Hlavní navigace

Uchovávání osobních údajů

1. Proč mám uchovávat výplatní lístky 30 let, když mám uchované mzdové listy stejnou dobu. Zdá se mi to zbytečné.
2. Dovolenky 10 let, když docházka se uchovává jenom tři roky.
3. Srážky ze mzdy 30 roků se mi zdá také moc.
4. Stejnopisy evidenčních listů jen 3 roky - s tím nesouhlasím, protože jako dlouholetá mzdová účetní mám zkušenost,
že v praxi jsou tyto nejdůležitější, protože nejčastěji, potvrzuji pro ČSSZ chybějící doby pojištění a od roku 1986 i výdělky a ty jsou na evidenčních listech velmi dobře zaznamenány. V době, kdy se evidenční listy posílaly písemně, se stávalo, že se někdy ztratily - i když jsme měla potvrzení , že je ČSSZ převzala, evidenční listy se nenašly.
Mohu si dát do směrnice uchovávání evidenčních listů 30 let?

Děkuji za odpověď Jitka Polzerová

Jitka
22. 5. 2018 10:48

Odpověď

Dobrý den,

v souladu s GDPR musíte mít ke zpracování osobních údajů zaměstnanců právní důvod. V tomto případě jde o plnění archivačních dob vyplývajících ze zákona. Dokumenty, pro jejichž uchování nemá zaměstnavatel právní důvod, musí být vymazány.

1. Proč mám uchovávat výplatní lístky 30 let, když mám uchované mzdové listy stejnou dobu? Zdá se mi to zbytečné.

Váš dotaz je zřejmě reakcí na článek "GDPR a výmaz osobních údajů po skončení pracovního poměru". Archivační doby zde pro server Podnikatel.cz zpracovala Diana Schneiderová z advokátní kanceláře FABIAN & PARTNERS . Archivační doby jsou v případě pracovněprávních dokumentů upraveny v několika právních předpisech. Zákoník práce bohužel pro pracovněprávní dokumenty nestanovuje konkrétní archivační doby. Proto je možné se v této oblasti setkat s rozdílnými právními výklady. Zde zřejmě oslovená právnička vycházela z ustanovení § 150 zákoníku práce, kde se píše, že ostatní údaje a doklady týkající se mzdy nebo platu se archivují po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Jestliže je pro vás fyzická archivace výplatních pásek složitá, připadá v úvahu archivace v elektronické podobě (např. v PDF, prostřednictvím mzdového programu apod.). Samozřejmě je nezbytné zajistit čitelnost dat po celou dobu archivace a také jejich bezpečnost.

2. Dovolenky 10 let, když docházka se uchovává jenom tři roky.

Je třeba rozlišit mezi pojmy docházka a evidence odpracované doby. U docházky se jedná v podstatě o dobu, kdy se zaměstnanec zdržuje v práci (na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele). Tato doba nemusí být, a v praxi ani nebývá, totožná s evidencí pracovní doby. Zaměstnanec totiž do práce přichází s určitým časovým předstihem před zahájením směny. Evidenci si zaměstnavatelé upravují způsobem, který vyhovuje jejich podmínkám. Samozřejmě není vyloučeno, že evidence docházky obsahuje mimo příchodu a odchodu i údaje potřebné pro evidenci pracovní doby.

V případě dovolenek se vychází z ustanovení § 96 zákona o nemocenském pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

3. Srážky ze mzdy 30 roků se mi zdá také moc.

Zákoník práce § 150: Zaměstnavatel eviduje údaje, jimiž jsou jméno, popřípadě jména a příjmení, adresa, jde-li o fyzickou osobu, název a sídlo, jde-li o právnickou osobu, a písemnosti týkající se prováděných srážek ze mzdy, a to po stejnou dobu jako ostatní údaje a doklady týkající se mzdy nebo platu. ...Tedy jednoznačně 30 let.

4. Stejnopisy evidenčních listů jen 3 roky - s tím nesouhlasím, protože jako dlouholetá mzdová účetní mám zkušenost, že v praxi jsou tyto nejdůležitější, protože nejčastěji, potvrzuji pro ČSSZ chybějící doby pojištění a od roku 1986 i výdělky a ty jsou na evidenčních listech velmi dobře zaznamenány. V době, kdy se evidenční listy posílaly písemně, se stávalo, že se někdy ztratily - i když jsme měla potvrzení , že je ČSSZ převzala, evidenční listy se nenašly. Mohu si dát do směrnice uchovávání evidenčních listů 30 let?

Rozumím vašim obavám na základě dlouholeté zkušenosti. Avšak nelze uchovávat osobní údaje jen z opatrnosti. Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v ustanovení § 35a odst. 4 uvádí, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny. Dále se pod písmenem d) uvádí, že mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 37 odst. 2 a 3, se uchovávají po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Úprava interní směrnicí by byla nejen v rozporu se zákonem o provádění sociálního zabezpečení, ale nově také s Obecným nařízením GDPR. K delšímu uchovávání stejnopisů ELDP nemá zaměstnavatel právní důvod. Veškeré doklady k případné rekonstrukci ELDP má zaměstnavatel k dispozici, např. z uvedeného mzdového listu.

S přáním příjemného dne

PhDr. Dagmar Kučerová (mzdový poradce)
Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).