Hlavní navigace

Fa za hotové

Dobrý den, manžel podnikar jako osvc, v sezóně zaměstnává na dpp 1 zaměstnance, musí mít od něj podepsán souhlas se zprac.osobních­.údajů?? Můj hlavní dotaz ale směřuje k vystavování dokladů za hotové- odvoz fekalii, na který vzddy píše také jméno a adresu zákazníka, předpokládám, že je dle gdpr nutné tyto údaje vynechat, tzn. Vystavit pouze paragon bez těchto údajů?? Co se týká vystavení fa pro platbu převodem, je nutné na nich uvést nejakou větu o udělení souhlasu? Děkuji Valášková

Jana
1. 3. 2018 18:35

Odpověď

Dobrý den, paní Valášková,

děkujeme za dotaz.

Váš manžel zpracovává osobní údaje jeho zaměstnance – je tedy v tomto vztahu správcem osobních údajů, zpracování údajů mu stanoví zákon a bez zpracování těchto údajů nemůže dojít k řádnému plnění zaměstnaneckého vztahu. Pokud shromažďuje pouze nezbytné osobní údaje, nepotřebuje od svého zaměstnance získat souhlas se zpracováním osobních údajů, je nutné zaměstnance v souladu se zásadami ochrany osobních údajů o takovém zpracování informovat – tuto informační povinnost lze splnit dodatkem k jeho dohodě o provedení práce. Podpis zaměstnance není nutný, nicméně může posloužit jako důkaz, že je s informacemi předloženými v dokumentech seznámen.
Podrobně jsou náležitosti dané informace stanoveny v čl. 12 Nařízení či ust. § 11 zákona o ochraně osobních údajů, doporučujeme se na to podívat. V zásadě jde o informování o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, z jakého právního důvodu je takové zpracování možné (plnění povinností zaměstnavatele), kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat (tzn. identifikace Vašeho manžela) a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny, dále musí být subjekt informován o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na opravu osobních údajů, právu na vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů či např. právu požadovat výmaz osobních údajů.

Co se týče údajů o Vašich zákaznících, Váš manžel opět vystupuje jako správce osobních údajů, tyto osobní údaje potřebuje pro plnění smlouvy, to znamená, že opět nemusí získávat souhlas zákazníků, ale je nutné o takovém zpracování informovat. Co to pro něj znamená? Rozhodně ne to, že je třeba osobní údaje z faktury vynechat. Z hlediska ochrany osobních údajů je třeba opět splnit informační povinnost – ideálně do dokumentů upravující smluvní spolupráci se zákazníky včlenit opět informaci se stejnou strukturou jako výše (je třeba změnit příslušné účely a zákonné důvody zpracování – tentokrát plnění ze smlouvy). Informační povinnost je možné také splnit např. vyvěšením na internetových stránkách, pokud nemáte, tak např. na viditelném místě v prodejně. Na fakturu týkající se převodu není nutné uvádět větu o udělení souhlasu, opět je třeba pouze splnit informační povinnost.

Jinak je obecně při zpracování osobních údajů dodržovat zásady ochrany osobních údajů – tzn. např. účelového omezení (zpracovávat pouze za účelem, za kterým byly osobní údaje shromážděny), minimalizace údajů (zpracovávat osobní údaje pouze v nutném rozsahu), přesnosti (údaje by měly být přesné a aktuální), omezení uložení (tedy po zákonem stanovené době archivace osobních údajů tyto odstranit) či např. důvěrnosti (přijmout vhodná technická a organizační opatření – to už je na individuálním posouzení, jak osobní údaje uchováváte a zda jsou bezpečně zajištěny proti přístupu neoprávněných osob).

Přeji pěkný den,

S pozdravem

Anna Freimannová

Mgr. Anna Freimannová (poradkyně pro GDPR)