Registrace cizinců podle JMHZ v praxi

Registrace zahraničních zaměstnanců

Zahraniční zaměstnanci s nástupem od dubna 2026 již budou evidováni pouze v jednotném registru pro účely jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Zaměstnavatel je registruje 8 dnů před jejich nástupem, nejpozději však před zahájením výkonu práce. Okruh evidovaných údajů je širší, jelikož obsahuje informace z dosavadní Informační karty a Sdělení o nástupu zaměstnance.

Pokud při registraci rodné číslo přiděleno nebude, toto pole zaměstnavatel nevyplní. Musí však doplnit sken dokladu osvědčující totožnost pojištěnce. Po přidělení rodného čísla příslušnou institucí zaměstnavatel nahlásí rodné číslo Územní správě sociálního zabezpečení.

Zaměstnanci ze Slovenské republiky a rodné číslo

Poněkud odlišná situace platí pro občany ze Slovenské republiky. Zde záleží na datu jejich narození a přijetí registrace ČSSZ. Jestliže bude zaslání „Registrace zaměstnance – nástup“ (REGZEC) s datem narození před 1. lednem 1993 ze strany České správy sociálního zabezpečení zamítnuto, protože osoba nebyla nalezena v jejich evidenci, je nezbytné zaslat podání znovu bez uvedení rodného čísla. Přílohou bude příslušný doklad obsahující rodné číslo (občanský průkaz). Pokud jej zaměstnavatel nepředloží, bude přiděleno EČP.

Ovšem u zaměstnanců – občanů SR s datem narození po 31. prosinci 1992 je nutné zasílat registraci bez uvedení slovenského rodného čísla, neboť tito jsou považováni za cizí státní příslušníky a bude jim přiděleno EČP. Zaměstnavatel dokládá registraci kopií dokladu totožnosti.

Daňový identifikátor ve státě rezidence

Nově vyžadovaným údajem pro účely registrace zahraničního zaměstnance je daňový identifikátor ve státě rezidence. Vyplňuje se pouze u daňových nerezidentů ČR. Jedná se o daňovou identifikaci přidělenou ve státě daňové rezidence. Kód státu rezidentství musí být odlišný od CZ. A právě zde naráží zaměstnavatelé na praktický problém. Při registraci zaměstnance – cizince například Filipínce v měsíci březnu nebo dubnu, ještě nemusí být zřejmé, kterého státu je tento zaměstnanec rezidentem.

Jak pro server Podnikatel.cz vysvětlil, za finanční správu ČR, Patrik Mandle, jestliže zaměstnavatel při nástupu zaměstnance, například zmíněného státního příslušníka Filipín, nemá informaci o tom, zda bude zaměstnanec daňovým rezidentem České republiky, či jiného státu, postupuje obdobně jako doposud při vedení mzdového listu. Podle § 38 odst, 2 zákona o daních z příjmů je zaměstnavatel již nyní povinen na mzdovém listu uvádět mimo jiné i kód státu daňové rezidence a identifikaci pro daňové účely ve státě rezidence. Tato povinnost tedy není nová a JMHZ slouží pouze k tomu, aby informaci obsaženou na mzdovém listu měl k dispozici i správce daně.

Níže uvedl i příklad možného postupu v praxi:

• V případě, kdy v okamžiku nástupu zaměstnavatel nemá k dispozici informace umožňující určit daňovou rezidenci, vychází z aktuálně známého stavu.
• Pokud nelze prokázat, že je zaměstnanec daňovým rezidentem České republiky, je na něj nahlíženo jako na daňového nerezidenta. Do JMHZ tedy zaměstnavatel uvede odpovídající údaj – nerezident.
• Současně je povinností zaměstnavatele vyvinout přiměřené úsilí k co nejrychlejšímu zjištění skutečné daňové rezidence zaměstnance, typicky doložením potvrzení o daňovém domicilu.
• Jakmile bude daňová rezidence definitivně určena, zaměstnavatel údaj aktualizuje podle skutečného stavu. 

Tento postup odpovídá dosavadní praxi při vedení mzdových listů podle zákona o daních z příjmů. JMHZ v tomto směru nepřináší zaměstnavateli novou povinnost ohledně zjišťování údajů, pouze tuto oblast digitalizuje a zavádí pravidelné sdělování obsahu již existující evidenční povinnosti vůči správci daně, uzavřel Patrik Mandle.

Metodika – Všeobecné zásady pro vyplňování registrace

Zaměstnavatelé pro vyplnění jednotlivých polí registračního formuláře využijí všeobecné zásady vyplňování registrace zaměstnance připravené pro účely jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Zde se například pro pole Státní občanství uvádí, že státní občanství je osobní právní poměr určitého jednotlivce k určitému státu, pro který je charakteristická jeho trvalost. Státní občanství je faktický souhrn práv a povinností mezi osobou a určitým státem, přičemž jen na státní občany se vztahují veškerá práva a povinnosti daného státu. 

V registraci se uvede pomocí dvoumístného kódu číselníku ČSSZ– CIS stát. Pro Českou republiku se užívá kód CZ. Kdyby ale měl pojištěnec více státních občanství, z nichž alespoň je ČR, uvede se kód CZ. Pokud není žádné z občanství České republiky, uvede se občanství dle uvážení zaměstnance. Primárně však země EU/EHP nebo Švýcarsko.