Hlavní navigace

Přečerpaná řádná dovolená a její důsledky v praxi

Dagmar Kučerová

Zaměstnavatelé se občas setkávají s takzvaným přečerpáním dovolené. Aktuálně doporučovaný postup řešení této situace není bez komplikací.

Doba čtení: 5 minut

V řadě případů skutečně práci mzdovým účetním ulehčí. Avšak zaměstnanec musí mít v daném měsíci zúčtován příjem.

Přečerpaná dovolená a zákoník práce

K takzvanému přečerpání řádné dovolené může dojít z nejrůznějších důvodů, ale nejčastějším důvodem je, že si zaměstnanec vybere dovolenou, na kterou mu ještě nevznikl nárok, a poté je pracovní poměr ukončen. To má samozřejmě dopad do oblasti odměňování. Na řádnou dovolenou nárok nevznikl, příslušnou částku je třeba vrátit.

Jak pro server Podnikatel.cz vysvětlil Richard Kolibač ze Státního úřadu inspekce práce, zákoník práce ve svém ustanovení § 222 a) stanoví, že zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Ve čtvrtém odstavci stejného ustanovení se píše, že zaměstnanec je povinen vrátit vyplacenou náhradu mzdy nebo platu za dovolenou nebo její část, na kterou ztratil právo, popřípadě na kterou mu právo nevzniklo. Náhradu mzdy nebo platu za dovolenou, na niž zaměstnanec ztratil právo nebo na niž mu právo nevzniklo, smí zaměstnavatel zaměstnanci ve smyslu ustanovení §146 písm. a) a § 147 odst. 1 písm. e) zákoníku práce srazit ze mzdy i bez jeho souhlasu, tj. bez uzavření dohody o srážce ze mzdy.

Bilance čerpané řádné dovolené

Zaměstnavatelé provádí koncem roku inventuru čerpané dovolené a dovolenou, která nebyla čerpána z důvodu překážek na straně zaměstnance nebo naléhavých provozních důvodů na straně zaměstnavatele, převádí do roku následujícího. V té souvislosti vyčíslí i případnou „přečerpanou řádnou dovolenou“. Dříve se přečerpaná dovolená vždy opravovala v měsíci, kdy k jejímu přečerpání došlo. Jednalo se totiž o neplacené volno (nárok na dovolenou nebyl). Zaměstnanec byl povinen prostřednictvím zaměstnavatele odvést za dny čerpaného neplaceného volna zdravotní pojištění. Od roku 2015 došlo k úpravě legislativy, která umožnila daleko jednodušší postup řešení důsledků přečerpání řádné dovolené. Ani tento postup však nemusí být bez komplikací. 

Čtěte také: Práce na zkoušku je legální, jak je to ale s pojištěním

Aktuálně se doporučuje v měsíci, kdy došlo ke zjištění přečerpání řádné dovolené, což bude nejčastěji měsíc prosinec nebo měsíc ukončení pracovněprávního vztahu, provést srážku z hrubé mzdy zaměstnance. Tímto postupem totiž dojde ke snížení zdanitelného příjmu a vyměřovacího základu pro odvod sociálního a zdravotního pojištění. Jednoduše se o částku přečerpané mzdy sníží mzdové náklady zaměstnavatele. Není nutné vždy opravovat v měsíci čerpání dovolené a následně řešit přeplatek u zaměstnance srážkou z čisté mzdy.

Přečerpaná řádná dovolená a zdravotní pojištění

Přestože se od roku 2015 při přečerpání řádné dovolené nenavyšuje zdravotní pojištění z titulu neplaceného volna, musí zaměstnavatel i při aktuálním postupu zabezpečit dodržení minimálního vyměřovacího základu zaměstnance (eventuálně jeho poměrné části). Pokud se nejedná o zaměstnance, za kterého by pojistné hradil stát nebo kterému nebyl stanoven minimální vyměřovací základ. Zjednodušeně řečeno, jestliže je po snížení hrubé mzdy příjem zaměstnance nižší než minimální vyměřovací základ, je nutné odvést zdravotní pojištění alespoň z minimálního vyměřovacího základu. 

Čtěte také: I zaměstnanců se týkají doplatky zdravotního pojištění

Přečerpaná řádná dovolená a sociální pojištění

Poněkud složitější může být situace z pohledu sociálního pojištění. Jestliže zaměstnanec „přečerpá“ dovolenou, například proto, že v průběhu kalendářního roku ukončí pracovní poměr u zaměstnavatele, a tím nemá nárok na část dovolené, kterou již vyčerpal, je zaměstnanec povinen náhradu mzdy za „přečerpanou“ dovolenou vrátit. Z této náhrady již bylo odvedeno pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Podle Renaty ProvazníkovéČeské správy sociálního zabezpečení je potřeba vycházet z definice vyměřovacího základu zaměstnance pro odvod pojistného podle § 5 odst. 1 zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

Zde se píše, že vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů…, které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v ČR, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním, které zakládá účast na nemocenském pojištění. Z citované definice vyplývá, že plnění, které zaměstnanec zaměstnavateli vrací, není možné ode dne vrácení považovat za plnění poskytnuté zaměstnanci, a proto není zúčtovaným příjmem zahrnovaným do vyměřovacího základu, vysvětluje Renata Provazníková.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví a personalistika
PhDr. Dagmar Kučerová
poradkyně pro mzdové účetnictví

Zde ovšem může dojít ke komplikaci zúčtováním přečerpané dovolené. Pokud provede zaměstnavatel bilanci řádné dovolené v měsíci prosinci a v tomto měsíci neměl zaměstnanec zúčtován žádný příjem (například z důvodu nemoci), nelze tuto srážku provést. Vyměřovací základ je definován jako úhrn příjmů, a z toho důvodu nemůže nikdy nabýt zápornou hodnotu. 

Čtěte také: Rok 2018 je bohatý na změny v nemocenském pojištění

Jak dále Renata Provazníková uvedla, o výše uvedené plnění (náhrada za „přečerpanou“ dovolenou) se snižuje úhrn započitatelných příjmů (vyměřovací základ) zaměstnance, a to v kalendářním měsíci:

WT100 tip témata

  • a) v němž bylo toto plnění zaměstnancem vráceno formou srážky (odečtu) z příjmů zaměstnance za předpokladu, že zaměstnanec dosáhl v tomto měsíci u zaměstnavatele příjmů zahrnovaných do vyměřovacího základu. Zaměstnavatel nemá vůči OSSZ žádnou povinnost, na přehledu o výši pojistného zaměstnavatel vykazuje úhrn vyměřovacích základů snížený o dotčené plnění. Nevyhotovuje se proto nová příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění.
  • b) do něhož bylo toto plnění zaměstnanci zúčtováno, pokud se nepostupuje podle písm. a) anebo bylo postupováno podle písm. a), avšak nedošlo k úplné „kompenzaci“ takového plnění. Jedná se tedy o případy, kdy zaměstnanec v tomto měsíci nemá u zaměstnavatele žádné příjmy nebo má příjmy nižší než vracené plnění (vyměřovací základ by po odečtení tohoto plnění byl záporný, což není přípustné). Za měsíc, kdy došlo k přečerpání řádné dovolené, musí zaměstnavatel podat OSSZ takzvaný „opravný“ přehled o výši pojistného, kde budou vykázány nové, opravené údaje. Společně s tímto přehledem sdělí OSSZ důvod podání tohoto „opravného“ přehledu (pokud by zaměstnavatel zjistil přeplatek na pojistném až po odeslání evidenčního listu důchodového pojištění, musí vyhotovit také opravný evidenční list).

A je tu další nepříjemná souvislost. Jestliže bude zaměstnavatel opravovat v měsíci zúčtování řádné dovolené, promítne se tato oprava do zdanitelných příjmů i do odvodu zdravotního pojištění. Navíc, pokud zaměstnanec čerpal v následujícím období dávky nemocenského pojištění, ovlivní snížení vyměřovacího základu jejich výši. Zaměstnavatel podá novou přílohu k žádosti o dávku nemocenského pojištění. Obdobně oprava ovlivní již vyplacenou náhradu mzdy. 

Čtěte také: Od února 2018 se mění podmínky pro nemocenské u dohod

Zkrátka i popisovaný zjednodušený postup přečerpané řádné dovolené má svá úskalí a v některých případech práci mzdovým účetním neulehčí.Zaměstnavatel může v zásadě postupovat oběma způsoby. Snížením hrubé mzdy v aktuálním měsíci nebo opravou mzdy v měsíci zúčtování řádné dovolené. Nikdy ale nemůže vyměřovací základ zaměstnance pro odvod pojistného dosáhnout záporných hodnot a od toho se odvíjí zvolený způsob nápravy.