Hlavní navigace

Zápasíte s organizací svého času? Plánujte, až když víte co a proč

Jana Bohutínská

Den má 24 hodin, což vypadá docela optimisticky. Přesto je otázka „jak nejlépe organizovat svůj čas a všechno stihnout“ pro podnikatele a podnikatelky stěžejní.

Doba čtení: 6 minut

Základ je smířit se s tím, že do jednoho dne se prostě všechno nacpat nedá. A ujasnit si své cíle a priority. Papírový diář nikoho nespasí, ale může pomoci.

Jak souvisí diář se sebepoznáním

Den má 24 hodin. Což po mechanickém rozdělení na třetiny, tedy zhruba doporučených osm hodin spánku, osm hodin práce (když se rámcově vyjde ze zákona) a osm hodin na vše ostatní, nevypadá nejhůř. Přesto je otázka „jak nejlépe organizovat svůj čas a všechno stihnout“ stěžejním tématem nejednoho podnikatele a nejedné podnikatelky. A když se přežene, může zabít veškerou spontaneitu.

Tato otázka sama o sobě je také mimochodem základem pro podnikání. Vždyť je na trhu nepřeberné množství knih, návodů, doporučení, systémů, videí a kurzů i diářů, které slibují lepší organizaci času a zvýšení osobní produktivity nebo naplnění vlastních snů. A takový byznys není rozhodně novinkou 21. století.

Méně optimistická stránka 24hodinového dne je, že se do něj vždycky nedá nacpat úplně všechno, co by kdo chtěl. Bez poznání sebe a vlastních hranic, bez uvědomění, jaké jsou osobní cíle, bez prioritizace úkolů, bez odříznutí toho, co skutečně není v tu chvíli podstatné, a bez průběžně živené motivace se přitom lze při funkčním nakládání s vlastním časem těžko obejít.

Přitom nepřestává platit, že to, co si člověk na sebe naloží, je potřeba vybalancovat s vlastní energií, s faktem, že lidské tělo je živý organismus, který má v běžném režimu většinou jistý strop možností a těžko překonatelné biologické potřeby – třeba právě spánek. Jejich nerespektování často nějakou dobu funguje, ale pak má své důsledky. Jedním za všechny je například vyhoření.

Diář jako odraz vidění světa

Jako pomocníci pro plánování a strukturování pracovního i soukromého času se tak nabízejí diáře. Souvisejí s deníky, zanechávají za sebou paměťovou stopu (je možné se v nich vrátit k minulým událostem), ale hlavně slouží jako plánovače budoucnosti. O zaměření na budoucnost v e-commerce se dočtete více v článku Chcete uspět v e-commerce? Neřešte přítomnost, ale budoucnost, radí Čupr a spol.

Nejde ale jen o to. Podle Molly McCarthy, která napsala před pěti lety pro The Boston Globe článek The daily planner: An American history, jsou totiž mnohem víc než jen nástroje pro plánování času.

Také, jak tvrdí, ukazují, jak jejich uživatelé vidí svět. To se podle ní odráží ve způsobu, jak si organizují čas, co upřednostňují, jak se rozhodují svůj diář zaplnit. To všechno podle ní zrcadlí určité hodnoty (nejen na individuální rovině) i to, co se změnilo od té doby, co se diáře v dnešní podobě zrodily. Sama tak v textu právě skrze diáře zkoumá americké dějiny, počínaje diářem George Washingtona, prvního amerického prezidenta.

Postupně, hlavně pak v 19. století, se podle Molly McCarthy diáře a plánování času stávaly nezbytností. Ale jejich užívání bylo živené i morálním apelem zaměřeným na sebezlepšování a zkvalitnění vlastního času. Lidé soustředění na práci a vyšší výkon jednoduše začali využívat diáře nejen pro prosté zachycení událostí, ale jako pomocníky pro realizaci svých pozemských cílů. A to jim, lidem i diářům, doteď zůstalo.

V mezidobí se možnosti plánování času rozšířily o elektronické plánovače, diáře v mobilu, tabletu nebo v počítači. Papírové diáře tak nějakou dobu vypadaly jako překonané retro vhodné jen pro zpátečníky. Pak ale prožily svůj revival, a dokonce se staly trendem a módou. A jejich výběr předmětem diskusí; na schůzkách mohou rozložené diáře zahájit konverzaci a prolomit ledy. Spolu s tím se na trhu objevily i nové značky a podnikatelské projekty, které se právě na tento segment zaměřily. Vznikají kolem nich komunity uživatelů a fanoušků. Navíc se diáře stávají nejen praktickým pomocníkem, ale také designovým kouskem a doplňkem, kterým (přesně v duchu přesvědčení Molly McCarthy) o sobě jeho majitelky a majitelé vydávají určitou zprávu.

Časový plán, seberozvoj i motivace

Vlastní vidění světa přitom může být i na osobní rovině vodítko, jak se k výběru diáře vlastně postavit a jak z nynější nepřeberné nabídky těch papírových vybírat. V dnešní době informačního přetížení se v mnohých z nás znovu rodí touha držet v ruce něco hmatatelného, co není jen virtuální. Ono ne nadarmo se říká, chci to mít „černý na bílým“, poznamenala Jana Mattas Horáčková pro oborový časopis Czechdesign.cz, když zkoumala designové diáře pro aktuální rok.

Jedním z kritérií, která mohou navigovat k tomu, pro který diář se rozhodnout, je fakt, zda zájemce preferuje diář datovaný nebo nedatovaný a do jak velkého detailu hodlá plánovat. Minuty, hodiny, dny, týdny, měsíce? Dalším preference klasického diáře nebo diáře seberozvojového či motivačního, který kromě nalinkovaných dnů, informací o svátcích a prostoru na poznámky nabízí i koučovacím způsobem zaměřené otázky, vytváří prostor pro zaznamenávání osobních, případně i týmových cílů, priorit, úkolů nebo třeba evaluaci toho, co už se udělalo, a případně nabízí motivační citáty. Neboli záleží na tom, co chtějí dotyčný nebo dotyčná s diářem přesně dělat.

Jestliže uvědomělé rozhodování je takové, které přispěje k naplnění nějakého cíle a je podložené jistou motivací, platí to i u výběru diáře. Koupi podmiňuje, co konkrétnímu člověku v oblasti organizace času sedí a co od diáře přesně chce. A v neposlední řadě také praktické hledisko: velikost i váha, formát, design a cena.

Ujasnit si priority a nastavit hranice

Na spojení diáře se seberozvojem vsadily třeba značky Doller, Clever Minds nebo Infinite, který v letošní edici věnoval prostor i deníku vděčnosti (kam si mohl uživatel každý den zapsat, za co je vděčný) a tedy tématu osobního štěstí. To, že takový diář opravdu může pomoci se sebeorganizací v praxi, potvrdila pro Podnikatel.cz nezávislá tanečnice Petra Hauerová. Té používání nedatovaného diáře od Clever Minds pomohlo ujasnit si priority a nastavit hranice, přiměl ji k úspornosti a věcnosti. Čtěte o tom více v článku Papírové diáře nečeká pohřební píseň. Pro podnikatele mají totiž řadu výhod.

Pokud má však uživatel s některými seberozvojovými principy už předchozí zkušenost a osvědčily se mu, může si s trochou kreativního přístupu k obrazu svému přetvořit i klasicky rozvržený diář, ať už je denní nebo týdenní. A vytvářet si, díky flexibilitě papírového diáře, svůj vlastní, nejvíce vyhovující, systém pro organizaci času a lepší produktivitu. K tomu se nabízí třeba designové diáře místní provenience Papelote či Voala.

Podívejte se na to, jak ve studiu Voala pracují:

Nebo jsou variantou hravější diáře od DeafMessAnger z recyklovaného papíru, které obsahují i stránky starých časopisů, noviny, vyvolaný negativ, staré jízdenky, vstupenky nebo zápisky a další věci, které mohou podpořit fantazii a právě i tvořivé zacházení s diářem.

To jsou tipy domácí provenience. Z těch zahraničních se nabízí třeba evergreen – elegantní diáře Moleskine, které mají v kapse sadu nálepek jako další možnost obrázkem vypíchnout některé události. Nebo Muji, kde se u diářů důsledně drží japonského minimalistického designu. A mnohé další.

WT100 tip v článku Dolejšová

Notes v podnikání jako vizitka

Investice do takových diářů je v řádech několika stovek, při přepočtu je to ale třeba koruna nebo koruna a něco denně. Je to navíc pomocník, který podnikatelku či podnikatele provází řadu měsíců. Otevřený na schůzce může také posloužit jako svého druhu vizitka majitele a podtrhnout budovanou pracovní image, i když se na něm zrovna neskvěje firemní logo. O logu čtěte více v článku Kde a jak si nechat vyrobit logo a jak se nenechat napálit?

Podává o něm jistou zprávu – zda upřednostňuje originalitu a kvalitu, zda je pro něj důležitá estetická stránka věcí, jestli se sebeorganizaci seriózně věnuje (a co to může vypovídat o jeho spolehlivosti), jaký je jeho přístup k ekologii (když si vybere diář z recyklovaného nebo ekologicky certifikovaného papíru). Nebo zda svůj diář vede osobitě, nebo se naopak úzkostlivě snaží do puntíku držet všeho, co je v něm předepsané a zásadně svým písmem nepřesahuje řádky.