Hlavní navigace

Kniha jízd prostřednictvím GPS. Je v souladu s ochranou osobních údajů?

Dagmar Kučerová

Obecné nařízení GDPR přineslo řadu otázek. Je účinné již od května 2018, v praxi však podnikatelé stále nemají jasno.

Doba čtení: 5 minut

Právní názory na aplikaci GDPR se často liší. Výjimkou není ani GPS lokalizace ve služebních automobilech ve spojení s knihou jízd.

Lokalizační GPS aplikace slouží k ochraně majetkových práv zaměstnavatelů u služebních automobilů. Mohou být používány on-line (ke zjištění aktuální polohy vozidla) nebo k zaznamenávání údajů, které jsou dále zpracovávány. Velmi časté a v poslední době hodně diskutované je propojení knihy jízd s GPS lokalizátorem.

Zaměstnanec musí být vždy informován

Použití GPS lokalizátorů ve služebních vozidlech má svá pravidla. V prvé řadě musí zaměstnavatel zaměstnance informovat, že používané vozidlo sleduje. Dále musí zaměstnanec vědět, zda je sledováno i jeho chování (rychlost jízdy apod.). Informaci je možné umístit do vozidla tak, aby byla v zorném poli řidiče. Tato povinnost není novinkou, byla zde i před účinností obecného nařízení GDPR. Týká se jak služebních, tak i soukromých jízd. Monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS v rozsahu a způsobem potřebným pro ochranu a správu majetku je oprávněným zájmem zaměstnavatele. Jde o zpracování osobních údajů dle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Zaměstnanec může využívat služební vozidlo také k soukromým účelům v rámci zaměstnaneckého benefitu. Jak vysvětluje Úřad pro ochranu osobních údajů na svých internetových stránkách, úprava vzájemných práv a povinností se bude řídit dohodou o použití vozidla. Zaměstnanec by měl být na použití GPS sledování upozorněn, a to v rozsahu informace podle čl. 13 GDPR. Využije-li zaměstnanec vozidlo i v rámci svých soukromých aktivit, je nadále oprávněným zájmem zaměstnavatele chránit svůj majetek prostřednictvím GPS. Pokud podmínku zaměstnavatele ohledně GPS zaměstnanec neakceptuje, nedojde k uzavření smlouvy o použití vozidla a nebude tak oprávněn předmětný benefit čerpat.

V některých případech je zaměstnavatel povinen vést záznamy o činnostech zpracování. Více v článku: Zaměstnavatel a záznamy o činnostech zpracování dle GDPR 

GDPR a kniha jízd pomocí GPS

Podle Úřadu pro ochranu osobních údajů je zaměstnavatel oprávněn dále zpracovávat osobní údaje v rámci účelu, pro který byly shromážděny. Tedy zejména za účelem ochrany a správy majetku, vedení evidence jízd (knihy jízd), kterou je zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové uznatelnosti výdajů na pohonné hmoty, oprávněnosti odpisů auta či pro prokázání bezpečnostních přestávek zaměstnanců. Nikoliv však k intenzivní či stálé kontrole (zaměstnanců), která by byla v rozporu s § 316 odst. 2 a 3 zákoníku práce.

Právě na nepřetržité sledování zaměstnanců upozorňuje Příručka pro přípravu malých a středních firem na GDPR, kterou vydalo ministerstvo průmyslu a obchodu. Podle zde zveřejněného názoru (str. 21) nelze zaměstnance permanentně monitorovat. Záznamy z GPS lokalizátorů nemohou být v provozu nepřetržitě a zařazeny jako trvalá součást evidence služebních cest – knihy jízd: Neobstojí zde ani hledisko oprávněného zájmu. Čtěte více: GPS lokalizace ve služebních automobilech. Co na to GDPR?

Řešením je anonymizace

Permanentní monitoring zaměstnanců je znám například ze soudního sporu Úřadu pro ochranu osobních údajů a České pošty. Intenzivní sledování zaměstnanců při doručování zásilek prostřednictvím lokalizátorů zde bylo shledáno jako nepřípustné, a to právě s odkazem na zákoník práce.

Nejeden zaměstnavatel elektronickou knihu jízd vede a nehodlá tento praxí osvědčený a finančními úřady akceptovaný způsob měnit. Server Podnikatel.cz proto požádal o další právní názory k této zajímavé problematice. Právník Pavel FabianFABIAN & PARTNERS, advokátní kanceláře, upozorňuje, že dle GDPR musí být příslušný subjekt údajů schopen údaj identifikovat. Zmíněná příručka ministerstva průmyslu a obchodu neuvádí, jakým způsobem je monitoring, který považuje za zakázaný, prováděn. Podle Fabiana může docházet k permanentnímu lokalizování automobilu, aniž by došlo k porušování ochrany osobních údajů dle GDPR. A to prostřednictvím tzv. anonymizace.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví a personalistika
PhDr. Dagmar Kučerová
poradkyně pro mzdové účetnictví

Jestliže bude automobilu přiděleno identifikační číslo známé pouze osobě používající auto a dále například personálnímu oddělení nebo příslušnému zaměstnanci vedoucímu knihu jízd, nebude možné ze záznamu GPS zjistit uživatele auta. Takový údaj by byl zjistitelný pouze např. ze záznamu o zapůjčení vozidla. Samozřejmě lokalizace automobilů může být i porušením nařízení. Například v okamžiku, kdy bude na lokalizátoru uvedeno přímo jméno a příjmení řidiče. Pak lze skutečně hovořit o permanentním sledování zaměstnance, což jistě nebude v souladu ani s GDPR a zároveň ani s právem na soukromí, vysvětluje Pavel Fabian a dodává, že je vždy nutno rozlišit, jakým způsobem je prováděna lokalizace firemních automobilů, zda je kdokoliv schopen určit, která osoba vozidlo řídila, a zda jsou tyto informace odděleny tak, aby nemohlo dojít k jednoduché identifikaci řidiče osobou, jež má pouze dohled nad lokalizovanými vozidly.

Pouze tam, kde je to nezbytné

Dle dalšího osloveného právníka Viktora DuškaKPMG Legal, advokátní kanceláře, není na otázku, zda je možné permanentně monitorovat zaměstnance pomocí GPS lokátorů umístěných ve vozidlech, vždy jednoznačná odpověď. Pracovněprávní vztahy mají totiž vzhledem k závislému postavení zaměstnance na zaměstnavateli specifický charakter a jsou regulovány poměrně silně ve prospěch zaměstnanců.

Nejprve je třeba posoudit, zda je sledování obecně nezbytné pro dosažení daného cíle a zda je zvolené řešení v kontextu dané organizace skutečně potřebné a přiměřené. Kromě vedení elektronické knihy jízd je častým důvodem pro umístění GPS do vozidla například ochrana před zneužíváním vozidla pro soukromé účely nebo ochrana majetku proti krádežím. Vždy však musí být zvoleny prostředky, které co nejméně zasahují do práv zaměstnanců na ochranu soukromí. Jestliže je možné zvolených cílů dosáhnout méně invazivním způsobem, nemělo by k monitorování vůbec docházet. Ve světle tohoto principu může být umístění GPS do aut pro účely vedení knihy jízd problematické, protože tohoto účelu je jistě možné dosáhnout méně invazivními způsoby. Na druhou stranu v praxi je využívání elektronické knihy jízd zcela běžné, a priori bych to rozhodně nevylučoval. Připouští právník.

Pokud tedy existuje legitimní důvod a cíle sledování nelze reálně dosáhnout jinými prostředky, je takové monitorování možné. Avšak zaměstnavatel musí udělat vše pro to, aby byl zásah do soukromí zaměstnance co nejmenší. Například pokud je pro daný účel dostačující využít pouze občasné monitorování. Při využití vozidla k soukromým účelům doporučuje zajistit minimálně dva módy provozu – kromě služebního také soukromý, ve kterém je možné sledování vypnout. Shromážděná data by zároveň měla být uchovávána pouze v rozsahu nezbytném pro vymezený účel a po dobu, po kterou je to v rámci daného účelu nezbytně nutné. Poměrně běžně se stává, že finanční a další úřady vyžadují uchovávat celou řadu dokladů a evidencí, které jsou často nad rámec právních předpisů. Z pohledu ochrany osobních údajů však může být uchovávání takových dokladů obsahujících osobní údaje problematické. Naši klienti k této záležitosti většinou přistupují pragmaticky. Snaží se vyhovět požadavkům toho úřadu, jehož kontrola mu hrozí častěji, respektive kde je větší riziko sankce, uzavírá Viktor Dušek.

Pracovníci finančních úřadů skutečně často vyžadují doložení nad rámec zákona. Více v článku: Doložení k žádosti o daňový bonus zákon nevyžaduje, berňák na něm ale trvá