Hlavní navigace

Jak zatočit s provozními agendami a získat čas na klíčové projekty?

Znáte to, v každé firmě existují nevyřešené evidence, které zabírají čas potřebný na hlavní projekty a úkoly.

Doba čtení: 3 minuty

Sdílet

Co byste řekli tomu, kdybyste je všechny vyřešili v jednom informačním systému, který si budete moci upravovat sami flexibilně podle aktuálních potřeb a nebudete tak závislí na dodavateli? Příkladem může být agenda schvalování přijatých faktur:

Správa firemního majetku, dokumentů, BOZP, ochranných a pracovních pomůcek či úkolů nemusí být Vaší noční můrou. Zbavte se papírových i např. excelových evidencí nebo doplňte Váš velký ERP software o flexibilní univerzální systém, který se snadno a rychle přizpůsobí Vašim procesům a evidencím, pohlídá důležité úkoly a termíny za Vás, obstará schvalovací proces, podpoří spolupráci, zajistí workflow, pravidelně Vás poinformuje formou reportů a mnoho dalšího.

8 tipů, jak optimalizovat agendy a řídit firmu efektivněji:

1. Majetek 

Spravujte přehledně firemní počítače, softwarové licence, auta, stroje a zařízení i další majetek po celou dobu jeho životního cyklu – od prvotního návrhu na pořízení, přes schválení nákupu až po zařazení do užívání či případné vyřazení a likvidaci. Přinese Vám to například snadnější inventarizaci majetku, audit softwarových licencí či ukládání dokladů, fotografií a ostatních příloh na správné místo.


Ukázka uspořádání seznamů Fusio s hlavní agendou a podagendami.

2. Dokumenty 

Zaveďte pořádek do vašich dokumentů a udržte jej. Evidujte přehledně smlouvy, šablony, ceníky, zápisky, formuláředalší materiály. Elektronizujte papírové dokumenty. Budete pak moci zajistit sdílení, distribuci či spolupráci v rámci pracovního týmu a současně zabezpečit přístupová právaochránit citlivá data. Zabráníte ztrátám či „založením“ dokumentů na stolech pracovníků.

3. Ochranné pracovní pomůcky a oděvy 

Spravujte a snadno přidělujte ochranné pracovní pomůcky a oděvy. Mějte seznam s přehledem oděvů, na které má příslušný pracovník nárok, s požadovanými velikostmi, periodou výměny, datem posledního přidělení a datem příštího nároku na pracovní pomůcku. Nechejte systém dohlížet na důležité termíny a skutečnosti za Vás. Nastavte si komplexní workflow.

4. Úkoly

Evidujte úkoly, ať už Vaše vlastní, kolegů či podřízených, elektronicky. Nechejte zadávat úkoly automaticky. Mějte přehled o jejich plnění a termínech. Nechejte si zasílat reporty a notifikace. Sdílejte informace o detailech úkolů, distribuujte přílohy, specifikace či požadavky apod.

Inspirujte se případovou studií:

5. Reporting 

Máte na starosti vedení firmy nebo oddělení? Snažíte se předcházet problémům a hlídáte průběžně spoustu ukazatelů, což Vás stojí mnoho času? Chcete mít přehled o svých procesech a zároveň nemuset pořád něco kontrolovat? Nechejte si zasílat automatické reporty a notifikace a buďte včas informováni o tom, co se má udělat nebo kde hrozí problém.


Ukázka e-mailového reportu Fusio se seznamem nevyřízených úkolů.

6. BOZP 

Obáváte se kontroly inspektorů z BOZP a sankcí za nedodržení předepsaných postupů? Evidujte například zdravotní prohlídky, revize elektrospotřebičů, bezpečnostní školení pracovníků, analýzu rizik, pracovní úrazy, vydávání osobních ochranných pracovních prostředků (OOPP) či směrnice přehledně a nastavte si odesílání pravidelných reportů a pokynů. Nechejte dohlížet systém na dodržení potřebných termínů za Vás a nastavte si potřebné workflow.

7. Stroje a zařízení 

Vyžadují Vaše stroje ve výrobních halách pravidelné revize a servis? Nebo máte ve správě spoustu elektrospotřebičůnářadí, jako jsou například žebříky, skladové regály apod.? Máte obavy z kontroly inspektorů? Evidujteplánujte pravidelné servisní prohlídky, záruční servis i revize automaticky ve flexibilním systému. Nastavte si komplexní workflow správy strojů a zařízení.

8. Projekty 

Jsou vaše administrativa i vedení enormně zatíženi neustálým „bděním“ nad projekty a obavami, aby nedošlo k opomenutí či finanční ztrátě? Vyžadují Vaše rozhodnutí časově náročné analýzy tabulek, ve kterých je navíc obtížné udržovat data aktuální? Je pro Vás nyní obtížné kontrolovat plnění termínů, vyhodnocovat aktuální stav projektů, vést statistiku či sdílet informace v rámci firmy? Všechny fáze projektů i důležité termíny či události můžete mít přehledně evidované například pomocí Ganttova grafu. Budete tak moci flexibilně vyhodnotit aktuální stav projektu i sdílet informace v rámci týmu.


Ukázka grafického zobrazení realizace zakázek.

Inspirujte se případovou studií:

Další inspirace pro Vaše evidence:

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).