Hlavní navigace

Rady pro správné zálohování, které vám zachrání hodiny vaší práce

Jana Langerová

Nejen u firem a podnikatelů se problém záloh stále podceňuje. Zálohy jsou prováděny obvykle na externí disk, a to nepravidelně a bez jakékoliv automatizace.

Doba čtení: 4 minuty

Sdílet

Zálohovat by se mělo tak, aby při havárii bylo možné firemní data spolehlivě a pokud možno co nejrychleji obnovit.  

Nepleťte si zálohu s archivem 

Uživatelé i firmy si pod zálohováním a archivací často představují stejnou věc, ale v praxi tomu tak není. Archivaci si můžete představit jako kompletní obraz celého systému, který je uložen někde na bezpečném místě a ten obraz je (nejlépe) pravidelně archivován. Zálohou pak rozumíme jen rozdílovou zálohu systémových oddílu a databází od posledního provedení archivace, popisuje v článku jednatel společnosti DataHelp Štěpán Mikeš. Zálohování je určeno především v případech, kdy je potřebná obnova dat a archivace pak slouží k dlouhodobému uložení dat, která si chcete uchovat do budoucna.  

Rozdíly ukazuje následující tabulka:

Rozdíly mezi zálohováním a archivací
Zálohování Archivace
Umožňuje rychlou obnovu aktuálních a měnících se dat Ukládají se data, která nejsou aktualizována a uživatel je v danou dobu aktivně nevyužívá
Existují kopie stejných dat na více zařízeních Obvykle jde o jedinou kopii dat
Rychlost obnovy dat je podstatná Rychlost vyhledávání určitých dat je nepodstatná
Krátkodobé uložení dat – data jsou ukládána po tu dobu, co jsou aktivně užívána Dlouhodobé uložení dat; ukládá data po dobu požadovanou uživatelem nebo na neurčito
Duplicitní kopie jsou periodicky přepisovány Nedochází k přepisu ani odstraňování dat

Záloha musí jít obnovit

V prvé řadě je důležité mít zálohu, ze které lze provést obnovu. Podle Pavla Hemelky, obchodního ředitele společnosti COMPARA systems, středně velké firmy v této oblasti více hledí na rizika a jsou si vědomy hodnoty firemních dat, se kterými pracují, a vyžadují fungující a spolehlivá řešení. Nejdůležitější je tedy mít takové zálohy, ze kterých je možné obnovu co nejrychleji provést. Zní to jednoduše, ale v praxi to není vždy úplně snadné zajistit. V současné době existuje řada výrobců zálohovacího softwaru a diskových polí, takže není problém vybrat vhodné řešení, dodává. 

Michal Franta ze společnosti System4u doporučuje občas udělat kontrolu záloh, tedy vyzkoušet si obnovu dat ze zálohy. Větší firmy by si podle něj na zálohování měly najmout profesionály, kteří se jim postarají o celý proces. Z našich zkušeností je zálohování ve firmách hodně podceňováno a nejsou na něj personální ani hardwarové kapacity. Odborníci jsou schopní celý proces nastavit a pak už probíhá víceméně automaticky, popisuje.

Pokud pracujete s citlivými daty, můžete si sjednat pojištění proti kybernetickým rizikům. Psali jsme o něm v článku Pojistěte se před hackerskými útoky i pokutami spojenými s GDPR

Dělejte více záloh

Mít více kopií záloh je důležitým pravidlem. Michal Franta je doporučuje mít alespoň tři, a to na různých místech. Jedna záloha může být uložená na síťovém datovém úložišti v serverovně, další kopie zálohy je vhodné uložit mimo serverovnu, mohou být v jiné části budovy nebo třeba na jiné pobočce firmy, vysvětluje. Pokud by kanceláře například vyhořely a poškodily by se i úložiště záloh, firmu taková záloha totiž může zachránit. Některým klientům doporučujeme mít celou kopii zálohy umístěnou na nějakém externím disku nebo páskách, které se uloží do bezpečnostní schránky v bance. Tímto způsobem se dá řešit i archivace starších záloh, popisuje dále. 

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví a personalistika
PhDr. Dagmar Kučerová
poradkyně pro mzdové účetnictví

Tři kopie záloh souvisejí se strategií nazvanou 3 – 2 – 1. Její podstatou je právě to, že si vždy uděláte minimálně tři kopie svých dat, z nich dvě budou místní, ale na rozdílných zařízeních, a minimálně jedna kopie mimo domov či kancelář. Na blogu DataHelp popisují tuto strategii na příkladu životopisu ve formátu Word. Jeden soubor s názvem „Zivotopis.docx“ máte na svém počítači u sebe doma, jednu kopii uchováváte na externím HDD a další kopii máte například na cloudovém úložišti. Tuto kopii si pak můžete stáhnout odkudkoliv.  

daně_I.fáze

Dbejte na pravidelnost

Stěžejní je už samotné zálohování, ale také je potřeba jej provádět pravidelně. A navíc jej kontrolovat. A to nejlépe formou cvičné obnovy. V případě, že potřebuje pomoci s návrhem konkrétního řešení, obraťte se na specialistu, radí Pavel Hemelka. Podle Michala Franty je pravidelný režim nejdůležitější a ideální je zálohovat data každý den, a to automaticky. Klientům doporučujeme na víkendy plánovat plnou zálohu všech dat, která je časově náročnější. Každý den ve večerních hodinách by pak měla probíhat záloha nových dat, upřesňuje. 

Štěpán Mikeš si myslí, že dát univerzální odpověď na to, jak často zálohovat, je obtížné. Vše se odvíjí od frekvence změn v úložišti. Rozhodnutí, zda má smysl zálohovat například po jedné změně položky v databázi, podle něj stojí a padá nejčastěji na osobě, která za to ve firmě zodpovídá. Obecně platí, že čím častěji se zálohuje, tím lépe. V menších a středně velkých firmách doporučujeme zálohu dokumentů a účetnictví provádět minimálně jednou týdne. A archivaci neboli celkovou zálohu obrazu systému je rozumné provádět minimálně jednou za půl roku, uvádí. 

S bezpečností souvisí také aktualizace, o kterých jsme psali v článku Aktualizujte ve firmě počítače, můžete se stát terčem útoků 

Pozor na chyby

Právě špatně naplánovaný čas zálohy je častou chybou, která se při zálohování dělá. Pokud totiž proběhne v pracovní době a pak se ukládají ještě nějaké důležité dokumenty, tak je v případě problému druhý den nikdo neobnoví. Občas se také stane, že by automaticky mělo docházet k ukládání dat a záloha z nějakého důvodu neproběhne. Nebo je zálohovacím softwarem vytvořen soubor, u kterého se až při obnově zjistí, že neobsahuje data, která se předpokládá, že by obsahovat měl, vyjmenovává závěrem Pavel Hemelka.

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).