Faktury ve formátu PDF, posílání příloh e-mailem, ruční přepisování údajů do účetnictví, kontrola splatnosti, dohledávání dokladů, urgence a nejistota, zda dokument vůbec dorazil. To všechno je ve firmách stále běžná realita.
Co se dozvíte v článku
Přitom technologie pro skutečnou elektronickou fakturaci už existují. Nejde jen o to, aby faktura nevypadala jako papír, ale aby byla od začátku do konce strojově čitelná, bezpečně doručená, ověřitelná a připravená pro další automatizované zpracování.
Podle mě začíná být situace zajímavá. Ne proto, že by Česko samo udělalo zásadní legislativní krok. Ale proto, že ho udělalo Slovensko.
To totiž od 1. ledna 2027 zavádí povinnou elektronickou fakturaci v B2B styku přes síť Peppol. A protože většina velkých účetních a ERP systémů působí současně v Česku i na Slovensku, budou muset tuto technologii implementovat tak jako tak. Český trh tím dostává šanci naskočit do hotového řešení, aniž bychom museli čekat, až nás k tomu donutí vlastní legislativa.
Od FlexiBee k e-fakturaci
Digitalizaci účetnictví se nevěnuji až poslední rok, kdy se z e-fakturace stalo legislativní a technologické téma. Stál jsem u zrodu účetního systému FlexiBee, dnes ABRA Flexi, který se díky cloudu a otevřenému API stal jedním z technologicky nejvýraznějších účetních systémů na českém trhu.
FlexiBee ukázalo, že účetnictví nemusí být uzavřený systém, ale otevřená platforma, na kterou se mohou napojovat e-shopy, CRM, sklady, banky i další firemní aplikace. Právě otevřené API bylo v době vzniku FlexiBee výrazným posunem oproti tehdejšímu způsobu práce s účetními daty.
Po rozvoji FlexiBee a jeho prodeji společnosti ABRA Software jsem se zaměřil na další problém českých firem: propojení firemních systémů.
Založil jsem Dativery, integrační platformu, která ročně zpracuje více než 10 milionů faktur a 50 milionů plateb. Jejím cílem je umožnit firmám používat hotové integrace místo nákladného vývoje na míru. Dlouhodobě vidím stejný problém. Firmy mají data v různých systémech, ale ty systémy spolu nemluví. Účetnictví, e-shop, CRM, banka, sklad nebo platební brána řeší každý svůj kousek reality. Skutečná hodnota vzniká až ve chvíli, kdy mezi nimi data začnou proudit automaticky.
Proč ISDOC nestačil
Česko přitom s elektronickou fakturací nezačíná od nuly. Už v roce 2009 vznikl formát ISDOC, který začaly podporovat velké účetní systémy. Později se objevil také PDF.ISDOC, tedy PDF dokument s přiloženou strukturovanou fakturou ve formátu ISDOC. Jenže adopce zůstala nízká. Důvod je podle mě jednoduchý: formát faktury sám o sobě nestačí.
ISDOC byl důležitý krok. Vyřešil strukturu dat, ale nevyřešil doručení, potvrzení přijetí, akceptaci, navazující dokumenty ani celý obchodní proces. Elektronická fakturace není jen o tom, že místo PDF pošlu XML soubor. Jde o to, aby faktura bezpečně prošla od dodavatele k odběrateli, aby bylo jasné, kdo ji přijal, v jakém je stavu a co se s ní má dál stát, ale současně i to, že příjemce tuto formu komunikace podporuje.
Právě to je podle mě důvod, proč se v Česku e-fakturace přes ISDOC nikdy masově nerozšířila. Firmy sice měly k dispozici datový formát, ale chyběla univerzální infrastruktura pro doručení dokumentů a komunikaci mezi různými systémy.
Peppol jako digitální pošta pro firmy
Tuto roli může převzít Peppol. Evropská síť pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů vznikla původně pro oblast veřejných zakázek, dnes se ale stává širším standardem pro e-fakturaci a B2B komunikaci. Zjednodušeně řečeno funguje jako bezpečná digitální pošta. Firma si vybere poskytovatele přístupu, takzvaný Access Point. Na Slovensku se pro něj používá srozumitelný pojem digitální pošťák. Přes něj firma odesílá i přijímá dokumenty v síti Peppol.
Rozdíl oproti běžnému e-mailu je zásadní. Dokumenty se neposílají jako přílohy, které někdo následně ručně přepisuje nebo vytěžuje. Přenášejí se ve standardizovaném strojově čitelném formátu, který mohou účetní a ERP systémy automaticky zpracovat. A současně síť efektivně eliminuje SPAM, protože u každého dokladu je ověřený odesílatel. Peppol navíc není jen o fakturách. Síť umožňuje přenášet také objednávky, dobropisy, dodací listy, katalogy nebo další obchodní dokumenty.
Když se dnes mluví o e-fakturaci, většina lidí si představí jen fakturu. Ale skutečný potenciál je mnohem větší. Jakmile máte bezpečnou infrastrukturu pro výměnu strukturovaných dokumentů, můžete na ní postupně stavět celý obchodní proces.
Slovensko může rozhýbat i český trh
Zásadní zlom přichází právě kvůli Slovensku. Od ledna 2027 tam budou firmy muset v B2B styku elektronickou fakturaci přes Peppol používat povinně. To znamená, že výrobci účetních a ERP systémů, kteří působí na slovenském trhu, budou muset Peppol podporovat. A protože řada z nich působí současně i v Česku, vznikne technologie, kterou mohou využít také české firmy.
Tohle je moment, který bychom neměli propásnout. Výrobci softwaru budou Peppol implementovat kvůli Slovensku. Byla by obrovská škoda, kdybychom tuto funkci nenabídli i českým zákazníkům. Otevírá se tím možnost, aby se Česko posunulo k elektronické fakturaci dobrovolně a prakticky, ne až pod tlakem budoucí povinnosti.
Směr je navíc jasný i na evropské úrovni. Balíček ViDA, tedy VAT in the Digital Age, počítá s tím, že od 1. července 2030 se digitální reporting a e-fakturace stanou součástí přeshraničních B2B transakcí v Evropské unii. Firmy, které začnou se strukturovanou e-fakturací dříve, tak nebudou později dohánět legislativu na poslední chvíli.
E-fakturace nesmí být jen pro velké firmy
Jednou z překážek digitalizace B2B komunikace byla dlouho cena. Tradiční EDI projekty dávaly smysl hlavně velkým firmám, ale pro menší podniky byly často příliš drahé, složité a závislé na individuálních implementacích. Dativery se proto stalo certifikovaným Access Pointem a spustilo řešení Peppoš, které firmám umožňuje jednoduché napojení do sítě Peppol, i bez vlastního IT oddělení.
Elektronická fakturace nebude fungovat, pokud bude dostupná jen pro velké podniky. Aby se stala standardem, musí ji být schopný používat i menší e-shop, účetní kancelář nebo firma, která nemá vlastní IT oddělení.
Peppoš proto počítá i s firmami, které zatím nejsou připravené na hlubokou integraci. E-faktury mohou odesílat a přijímat přes e-mailovou bránu, webové rozhraní nebo napojení na služby jako Dropbox, Google Drive či Microsoft OneDrive. Cílem je snížit bariéru vstupu. Ne každá firma potřebuje hned plnou integraci do ERP systému. Ale každá může začít tím, že přestane s fakturou pracovat jako s PDF přílohou a začne ji přijímat jako strukturovaný datový dokument.
Budoucnost fakturace není ve vytěžování PDF
Elektronická fakturace bývá často vnímaná jako účetní téma. Ve skutečnosti ale mění fungování celé firmy. Pokud faktura přijde jako PDF e-mailem, musí ji někdo otevřít, vytěžit, zkontrolovat, schválit, zaúčtovat a spárovat s platbou. Každý krok znamená čas, náklady a prostor pro chybu. Strukturovaná e-faktura naopak umožňuje velkou část procesu automatizovat.
PDF bylo dlouho praktický kompromis. Člověk si ho přečte, vytiskne, přepošle. Ale pro stroje je to pořád špatný formát. Budoucnost účetnictví není v tom, že budeme lépe vytěžovat PDF. Budoucnost je v tom, že PDF pro účetní procesy vůbec nebudeme potřebovat. Podle mě ani umělá inteligence nemá být hlavním řešením problému, který lze odstranit už u zdroje.
AI je skvělý nástroj tam, kde potřebujeme pracovat s nejednoznačností. Ale faktura je strukturovaný obchodní dokument. Tam nechceme hádat, co je číslo faktury, DIČ nebo částka. Chceme to vědět přesně. A právě proto dává smysl posílat data rovnou ve strukturované podobě.
Česko má příležitost začít dřív
Dnes se snažím český trh k Peppolu aktivně rozhýbat. Jednám s výrobci účetních a fakturačních systémů, vysvětluji výhody standardu a zároveň jsem spustil vlastní řešení Peppoš, které českým firmám už dnes umožňuje připojení k síti Peppol. Nyní je teď důležité, aby o Peppol začali aktivně žádat sami uživatelé.
Výrobci softwaru reagují na poptávku. Pokud jim budou čeští zákazníci říkat, že chtějí Peppol používat také v Česku, výrazně to pomůže. Teď je správný čas dát trhu jasný signál, že e-fakturace není jen slovenská povinnost, ale česká příležitost.
České firmy tak nemusí čekat na vlastní povinnost. Díky Slovensku vznikne infrastruktura, kterou budou muset výrobci účetních a ERP systémů stejně připravit. Česko ji může využít dřív, dobrovolně, prakticky a bez zbytečného čekání.
Otázka tedy nezní, jestli elektronická fakturace přijde. Přijde. Otázka zní, jestli ji české firmy využijí jako příležitost, nebo ji budou za pár let zavádět narychlo jako další povinnost.
Máme před sebou vzácný moment. Technologie existuje, evropský směr je daný, Slovensko vytváří tlak na implementaci a český trh může těžit z hotových řešení. Byla by škoda toho nevyužít. E-fakturaci nemusíme v Česku vymýšlet znovu. Stačí ji konečně začít používat.
Tip redakce
EET 2.0: Neopakujme chyby, které nás minule stály klid i peníze
Debata o návratu elektronické evidence tržeb se znovu rozhořela. I když má systém s pracovním názvem EET 2.0 začít fungovat až v roce 2027, jedna věc je zřejmá: největším nepřítelem podnikatele není stát ani technologie, ale on sám, pokud bude čekat do poslední chvíle. Více v dalším komentáři i našem podcastu.
