Hlavní navigace

Posíláte zaměstnance na služební cestu? Nezapomeňte na některé povinnosti

Jana Langerová

Připomeňte si, jaké máte jako zaměstnavatel povinnosti, pokud někoho posíláte na pracovní cestu.

Doba čtení: 4 minuty

Sdílet

Pracovní cestou se podle § 42 zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

Zaměstnavatel přitom může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním a zaměstnanec na pracovní cestě pak koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Zmíněná dohoda může být ústní a případně také učiněná mlčky tak, že zaměstnanec na pracovní cestu nastoupí. V praxi se často souhlas řeší podpisem cestovního příkazu. Ale pokud tedy zaměstnanec s pracovní cestou nesouhlasí, zaměstnavatel jej nemůže na pracovní cestu vyslat, popisuje advokátka Irena Valíčková z advokátní kanceláře specializující se na pracovní právo a poradenství zaměstnavatelům Valíček & Valíčková, advokátní kancelář, s.r.o. 

Souhlas se služebními cestami je možné zahrnout do pracovní smlouvy. Pak je zaměstnanec povinen na pracovní cestu nastoupit. V případě, že tak neučiní, může to vést i ke skončení pracovního poměru, dodává dále Irena Valíčková. Zákoník práce podle ustanovení § 240 přiznává zvláštní ochranu zaměstnankyním těhotným, zaměstnankyním i zaměstnancům pečujících o děti do věku 8 let a osamělým zaměstnancům či zaměstnankyním pečujících o děti dokonce do věku 15 let. 

Co si musí zaměstnavatel pohlídat

Zaměstnavatel je pak povinný určit podmínky pracovní cesty, mezi které patří například způsob dopravy na pracovní cestu, její začátek a konec, způsoby ubytování, stravování a podobně. O těchto podmínkách pak musí informovat zaměstnance. Zapomínat by neměl ani na zajištění bezpečnosti práce na dané služební cestě.

Advokát Marek Doleček uvádí v článku, že pokud zaměstnavatel vysílá zaměstnance na pracovní cestu k plnění svých úkolů do jiné organizační složky, například k jinému zaměstnavateli, tak může pověřit jiného vedoucího zaměstnance, případně jiného zaměstnavatele, aby zaměstnanci dával pokyny k práci, popřípadě jeho práci organizoval, řídil a kontroloval, přičemž zaměstnavatel musí vymezit rozsah takového pověření. Zaměstnanec musí být s tímto pověřením seznámen, ale není vyžadováno, aby s pověřením souhlasil.

K dalším povinnostem zaměstnavatele patří uhrazení části výdajů za stravování. Tento nárok vzniká, když je zaměstnanec na pracovní cestě po dobu nejméně pěti hodin. K dalším platbám patří jízdní výdaje, výdaje na ubytování a také ostatní nutné vedlejší výdaje. Tyto náhrady pak bývají většinou podrobně popsány ve vnitřních předpisech společností. 

Změnám v letošním roce jsme se podrobněji věnovali na Podnikateli.cz v článcích Změny tuzemského stravného pro rok 2019 a také Od roku 2019 se mění zahraniční cestovní náhrady.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví a personalistika
PhDr. Dagmar Kučerová
poradkyně pro mzdové účetnictví

Pokud zaměstnanec bude na služební cestě řídit firemní automobil, musí mít potvrzení o užívání vozidla vlastněného cizí osobou. Toto potvrzení by mělo obsahovat: identifikační údaje o majiteli i řidiči, informace o automobilu – typ vozidla, VIN, registrační značku, délku propůjčení s daty a údaje o cílové destinaci. Tomu, jak je to s povinným školením řidičů jsme se více věnovali v článku Kteří zaměstnanci musí absolvovat povinné školení řidičů? A týká se i OSVČ?

V případě, že se jedná o služební cestu do zahraničí, je potřeba mít tyto dokumenty přeložené buď do angličtiny, nebo do úředního jazyka konkrétních zemí. Navíc je nutné, aby tyto dokumenty byly úředně ověřené. U zahraničních pracovních cest je zaměstnavatel také povinný vyřídit zaměstnanci cestovní pojištění.

Pozor na smlouvu

Irena Valíčková doporučuje v této souvislosti zaměstnavatelům, aby si uvědomili, že velký význam pro pracovní cesty, ale také pro finanční nároky s tím spojené, má samotná pracovní smlouva. Především tedy místo výkonu práce v ní sjednané. Pokud má zaměstnanec v pracovní smlouvě napsáno místo výkonu práce konkrétní adresou, pak v případě, že zaměstnance vysílá mimo tuto konkrétní adresu, je již na pracovní cestě. Pokud však má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce městem, pak v případě, že se pohybuje po daném městě, nejde u něj o pracovní cestu. Pokud tedy má zaměstnanec v pracovní smlouvě napsáno místo výkonu práce konkrétní adresou, pak musí zaměstnavatel počítat s tím, že v případě, že zaměstnance vyšle mimo toto sjednané místo, může nastat situace, že zaměstnanec tuto pracovní cestu odmítne, dodává.  

Content tip H1

Dále také radí, že pro zaměstnavatele je z hlediska praktičnosti výhodné uvést jako místo výkonu práce do pracovní smlouvy například město, zatímco pro zaměstnance je naopak výhodné vymezit místo výkonu práce konkrétní adresou. A v případě, že zaměstnavatel zaměstnává obchodní zástupce či řidiče, bývá praktické sjednat jako místo výkonu práce dokonce kraj či Českou republiku. 

Zákoník práce rozlišuje pojmy místo výkonu práce a místo pravidelného pracoviště (viz ustanovení § 34 a 34a zákoníku práce). Místo pravidelného pracoviště může být sjednáno v pracovní smlouvě, což je doporučováno právě v případě, že zaměstnanec bude mít místo výkonu práce sjednáno šířeji než obec, nebo když pokud bude mít sjednáno více míst výkonu práce. O rozdílech najdete více v článku Jak na cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ