JMHZ v praxi: Účetním pomáhá software, malé firmy stále tápou

Dobrý mzdový program je pro účetní výhrou

Na přípravě aktualizací poskytovatelé mzdových programů pracovali několik měsíců před samotným spuštěním JMHZ a nadále je podle potřeb a vývoje situace aktualizují. Nejeden mzdový účetní si připravenost software na JMHZ pochvaluje. Především se to týká programů, které již v prvním kalendářním čtvrtletí rozšířením kolonek u evidence zaměstnanců upozorňovali na údaje, které bude nezbytné u stávajících i nově přijatých zaměstnanců vyžadovat. Účetní je postupně doplňovali a často je měli kompletní ještě před spuštěním prvních povinností. Především věděli, o jaký okruh údajů se podle druhu pracovněprávního vztahu jedná. 

Programy uživatele většinou navádí zobrazením číselníků či nápovědy k jednotlivým atributům. Dobře připravený mzdový program dokáže před odesláním jednotlivých podání prostřednictvím datových schránek či nahráním dat do ePortálu datový soubor zkontrolovat, což umožní včasnou opravu chyb. Rozšířené možnosti pak mají zaměstnavatelé odesílající podání přímo ze mzdových nebo informačních systémů (automatizované rozhraní VREP/APEP), čímž je pro ně proces ještě rychlejší a jednodušší. 

Řada poskytovatelů mzdových programů navíc nabízí mzdovým účetním vzdálenou podporu reagující na jejich dotazy či potřeby, včetně nabízeného školení či metodických materiálů. Zkrátka i zde se ukazuje, že moderní mzdový program je nezbytným nástrojem k usnadnění plnění povinností v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. 

Podání prostřednictvím ePortálu pro menší firmy

Na druhou jsou zaměstnavatelé, kteří sice mzdové programy mají, ale ty často nezvládnou veškerá podání v rámci nových povinností JMHZ. V některých malých firmách se ještě využívají mzdové programy v prostředí DOS (Disk Operating Systém). Zde účetní často vyplňují jednotlivá podání ručně na ePortálu České správy sociálního zabezpečení. To se týká spíše zaměstnavatelů s menším množstvím zaměstnanců, kdy je reálné pravidelné ruční vyplnění měsíčního hlášení či občasné registrace nově přijatých či propuštěných zaměstnanců. Ale nemusí tomu tak být vždy, jsou programy pracující tzv. v DOSu, které bez problémů zvládnou i nová podání. 

Přesto může být ruční vyplnění prostřednictvím ePortálu dobrou volbou, i když je časově náročné. Umožní výběr údajů z nabízených číselníků a nabízí průběžnou nápovědu. Stav jednotlivých podání (ve zpracování, rozpracováno, částečně přijato, stornováno atd.) je možné kontrolovat prostřednictvím služby „Moje podání“. Využívat služby ePortálu však mohou pouze osoby, které k tomu zaměstnavatel pověřil, nestačí přihlášení se identitou občana. V případě měsíčního hlášení či registrací zaměstnanců totiž nejde o vyplnění formuláře, ale o službu. 

Malí zaměstnavatelé s velkými povinnostmi

Na samotném chvostu jsou „mini zaměstnavatelé“, často osoby samostatně výdělečně činné s jedním či dvěma zaměstnanci, bytová družstva nebo společenství vlastníků jednotek atd. Doposud sice byli zaměstnavateli, ale často jen se zaměstnanci bez účasti na nemocenském pojištění, tudíž neměli téměř žádné registrační povinnosti. Nově musí obdobně jako velcí zaměstnavatelé vyplňovat veškerá podání s novým okruhem údajů. Často tápou, nemají potřebné zkušenosti ani programové vybavení, neumí s technikou atd. 

Podrobné informace mnohdy nezískali ani na školeních pro mzdové účetní. Nebylo předem jasné, jak bude systém v praxi fungovat. Veškeré návody, ukázky, manuály byly zveřejněny těsně před jeho spuštěním, některé až v polovině měsíce dubna. Navíc se stále podle potřeby upravují, mění se metodika a přidávají se další funkcionality systému. Zaměstnavatelé by jistě přivítali zveřejnění metodických materiálů s předstihem tak, aby je nemuseli studovat až v dubnu, kdy byli v časovém presu s plněním doregistračních povinností. 

Aktuálně se navíc řeší řada technických nedostatků, systém byl sice řádně testován v rámci pilotního projektu, ovšem s daleko menším množstvím zaměstnavatelů, kdy nedocházelo k výpadkům z důvodu přetížení. Dalším problémem je množství uživatelů dat, některé atributy jsou určeny pro Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR, jiné pro ČSSZ, daňovou správu, statistiku či úřad práce. Jejich požadavky se často rozcházejí a zaměstnavatelé, kteří byli zvyklí plnit povinnosti pro konkrétní instituci, nyní nevědí, na koho se mají se svým konkrétním dotazem obrátit. Existuje sice možnost zaslání dotazů na kontaktní místa, ovšem ta jsou v současné době přetížena.

Přečtěte si také:

Náročný start JMHZ mají účetní za sebou. Začíná pravidelný měsíční režim

Zákon o jednotném měsíčním hlášení popisuje v ustanovení § 28 sankce za neplnění povinností zaměstnavatele. Vzhledem k poněkud chaotickému startu, byli zaměstnavatelé ujištěni, že není třeba se jakýchkoli sankcí v tuto chvíli obávat. Nyní (v měsíci květnu) by již měli mít „malí i velcí“ zaměstnavatelé splněny dubnové doregistrační povinností a čekají je pouze běžné registrace a měsíční hlášení (včetně zpětně zaslaného hlášení za měsíce leden až březen 2026). Nezbývá než doufat, že s přibývajícím jarním sluníčkem konečně účetním ubude i práce.