JMHZ v praxi: Jak správně využít služby a vyhnout se zbytečným chybám

Kdo ručí za správnost zaměstnancem poskytnutých údajů?

Pro účely jednotného měsíčního hlášení zpracovává zaměstnavatel větší množství údajů o zaměstnancích. Co však dělat v situaci, kdy zaměstnanec odmítne tyto doplňující údaje sdělit, případně je uvede nesprávně? 

Česká správa sociálního zabezpečení je oprávněna k výkladu právních předpisů pouze z oblasti sociálního zabezpečení, ve své odpovědi tudíž vychází z dříve komunikovaného stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí. Podle tohoto stanoviska systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) obecně nepředstavuje rozšíření povinností, ale sjednocení dosavadních hlášení do jednoho v rámci daného systému. Zaměstnavatel je při jeho plnění vázán zákonnou povinností, a proto je oprávněn požadovat po zaměstnancích  poskytnutí údajů nezbytných pro splnění této povinnosti. Zpracování těchto údajů přitom neprobíhá na základě souhlasu zaměstnance, ale na základě právního předpisu. 

Na to navazuje zásada, že zaměstnavatelé mohou po zaměstnancích požadovat pouze takové údaje, které jsou nezbytné pro splnění jejich zákonných povinností. Toto pravidlo se uplatní i v režimu JMHZ – nejde o rozšíření rozsahu shromažďovaných informací, ale o pokračování dosavadní praxe, kdy se zpracovávají jen údaje nutné pro oblast zaměstnanosti a sociálního zabezpečení. Praxe však zároveň ukazuje, že někdy jsou po zaměstnancích požadovány i údaje nadbytečné, například prostřednictvím plošných dotazníků. Typicky jde o informace relevantní jen ve specifických situacích (např. údaje o dětech pouze pro účely uplatnění daňového zvýhodnění), a je proto vždy nutné posuzovat, zda je konkrétní údaj pro daného zaměstnance skutečně potřebný, uvedla Jitka Drmolová. Doplnila, že zaměstnanec má v rámci pracovněprávního vztahu povinnost poskytnout zaměstnavateli nezbytnou součinnost. Pokud požadované údaje odmítne sdělit, jedná se o problém v rovině pracovněprávní, který je vhodné řešit především vysvětlením zákonného důvodu a účelu zpracování. 

Ohledně správnosti uvedených údajů obecně platí, že odpovědnost nese ten, kdo je poskytuje, tedy zaměstnanec. Zaměstnavatel však musí při zjištění nesrovnalostí zajistit nápravu. Zákoník práce neobsahuje výslovnou povinnost zaměstnance poskytovat osobní údaje, je proto nutné vycházet z obecných ustanovení. Povinnost lze pode Jitky Drmolové dovodit například z § 301 písm. d) a § 38 odst. 1 zákoníku práce, tedy z požadavku nejednat v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele a dodržovat povinnosti vyplývající z pracovního poměru. Oprávněnost požadavku na poskytnutí údajů přitom vyplývá ze zvláštních právních předpisů (např. pro účely věcné působnosti orgánů sociálního zabezpečení), které zaměstnavateli ukládají tyto údaje shromažďovat a předávat. Plnění této zákonné povinnosti je současně zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů podle GDPR.

Přečtěte si také:

Perličky z diskuze účetních k JMHZ

Kontrola podání před odesláním do systému

Před spuštěním JMHZ byla slibována služba kontroly souboru před jeho odesláním do systému. Je možné takovou službu, která zabrání opakovanému podávání opravných hlášení, využít? 

Nahrání uloženého XML souboru (pro Registraci zaměstnance a Měsíční hlášení), provedení jeho kontroly a následné odeslání podání je na ePortálu ČSSSZ umožněno. Jde o službu Podání nahráním dat z účetního systému | ePortál ČSSZ. V rámci této služby dochází při zpracování podání také ke kontrole dat, která uživatele upozorní na případné nedostatky. Konkrétní podoba a rozsah kontrol se mohou lišit podle typu podání a aktuální fáze implementace jednotlivých služeb. Pokud je zpracování podání registrace zaměstnance a jednotného měsíčního hlášení v rámci ePortálu ČSSZ formou nahrání dat z účetního systému zpracováno bez vad, rovnou se odešle. V případě, že obsahuje vady (jsou nalezeny vady), zobrazí se tyto vady přehledně v protokolu na obrazovce. Vady je však nutné opravit v SW nebo způsobem, jakým byl XML soubor vyroben, a poté soubor znovu nahrát, vysvětlila Drmolová. 

Ovšem je tu jedna novinka, kterou popisuje uživatelská příručka pro službu Jednotného měsíčního hlášení se zprovozněním od poloviny dubna 2026. Zaměstnavatel v prvním kroku standardně zvolí „Nahrát data z účetního systému“, data z XML se následně promítnou do formuláře hlášení (ve všech částech podání) a je možné s nimi pracovat před samotným odesláním prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Nelze však již upravená data opětovně stáhnout do XML a poslat jiným komunikačním kanálem. Uvedené je možné využít pouze pro měsíční hlášení, nikoli pro registraci zaměstnance.

Poznámka: S novými službami lze pracovat po přihlášení se do ePortálu pouze zmocněná osoba. Zmocnění pro JMHZ platí automaticky v těch případech, kdy měl zmocněnec v systému ČSSZ již zaevidováno zmocnění, a to buď ke všem úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR, nebo měl zaevidováno zmocnění k podávání alespoň jednoho z těchto e-podání či tiskopisů:

• ONZ/VPO/OZUSPOJ/VPDPP – přihlašování a odhlašování zaměstnanců / žádosti o určení použitelných právních předpisů / oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném / výkaz příjmů DPP.
• PVPOJ/OZUSPOJ – předkládání přehledu o výši pojistného/oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném.
• NEMPRI, HZUPN – předávání všech údajů a skutečností souvisejících s výplatou dávek nemocenského pojištění.
• ELDP/PSZZ – předkládání evidenčních listů důchodového pojištění / potvrzení o počtu směn.
• Přihláška do registru zaměstnavatelů.
• Odhláška z registru zaměstnavatelů.

Pověření lze spravovat ve službě Správa plných mocí.

Přenos údajů z hlášení do dalšího měsíce

U řádného měsíčního hlášení nelze zkopírovat data z minulého měsíce a ručně opravit potřebné kolonky; údajně to umožňuje pouze opravné hlášení?

Na ePortálu ČSSZ je tato funkce dostupná, nicméně nejedná se o „kopírování“ údajů v pravém slova smyslu. Jitka Drmolová vysvětlila, že pokud má zaměstnavatel přes ePortál ČSSZ podáno alespoň jedno řádné jednotné měsíční hlášení, není nutné pro následující kalendářní měsíce všechny údaje zadávat v jednotném měsíčním hlášení znovu. Pro následující období stačí založit nové řádné podání a vybrat volbu pro přenesení údajů z předchozího měsíce, a to u každého formuláře, u kterého chcete data z minulého měsíce přenést. Na základě této volby systém pak automaticky předvyplní relevantní údaje z předchozího hlášení. Mechanismus má za cíl především snížit administrativní zátěž na straně zaměstnavatelů a zjednodušit opakované vykazování. Zaměstnavatel by však měl před odesláním vždy zkontrolovat aktuálnost a správnost předvyplněných údajů, případně je upravit podle skutečného stavu v daném měsíci, zdůraznila Jitka Drmolová.