Každý se v práci kontinuálně rozhoduje, jak naloží se svým časem a čemu, kdy, jak a v jakém pořadí se bude věnovat. Co pomůže, je i stanovení jasných priorit.
Titíž lidé, kteří si neumí dny představit bez internetu, aplikací a neustálého přístupu k mobilnímu telefonu, dnes zároveň bojují o svou pozornost, aby se mohli soustředit na důležitou práci. A zkoušejí různé přístupy a postupy, jak se neustálého vyrušování zase zbavit. A jak se také nenechat zahltit obrovským množstvím práce, které nemá hranice a která zdánlivě nikdy nekončí.
Hledáte doporučení, jak lépe nakládat s pracovním časem? Čtěte 5 tipů, jak se zbavit problému s nedostatkem času.
Prozkoumat a změnit své návyky
Trenér osobní produktivity Daniel Gamrot připomíná větu, kterou mu řekl jeho tehdejší šéf, když v práci nestíhal přesto, že jí věnoval 16 hodin denně: Den má 86 400 vteřin a každou vteřinu můžeš využít tak, abys byl spokojený.
Začal uvažovat o tom, jak si má lépe zorganizovat čas. A jak každou vteřinu prožít smysluplněji,
dodal na přednášce pro komunitu kolem někdejšího coworkingu K10 (teď už součást Impact Hubu) na pražských Vinohradech.
Daniela Gamrota to tehdy vedlo k tomu, aby prozkoumal a přehodnotil své osobní pracovní návyky. Začal se soustředit na to, kdy konkrétní typy činností během dne dělá co nejlépe. Ve kterou denní dobu by měl dělat práci, která vyžaduje například velké soustředění nebo tvořivost. To je individuální a podle toho teď i ostatním doporučuje zorganizovat si diář. Je možné to podle něj poznat zkušeností, ale především změřit. Osvědčila se mu i práce v cyklech, třeba za využití techniky Pomodoro, kdy se pravidelně střídají intervaly na práci a na odpočinek. Přestávky jsou pro produktivní práci hrozně důležité,
tvrdí.
Jaké aplikace pro zlepšení pracovní produktivity Daniel Gamrot doporučuje? Dočtete se v článku 10 bezplatných aplikací, které vytvoří z vašeho mobilu produktivní kancelář.
Pomohlo mu i soustředění na osobní priority a schopnost plánovat je. Priority máme, jen na ně zapomínáme,
upozorňuje. Mezi jeho doporučení pro zlepšení vlastní produktivity patří i návyk všechno potřebné si zapisovat a ukládat na jedno místo (podle metody „mít vše hotovo“ kouče a lektora osobní produktivity Davida Allena). Neboli pracovat s inboxy, ať už je to úkolovník, mailová schránka, poštovní schránka, pracovní stůl, pracovní plocha na počítači, taška, a ty také pravidelně vyprazdňovat. Pomáhá podle něj i spojování aktivit – například pochůzky propojené s telefonováním, cestování vlakem spojené s prací na počítači a podobně.
Je také propagátorem každodenního fyzického pohybu, který spojuje s vyšší produktivitou. A hluboké práce, kterou rozpracoval Cal Newport, autor a vysokoškolský učitel informatiky a počítačových věd, zabývající se i vztahy mezi technologiemi a společností. Ten ji ve své stejnojmenné knize Hluboká práce (vyd. Jan Melvil Publishing 2015) definuje jako pracovní činnost provozovanou ve stavu nerušeného soustředění, která vás nutí využívat váš kognitivní potenciál na maximum. Taková činnost vytváří nové hodnoty, zlepšuje vaše schopnosti a je obtížně replikovatelná
.
Na prioritách záleží
Ať už se k produktivitě přistupuje z jakékoliv strany, důraz na priority různé systémy a zkušenosti spojuje. Stanovit si priority považuje za jeden z klíčových pracovních návyků třeba i Timothy Ferriss, podnikatel – inspirátor proslavený svým konceptem čtyřhodinového pracovního týdne, který dotáhl produktivitu daleko. Nejde podle něj o to nějak stihnout nebo sfouknout všechno možné, ale soustředit se na pár věcí, které jsou skutečně podstatné a přinesou do podnikání nebo do života největší změnu. Podobně viděl situaci i zakladatel moderního managementu Peter F. Drucker.
Více o prioritách a přístupu Timothyho Ferrisse a Petera F. Druckera čtěte v článku Dvacet tisíc pitomců sice dáte dohromady snáz, přesto vsaďte raději na priority.
Priority jsou tím, co utřídí, co je potřeba dělat a co je naopak možné bez velkých potíží a důsledků vypustit. Určení priorit tak může výrazně osekat seznam úkolů. Práce s prioritami a soustředění vždy na jeden úkol, tedy omezení multitaskingu, může už samo o sobě výrazně zvýšit produktivitu práce. Podle Americké psychologické asociace je právě produktivita daní zákonitě odvedenou při práci na více úkolech najednou a při přeskakování z jednoho úkolu na další a zpět. Z hlediska produktivity tak může jít až o 40procentní ztrátu.
Méně je i v práci více
Tajemství produktivity má dvě stránky. Na jedné straně je vše, co a jak je potřeba dělat, na druhé straně to, co je naopak potřeba nedělat. Minimalistický přístup k otázce produktivity vychází z toho, že méně je více. Joshua Fields Millburn, který je spolu s Ryanem Nycodemusem součástí dvojice (propagující minimalismus i v práci) The Minimalists, na svém blogu tvrdí, že dělat celkově méně je lepší, než se věnovat složitému plánování. Myslí tím méně, ale s plným soustředěním.
Klíč k produktivitě je totiž podle něj v tom, nejprve se vždy plně soustředit na tu nejdůležitější práci a na skutečné priority. Často to znamená odhodlat se a pustit se do toho, co je vlastně nejvíce složité, co je náročné a představuje určitou výzvu. Rozhodně je to většinou náročnější a vyžaduje to o hodně větší míru aktivity než pasivní brouzdání po sociálních sítích, čtení novin na internetu nebo projíždění došlých e-mailů s pocitem povinnosti reagovat stále na všechno v reálném čase. To jsou činnosti, které odvádějí pozornost od důležité práce, a jak Joshua Fields Millburn doporučuje, je dobré si je dávkovat jenom po kapkách.
