Jednotné měsíční hlášení dopadne na všechny zaměstnavatele. Bez výjimky

Instituce zapojené do JMHZ

V první fázi budou zaměstnavatelé prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) zasílat údaje České správě sociálního zabezpečení, popř. územní správě sociálního zabezpečení či Institutu posuzování zdravotního stavu, Ministerstvu práce a sociálních věcí, Českému statistickému úřadu, Úřadu práce a Orgánům Finanční správy ČR. Později se zřejmě připojí i jednotlivé zdravotní pojišťovny.

Tři důležité identifikátory

Důležitým údajem budou identifikátory. Půjde o hlavní identifikátor zaměstnavatele (variabilní symbol), který obdrží všichni zaměstnavatelé. A to bez ohledu na skutečnost, zda jejich zaměstnancům vznikla účast na nemocenském pojištění. Dalším identifikátorem bude osobní identifikační číslo zaměstnance (OIČ). Bude systémem vygenerováno při prvním vstupu zaměstnance do systému JMHZ (při jeho prvním přihlášení zaměstnavatelem). Číslo bude sloužit coby jednoznačný numerický neměnný desetimístný bezvýznamový identifikátor přidělovaný ministerstvem za účelem identifikace fyzické osoby v systému JMHZ. Jednotlivým zaměstnancům bude přiděleno takzvaně na celý život. 

Dalším jeho případným zaměstnavatelům těchto zaměstnanců již bude osobní identifikační číslo pouze sděleno. Povinně bude využíváno pro pravidelné hlášení údajů vztahujících se k tomuto zaměstnanci. Posledním důležitým číslem bude identifikátor zaměstnání. Každé zaměstnání (tj. každý pracovněprávní nebo obdobný vztah) bude mít pro odlišení svůj identifikátor. V případě více současně sjednaných pracovněprávních a obdobných vztahů u téhož zaměstnavatele, bude možné díky identifikátoru zaměstnání spolehlivě určit, ke kterému z nich se příslušné údaje sdělované v rámci JMHZ vztahují.

Přečtěte si také:

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele z pohledu mzdového účetnictví

Hlásit se bude pouze elektronicky

Hlášení JMHZ bude zasíláno pouze v elektronické formě. Datovou větu v předepsaném formátu a struktuře bude možno zaslat přímo prostřednictvím webového portálu ČSSZ (ePortálu) – nahráním xml souboru nebo vyplněním, dále datovou schránkou (xml) nebo (s výjimkou registračních povinností) prostřednictvím automatizovaného rozhraní (APEP/VREP).

Půjde sice o jedno hlášení (elektronické podání), avšak bude členěno na 3 části:

• část souhrnnou – obsahující údaje týkající se zaměstnavatele,
• část pojistnou – obsahující údaje o výši pojistného na sociální zabezpečení odváděného zaměstnavatelem,
• část individualizovanou – obsahující údaje za jednotlivé zaměstnance a jejich jednotlivá zaměstnání (součásti individualizované části).

Přečtěte si také:

Jeden formulář místo 25: Revoluce v hlášení zaměstnavatelů začíná v roce 2026

Evidence zaměstnavatelů zůstane ČSSZ

Pro účely jednotného měsíčního hlášení bude upravena nová evidence zaměstnavatelů, kterou povede Česká správa sociálního zabezpečení. Zde budou povinně vedeni všichni zaměstnavatelé. Nebudou se již přihlašovat do registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění (tím se odstraní duplicitní povinnost zaměstnavatele). Jednotliví uživatelé (instituce výše vyjmenované) budou mít k těmto údajům o zaměstnavatelích přístup. Vždy jen ty údaje, na které mají ze zákona nárok.

V praxi bude tato evidence vedena společně s registrem pojištěnců a evidencí zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění. Budou existovat dvě databáze, a to databáze zaměstnavatelů a databáze zaměstnanců. Údaje v nich vedené budou využity jak pro účely nemocenského pojištění, tak pro účely nově zřizovaného JMHZ.

Budou evidování všichni zaměstnavatelé

Zaměstnavatelé tak nebudou muset hlásit údaje dvakrát, tj. pro účely nemocenského a pro účely jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů. Evidence se ale rozšíří. Oproti stávající evidenci, kde jsou evidování zaměstnavatelé zaměstnanců, kterým příjem založil účast na nemocenském pojištění a zaměstnanců konajícím práci v rámci dohod o provedení práce, bude evidence pro účely JMHZ rozšířena. Dotkne se všech zaměstnavatelů, tedy i těch, kteří zaměstnávají zaměstnance coby poplatníky daně z příjmů ze závislé činnosti, i když nejsou účastni nemocenského pojištění. Zde patří například dohody o pracovní činnosti, odměny statutárů a jednatelů, kteří mají příjmy do tzv. rozhodné částky pro zaměstnání malého rozsahu.

Přihlášení a odhlášení zaměstnavatele

Zaměstnavatelé se tedy budou do evidence zaměstnavatelů vedené ČSSZ přihlašovat obdobně, jako nyní, a to do 8 dnů ode dne nástupu svého prvního zaměstnance. Pro zaměstnavatele zaměstnávající zahraniční zaměstnance je stanovena speciální lhůta (nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce tohoto zaměstnance). Přihlášení učiní jednou při svém vzniku a získají identifikační údaje.

Stejným způsobem, jakým se do evidence hlásí, budou se i z evidence odhlašovat. Samozřejmě elektronicky a do 8 dnů ode dne, kdy přestali být zaměstnavatelem posledního zaměstnance podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.

Z provozních důvodů je nezbytné, aby zaměstnavatel hlásil i každou svou mzdovou účtárnu. Mzdovou účtárnou se pro účely tohoto zákona rozumí mzdová účtárna podle zákona o nemocenském pojištění. Současně se hlásí i okruh zaměstnanců, pro které tato účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Zaměstnavatel má rovněž povinnost odhlásit mzdovou účtárnu v případě jejího zániku.

Ve stejné osmidenní lhůtě musí zaměstnavatel hlásit i veškeré změny údajů, které o sobě nebo o mzdových účtárnách sdělil v evidenci.