Nové registry pro účely Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů

Evidence zaměstnavatelů

Zaměstnavatel je povinen přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Ve stejné lhůtě přihlásí také každou svou mzdovou účtárnu podle zákona o nemocenském pojištění, včetně okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Při zřízení mzdové účtárny až po podání přihlášky zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů, je třeba ji přihlásit do 8 dnů ode dne jejího zřízení. Obdobně při jejím zrušení. V osmidenní lhůtě se hlásí i případné změny zapsaných údajů v registru zaměstnavatelů. Hlášení bude pouze elektronické, a to prostřednictvím ePortálu nebo datových schránek.

Přihlášení do evidence učiní zaměstnavatel pouze jednou při svém vzniku, získá identifikační údaje a již nemusí každému uživateli hlásit tyto údaje zvlášť. Pokud by se do evidence přihlásil a žádná fyzická osoba, kterou měl zaměstnávat, k výkonu práce nenastoupila, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit nejpozději do 8 dnů ode dne, v němž taková osoba měla u tohoto zaměstnavatele nastoupit k výkonu práce. Z evidence se odhlásí ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem. 

Přechodná ustanovení k evidenci stávajících zaměstnavatelů 

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů nabývá účinnosti od 1. ledna 2026, avšak evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců v novém registru bude navázána na den nástupu do zaměstnání nejdříve k 1. dubnu 2026. To znamená, že nové a rozsáhlejší registry se spustí až k tomuto datu. Bude zde evidence nejen pro účely nemocenského pojištění, ale také pro účely Úřadu práce ČR, finanční správu atd. Zavedením jednotného registru se ruší i evidence plátců daně. 

Finanční správa sdělí ČSSZ dosud evidované registrační údaje plátce daně z příjmů ze závislé činnosti. To platí pro plátce, kteří za rok 2023 nebo 2024 podali vyúčtování, případně byli registrování v roce 2025 nebo v prvním čtvrtletí roku 2026 (eventuálně podali před 1. dubnem 2026 registraci k dani z příjmů ze závislé činnosti, o které dosud nebylo rozhodnuto). ČSSZ je přihlásí do registru zaměstnavatelů z moci úřední. 

Zaměstnavatelé budou dále postupovat podle toho, zda jsou již v registru zaměstnavatelů vedeni ČSSZ nebo budou přihlášeni z moci úřední (ustanovení § 39 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů). 

• a) Zaměstnavatel přihlášen z moci úřední – pokud zaměstnává k 1. dubnu 2026 zaměstnance, je povinen do 30. dubna 2026 sdělit elektronicky (ePortál, datová schránka nebo automatizované rozhraní VREP/APEP) ve stanoveném formátu a struktuře údaje, které coby plátce daně z příjmu ze závislé činnosti jako registrační údaj dosud uvádět nemusel a samozřejmě přihlásí své zaměstnance do evidence zaměstnanců. ČSSZ mu přidělí variabilní symbol. 
• b) Zaměstnavatel je již veden v registru zaměstnavatelů ČSSZ (pro účely nemocenského pojištění) – jestliže zaměstnával zaměstnance před 1. dubnem (byl zaměstnavatelem alespoň 31. března a je nadále k 1. dubnu zaměstnavatelem), musí do 30. dubna 2026 sdělit ČSSZ elektronicky (ePortál, datová schránka nebo VREP/APEP) ve stanoveném formátu a struktuře údaje, které se při přihlášení zaměstnavatele a zaměstnanců sdělují a ČSSZ je dosud neeviduje (do 31. března nebyly vyžadovány). Variabilní symbol již přidělen má. 
• c) Zaměstnavatel, který není veden v registru a ani nebyl přihlášen z moci úřední – pokud zaměstnával již před 1. dubnem 2026 a zaměstnání k tomuto datu trvá, přihlásí se do evidence zaměstnavatelů nejpozději 15. dubna 2026. Dále je povinen ve lhůtě do 8 dnů od dne, kdy mu byla doručena písemnost obsahující variabilní symbol, přihlásit do evidence své zaměstnance. Jedná se o obecnou definici, jež má pokrýt „zbytkovou“ kategorii neregistrovaných subjektů, které budou podléhat definici zaměstnavatele dle ZoJMHZ. Prakticky se může jednat právě o zaměstnavatele, který do 1. dubna 2026 nebyl registrován u ČSSZ nebo finanční správy a nebylo by tak možné podřadit jej pod jiná písmena přechodného ustanovení – § 39 ZoJMHZ, doplnila za Českou správu sociálního zabezpečení Jitka Drmolová.

Evidence nových zaměstnavatelů v období od 1. dubna do 30. června 2026

Noví zaměstnavatelé se budou ve druhém čtvrtletí roku 2026 registrovat ještě podle dosavadní lhůty (§ 35 zákona o JMHZ). V období od 1. dubna do 30. června 2026 zaregistrují do registru zaměstnavatelů sebe (případně mzdovou účtárnu) nejpozději do 8 dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance do zaměstnání (případně do 8 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo bylo poprvé poskytnuto plnění). Ovšem, jde-li o zahraničního zaměstnance, pak se musí registrovat s dostatečným předstihem před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce. 

Shrnutí postupu

• Od 1. ledna do 31. března 2026 – noví zaměstnavatelé se registrují v dosavadních lhůtách do registru pro účely nemocenského pojištění (stávající registr).
• Od 1. dubna do 30. června 2026 – spouští se nový registr pro účely ZoJMHZ, který bude rozsáhlejší. Do registru se musí nahlásit zaměstnavatelé, kteří nejsou v dosavadním registru evidováni a rovněž údaje, které dosud evidovány nebyly. To platí i pro zaměstnavatele, kteří mají přidělen variabilní symbol (předepsaným způsobem dohlásí požadované údaje). Noví zaměstnavatelé se již hlásí do nového registru, avšak ještě v dosavadních 8 denních lhůtách.  
• Od 1. července 2026 - nově vzniklí zaměstnavatelé se hlásí do nového registru v lhůtách podle ZoJMHZ, tj. nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Ve stejné lhůtě přihlásí také každou svou mzdovou účtárnu podle zákona o nemocenském pojištění, včetně okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů.