JMHZ a aktuální úpravy registrace zaměstnanců

Změny související s registrací do budoucna

Od 1. července 2026 se zásadně změnily podmínky registrace zaměstnanců. Pro účely registrace se zaměstnancem nyní rozumí fyzická osoba od počátku patnáctého dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce u zaměstnavatele. Ke stávajícím osmi typům akcí registrace zaměstnance přibyly další dva, a to:

• Předregistrace zaměstnance – Předpokládaný nástup – Akce 9
• Předregistrace zaměstnance – Oznámení o nenastoupení – Akce 10. 

Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců:

• a) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání,
• ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy

1. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo
2. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo den podle bodu 1.

Nejde-li o zahraničního zaměstnance, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (předregistrace). Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Nenastoupila-li fyzická osoba k výkonu práce, je zaměstnavatel povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce. Oznámení se provádí akcí 8 (Storno) a v případě částečného přihlášení prostřednictvím akce 10 (Oznámení o nenastoupení).

Změna zaměstnání malého rozsahu na zaměstnání ostatní (a opačně)

Byl rovněž upraven postup pro případ, kdy za trvání téhož zaměstnání dochází ke změně zaměstnání standardního na zaměstnání malého rozsahu (a opačně) v důsledku zvýšení rozhodného příjmu ve smyslu § 10 odst. 4 písm. b) zákona o nemocenském pojištění, popř. v důsledku změny sjednané částky v pracovní smlouvě (§ 10 odst. 4 písm. a) zákona o nemocenském pojištění). Zde končí zaměstnání (dříve jen pojistný vztah) a vzniká nové. Zaměstnavatel oznamuje skončení původního zaměstnání dnem, v němž toto zaměstnání naposledy trvalo, tzn., zasílá podání „Registrace zaměstnance – Skončení zaměstnání, Oznámení o skončení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o skončení PPV jiného než základního“. A následně oznamuje vznik nového zaměstnání dnem, od kterého došlo ke změně (uvede tedy jako den nástupu do zaměstnání den, od kterého dochází ke změně zaměstnání ze standardního na zaměstnání malého rozsahu nebo naopak), a to i přesto, že původní zaměstnání nepřetržitě trvá, tzn., že zasílá nové podání „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání, Oznámení o zahájení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o zahájení PPV jiného než základního“ s tím, že do data vzniku zaměstnání se uvede v případě, že zůstává v platnosti původní smlouva, datum vzniku této původní smlouvy. V souvislosti s evidencí nového PPV (zaměstnání) dojde vždy k přidělení nového ID PPV v systémech ČSSZ, které bude zaměstnavateli ze strany ČSSZ sděleno.

Přečtěte si také:

JMHZ a změna údajů registrovaného zaměstnance. Co vše je nutné hlásit?

Převod práv a povinností z pracovněprávních vztahů 

Nově byly Všeobecné zásady doplněny o problematiku převodu PPV.Jde-li o změnu pracovní smlouvy mající za následek převod zaměstnanců k jinému zaměstnavateli, kdy každá změna se musí dle platné legislativy hlásit do 8 dnů ode dne, kdy se o ní zaměstnavatel dozvěděl, tzn., že převod zaměstnanců je nezbytné hlásit do 8 dnů ode dne, kdy došlo k faktickému převodu zaměstnanců. Ve smyslu právní úpravy se hlášení podává v zákonné lhůtě poté, co ohlašovaná skutečnost nastala, tj. nelze provádět hlášení do budoucna (s výjimkou u cizinců, kteří se musí přihlásit nejpozději v den nástupu).

Při převodu v souladu s ustanovením § 338 zákoníku práce přecházejí práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů v plném rozsahu na přejímajícího (nového) zaměstnavatele. V případech, kdy zákon umožňuje převod, není nutné se zaměstnanci ukončovat pracovní poměr a sepisovat nové pracovní smlouvy, mění se pouze osoba zaměstnavatele. Na přejímajícího zaměstnavatele přejdou automaticky pracovní poměry, ale i dohody konané mimo pracovní poměr (dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti). Odpovídá ale i za ty pracovní poměry, kterým původní zaměstnavatel dal přede dnem převodu výpověď, ale dosud neuplynula výpovědní doba.

Převod bez ukončení pracovní smlouvy: Jestliže při zániku zaměstnavatele a vzniku nového subjektu, sloučení subjektů, rozdělení subjektů, odkoupení subjektů, převzetí subjektu atd., kdy současně zaměstnancům nekončí pracovní vztah, ale dochází pouze ke změně pracovní smlouvy, podává původní zaměstnavatel podání „Registrace zaměstnance – Převod zaměstnance k jinému VS – akce 5“. To platí i při převodu zaměstnanců na jinou organizační složku u téhož zaměstnavatele. V systémech ČSSZ dojde u převedených zaměstnanců vždy k přidělení nového identifikátoru zaměstnání (tj. ID zaměstnání). Přebírající zaměstnavatel bude o novém ID PPV ze strany ČSSZ informován. Pokud původní zaměstnavatel v souvislosti s převedením všech jeho zaměstnanců zaniká (dále již nikoho nezaměstnává), přestává být zaměstnavatelem a do 8 dnů ode dne převodu odešle Odhlášku z evidence zaměstnavatelů

Převod s ukončením pracovní smlouvy: Naopak, dojde-li při převodu zaměstnanců k ukončení pracovního poměru a vzniku nového pracovního poměru, tj. dochází k uzavření nové pracovní smlouvy, postupuje se jako u každého běžného skončení a vzniku nového pracovního poměru (tj. podává se podání „Registrace zaměstnance – Skončení zaměstnání – akce 2“ a podání „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání – akce 1“).

Oba zaměstnavatelé samozřejmě posílají měsíční hlášení. Zde záleží, zda k převodu dochází k prvnímu dni kalendářního měsíce nebo v jeho průběhu (zde podávají hlášení oba zaměstnavatelé vždy za tu část měsíce, kdy byl u nich zaměstnanec evidovaný). Všeobecné zásady popisují i situaci, kdy dojde u původního zaměstnavatele k zúčtování odloženého příjmu, a to na straně 37.