Registrace nepojištěných zaměstnanců a doregistrace nově požadovaných údajů

Zaměstnanec pro účely JMHZ

Nový proces registrace zaměstnance a povinnosti zaměstnavatele podle § 18, 19 a 35 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (ZoJMHZ) nahrazují od 1. dubna 2026 dosavadní postup týkající se zasílání Oznámení o nástupu do zaměstnání podle § 94 zákona o nemocenském pojištění, ve znění účinném do 31. března 2026. 

Zaměstnancem se pro účely registrace rozumí

• zaměstnanec podle zákona o nemocenském pojištění,
• zaměstnanec podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, 
• fyzická osoba, kterou zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zaměstnává nebo k níž je ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění, 
• poplatník daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů, nebo 
• zaměstnanec podle zákoníku práce (včetně zahraničních zaměstnanců).

Je zřejmé, že se za zaměstnance bude považovat jakákoli osoba s příjmy ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně, nebo jsou od daně osvobozené (peněžité i nepeněžité). Aktuálně však došlo k drobné úlevě. Finanční správa dne 9. března 2026 na svých internetových stránkách zveřejnila informaci, že některá zaměstnání nebude nutné již v roce 2026 evidovat. Zohlednila tak skutečnost, že některé příjmy neovlivňují výši daňové povinnosti ani registrační povinnosti osob a zaměstnavatelům by se pouze zvýšila administrativa. 

Na základě meziresortních jednání mezi MPSV, ministerstva financí a zástupci Generálního finančního ředitelství bylo dohodnuto řešení spočívající v legislativní úpravě zákona o JMHZ. Připravovaná novela má za cíl vyloučit povinnost zaměstnavatelů vykazovat v jednotném měsíčním hlášení tyto příjmy osvobozené od daně a osoby, kterým jsou poskytovány, pokud v daném kalendářním měsíci tyto osoby nemají od tohoto zaměstnavatele jiné příjmy ze závislé činnosti. Jedná se o: 

•  příjmy žáků a studentů z praktického výcviku (§ 6 odst. 9 písm. k) zákona o daních z příjmů),
• odměny členů okrskových volebních komisí (§ 6 odst. 9 písm. s) zákona o daních z příjmů),
• zvýhodnění bývalých zaměstnanců poskytované zaměstnavatelem provozujícím veřejnou dopravu (§ 6 odst. 9 písm. e) zákona o daních z příjmů),
• příjmy plynoucí z účasti bývalých zaměstnanců na společenských akcích organizovaných bývalým zaměstnavatelem (§ 6 odst. 9 písm. g) zákona o daních z příjmů, po novele písm. d)) a 
• stravování bývalých zaměstnanců, kteří odešli do starobního nebo invalidního důchodu, poskytované bývalým zaměstnavatelem (§ 6 odst. 9 písm. t) zákona o daních z příjmů).

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele však výše uvedené příjmy  za zaměstnání považuje. Tudíž musí proběhnout legislativní úprava. Přípravné práce již byly zahájeny a předpokládaná změna nastane s účinností od 1. ledna 2027. Finanční správa ovšem zaměstnavatele svým sdělením ujistila, že již pro rok 2026 bude pro výše uvedený okruh příjmů akceptovat postup, kdy zaměstnavatelé nebudou prostřednictvím měsíčního hlášení vykazovat údaje o výše uvedených příjmech ani o osobách, kterým byly poskytnuty. 

Přečtěte si také:

Povinné doplňující údaje o zaměstnavateli pro účely JMHZ

Širší okruh údajů o stávajících i nově přijatých zaměstnancích

Úleva se však dotýká pouze vybraných druhů zaměstnání. Ostatní zaměstnanci s nástupem od 1. dubna 2026 již musí být řádně evidování v rozšířené databázi pro účely JMHZ s novým okruhem údajů. Zaměstnavatel postupuje podle připravené metodiky Všeobecné zásady pro vyplňování registrace zaměstnance. V souladu s JMHZ se u zaměstnanců vyžaduje širší okruh údajů. Pro registraci zaměstnavatel využije REGREZ akce 1 „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání, Oznámení o zahájení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o zahájení PPV (pracovněprávního vztahu) jiného než základního.“ 

Širší okruh údajů se však týká i stávajících zaměstnanců. Pokud je zaměstnanec veden v registru nemocenského pojištění ČSSZ v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026 alespoň jeden den, je zaměstnavatel povinen sdělit elektronicky (ePortál, datová schránka nebo VREP/APEP) ve stanoveném formátu a struktuře údaje, které se povinně sdělují při přihlášení do evidence od 1. dubna 2026 a ČSSZ je dosud neeviduje. K tomu zaměstnavatel využije akci 3 „Registrace zaměstnance – Změna údajů zaměstnance."

Přečtěte si také:

Navazující a souběžná zaměstnání pro účely JMHZ

Dodatečná registrace zaměstnanců 

Aby toho nebylo málo, má zaměstnavatel v měsíci dubnu ještě jednu důležitou povinnost. Dodatečně zaevidovat (dohlásit) všechny již zaměstnané osoby, které podle současné právní úpravy, tedy ve smyslu zákona o nemocenském pojištění, nejsou přihlášeny v registru pojištěnců, ale nově budou spadat podle zákona o JMHZ pod definici zaměstnance. Jde např. o nepojištěné zaměstnance na dohody o provedení práce či vykonávající zaměstnání malého rozsahu (ZMR). Tyto kroky budou nezbytnou podmínkou pro podávání následně vyhotovovaných měsíčních hlášení, a to ať už zpětně za měsíce leden 2026 až březen 2026, která se budou dodatečně podávat ve druhém kalendářním čtvrtletí, anebo za první rozhodné období dubna 2026.

Rekapitulace nastávajících povinností zaměstnavatele spojených se zaměstnáváním:

• U zaměstnanců s nástupem od 1. dubna 2026 již hlásí nástup (skončení, změny, opravy, storna atd.) prostřednictvím nové registrace REGZEC s nově vyžadovanými údaji.
• V průběhu měsíce dubna (od 1. do 30. dubna 2026) musí u zaměstnanců vedených v prvním kalendářním čtvrtletí roku 2026 databázi ČSSZ alespoň jeden den odeslat doplňující údaje, které prostřednictvím stávajícího formuláře oznámení o nástupu nebyly vyžadovány.
• Nejpozději do konce měsíce dubna (v termínu od 1. do 30. dubna 2026) musí dodatečně přihlásit (případně i rovnou odhlásit) zaměstnance, které v prvním kalendářním čtvrtletí zaměstnával a podle stávajících podmínek je hlásit nemusel, protože šlo o zaměstnance na DPP či nemocensky nepojištěné zaměstnance. Samozřejmě již s využitím nové registrace REGZEC s novým (širším) okruhem údajů.