Záznamy o činnostech zpracování nebudou povinné pro všechny správce osobních údajů. Záznamy o činnostech zpracování nahrazují oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Záznamy budou zpravidla výstupem z takzvaného mapování a vyhodnocování zpracování osobních údajů (GAP analýza). Provedením této analýzy správci údajů zjistí, zda se jim některé procesy nedublují. Správci údajů si tedy mohou díky záznamům o činnostech zpracování udělat pořádek v tom, které údaje zpracovávají, proč je zpracovávají a zda některé musí nezbytně zpracovávat, nebo je naopak zpracovávat nesmí. To platí především ve středních a větších společnostech, nemocnicích a jiných obdobných zařízeních. Vedení záznamů navíc snižuje riziko sankcí od Úřadu pro ochranu osobních údajů.
