalším komentáři.
